TEMA: LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN UNA EMPRESA.

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La Gestión Documental potencia todas las áreas de una organización, para utilizar de manera más eficaz la información basada en documentos; cuando hablamos de Gestión Documental en la empresa, nos estamos refiriendo a la aplicación de la tecnología y también de los procedimientos que van a permitir la gestión y la unificación de la información que es generada por la organización.

Es así, que toda organización depende en gran parte del buen funcionamiento de la información, es decir, toda organización debe ser capaz de encontrar, administrar y derivar la información de las áreas correspondientes.

La Gestión Documental también abarca aspectos de seguridad de la información, como por ejemplo en la empresa RICOH, se maneja información exclusiva que algunos de los trabajadores no deben de tener acceso, por lo que se usa el sistema del bloqueo de los puntos USB para evitar el acceso y7o copia de la información de la matriz general.

En lo que a seguridad se refiere son dos las principales funciones de un sistema de gestión documental en una empresa: el de garantizar la integridad de los documentos, evitando pérdidas o deterioros de los mismos y restringir el acceso a la documentación solamente a las personas autorizadas. Por lo tanto los documentos han de ser recuperables fácilmente por los usuarios, ya sea por jerarquías, búsqueda por texto o mediante sistemas de carpetas, para que se emplee el mínimo tiempo posible en este tipo de tareas.

La Gestión Documental, pues sirve hoy en día como tecnología y soporte para lo que se denomina gestión del conocimiento que no es otra cosa que la gestión de los activos intangibles que generan valor para la organización, estos en su mayoría son procesos relaciones con la captación, estructuración y trasmisión del conocimiento (KNOW HOW).

La decisión de gestionar toda documentación, contribuye a optimizar las actividades que desarrolla la empresa. Toda la información que genera o recibe de terceros, no sólo constituye su historia personal como persona jurídica, sino que es su activo más valioso.

En esta oportunidad se tratara de tres temas en especial: Gestión Documental, donde tocaremos las principales definiciones y algunos conceptos propios del tema; el sistema de Archivo Institucional, y su importancia en liderar el sistema de archivos en una organización; y las Normas ISO, que indican las bases para una adecuada gestión documental.

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LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA EMPRESA

- GESTIÓN DE DOCUMENTOS

- Definición

Según Ariel Ricks[1] considera que la gestión de documentos o administración de documentos como en principio se denominó, consistía en la aplicación de los conceptos de la administración científica: planificación, control, dirección, organización, capacitación, la promoción y otras actividades gerenciales relacionadas con la creación de archivos, su mantenimiento y uso, así como su eliminación.

Para Ramón Alberch[2], la gestión de documentos engloba un conjunto de operaciones técnicas comprometidas en la búsqueda de la economía y eficacia en la producción, uso y destino final de los documentos a lo largo de todo su ciclo de vida.

Para Robergé quien refuerza los planteamientos de Alberch afirma que la gestión de documentos se puede definir como el conjunto de operaciones y de las técnicas relativas a la concepción, desarrollo, la implantación y evaluación de los sistemas administrativos necesarios, desde la creación de los documentos hasta su destrucción o su transferencia al archivo permanente cuyo objetivo es lograr eficiencia y economía administrativas.

Para tratadistas como Rhoads[3] en cambio, la gestión de documentos se circunscribe a todo lo que sucede a los documentos de una organización a través de su ciclo vital, identifica tres fases básicas de la gestión documental: la primera, la elaboración orientada a evitar la producción de documentos innecesarios; la segunda, denominada de utilización y mantenimiento; y finalmente la eliminación de documentos, que implica definir el destino de los documentos con miras a su conservación como fuente de información para la sociedad o su eliminación.

A partir de estos conceptos y de muchos otros podemos definir la gestión documental como: “el conjunto de instrucciones, normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo de organización cualquiera sea el formato en que se encuentren sistematizados, en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada organización, tales como: Producción, Recepción, Distribución, Trámite, Organización, Consulta, Conservación y Disposición Final de los documentos, permitir la recuperación de información desde ellos, y determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, aplicando principios de racionalización y economía”[4].

- Identificación De Problemas, Aspectos Negativos, Objetivos Y Beneficios

La producción de documentos en cualquier organización es inevitable; en el desarrollo habitual de sus actividades y el giro de sus negocios las empresas producen, reciben, tramitan, responden, seleccionan y archivan documentos, con el fin de proveer un soporte no solo para la toma de las decisiones sino para el desarrollo mismo del negocio.

- Problemas

Entre los principales problemas que podemos identificar en las organizaciones sin una adecuada gestión documental son los siguientes:

- La desconexión entre los sistemas de gestión de las áreas de la organización y el sistema de archivo.

- Así mismo la desconexión del área de sistema con el área de archivo.

- La no accesibilidad a los documentos necesarios en la debida oportunidad para la toma de decisiones.

- La lentitud en el acceso a la información organizacional.

- La problemática que genera el poder hacerle seguimiento a un determinado trámite.

- Y finalmente no considerar que todos los miembros de la organización son parte importante en la gestión documental.

- Aspectos negativos

Identificados esta serie de problemas en