Archivo

EL ARCHIVO

Los archivos son la parte mas importante de una sociedad, porque en ellos se encuentra la historia y actuar de todas las culturas y sociedades que hoy en día existen y de las que desaparecieron con el paso del tiempo. El origen de la creación de los archivos se remonta a la aparición de la escritura y continua con las culturas que formaron las primeras civilizaciones como lo fue Roma, Grecia, Egipto, China, India, Arcadios entre otros, gracias a ellos se da paso al termino de archivo. Los primeros documentos que tuvieron bajo custodia los antiguos imperios se relacionaron a leyes, control ciudadano, control de bienes, control de ingreso de extranjeros, tributos dados por cada ciudadano para la monarquía, entre otros.

Naturalmente la evolución de los archivos no se quedo estancada, sino que avanzo para tener mejor manejo, orden, administración, seguridad y custodia dado que las sociedades también continuaron en una transformación continua. Pero el punto clave para entender la importancia verdadera de los archivos se dio hasta el siglo XIX con la revolución francesa, donde se da paso a la investigación de los diferentes tipos de documentos, su clasificación según el uso, si es de interés público o privado, su organización, el ciclo de vida y se inicia la práctica de archivista como profesión.

Por lo tanto, se expande el conocimiento en las diferentes clases de documentos que conforman un archivo, que no solo incluyen los textos sino también mapas, fotografías, diarios, folletos, publicaciones, boletines y audios, los cuales se pueden clasificar en bibliotecas, mapotecas, fototecas y hemerotecas. Además, se da la iniciativa a la clasificación de los archivos de forma general como lo es por tema de territorio dividiendo en temas nacionales, departamentales, municipios y distrititos. También se empieza a clasificar por las actuaciones de cada entidad pública como de cada rama del Estado.

Entonces se empieza a reflejar las diferencias según la naturaleza del archivo, aparece entonces el archivo publico perteneciente a las entidades del estado, está el archivo privado de interés publico el cual esta conformado por documentos históricos, investigativos, científicos o cultural de interés publico y el archivo privado que esta conformado por documentos de personas naturales o jurídicas.

No obstante que los archivos tienen una gran importancia estos tienen un ciclo de vida el cual permite saber que archivo se encuentra en gestión, esta tiene mayor consulta por los funcionarios, el archivo central, se consulta no es frecuente, pero sigue en vigencia, o si se encuentra el en archivo histórico para su conservación permanente o si se realiza la eliminación del archivo.

Igualmente la profesión de archivista empieza a tomar un papel importante en el evolución de los archivo porque esta es la persona encargada de la custodia, mantenimiento, manejo, seguridad, orden y administración de los documentos que conformar cada archivo, por esta razón se les exige una preparación continua en procesos y procedimientos basados en herramientas e instrumentos que los ayude con la labor encargada, aparte de esto se deben sumar otros aspectos como lo son: primero, el orden  que hace referencia al método para organizar los elementos y documentos bajo su custodia permitiendo su ubicación con mayor facilidad, segundo la responsabilidad que conlleva a la dedicación y actualización de los archivos, tercero la disponibilidad inmediata de los archivos, cuarto sigilo profesional respecto al manejo de la información por el grado de confidencialidad, quinto la concentración con las labores encargadas para evitar algún erros, y por último la buena disposición del funcionario respecto a terceros que soliciten los archivos para su consulta .