GESTION DOCUMENTAL

¿QUE ES LA GESTION DOCUMENTAL?

La gestión documental es el conjunto de procesos que se enfocan en la revisión, almacenamiento y recuperación de los documentos y de la información de importancia que se manejan al interior de una empresa. Esto se lleva a cabo por medio de la aplicación de normas técnicas que se caracterizan por su practicidad al momento de llevar a cabo la administración de los archivos físicos y electrónicos por medio de la revisión, análisis y almacenamiento de la documentación electrónica y física, a fin de ayudarle a la empresa a optimizar sus procesos y a ahorrar tiempo, espacio y costos importantes.

¿ESTRUCTURA DE DOCUMENTOS?

Antes de que puedas comenzar a agregar contenido a tu documento, hay una estructura básica que necesitas implementar en tu archivo. Esta estructura no solo es requerida para que tu documento se ajuste al estándar, sino que también te permitirá brindar información útil acerca de tu documento. La estructura básica de cualquier documento HTML se compone de las siguientes secciones o elementos. Por ejemplo

• La DTD (declaración! DOCTYPE).
• El contenedor principal (elemento HTML).
• La sección del encabezado (elemento head).
• La sección del cuerpo (elemento body).

¿TIPOS Y CLASES DE DOCUMENTOS?

*TIPOS DE DOCUMENTOS

Documentos textuales: este tipo de documentos son todos aquellos que se basan en el lenguaje escrito. Es decir, que contienen información escrita sobre algún aspecto. Evidentemente, los documentos de este tipo tienen un soporte en papel, lo que los hace perecederos e incluso difíciles de almacenar. Dentro de este tipo de documentos podemos encontrar libros, revistas, actas de nacimiento y matrimonio, Estos documentos, por sus características, se les suele almacenar en grandes archivos

*Documentos audiovisuales: este tipo de documentos, tal y como lo indica su nombre, son todos aquellos que se basan en imagen y sonido, por lo que se almacena igualmente en cintas. Evidentemente se trata de vídeos donde se registra algún hecho o evento con ayuda de una cámara de vídeo. En este caso podemos mencionar como ejemplos las películas, la programación que emiten las televisoras etc.

*Documentos fotográficos: es más que obvio que este tipo de documentos se refieren a fotografías que se hayan tomado mediante la utilización de cualquier tipo de técnica, ya sea análoga o, más recientemente, digital. Las fotografías, al igual que los demás documentos, transmiten un mensaje o información relacionada con algún evento o hecho concreto.

*Documentos digitales: debido a los avances tecnológicos los documentos se pueden almacenar digitalmente, además de que se pueden producir de esa manera. Hoy en día podemos crear documentos textuales por medio de procesadores de texto, grabar sonidos a través de la computadora y tomar fotografías con cámaras digitales. Es por ello por lo que este tipo de almacenamiento se está volviendo muy popular. 

*Documentos Públicos: El Documento o instrumento público es aquel Documento expedido o autorizado por funcionario o fedatario públicos competente y que da fe de su contenido por sí mismo.

*Documento Privado: Documento privado es aquel documento realizado entre particulares en el que no ha intervenido ningún funcionario público.

*CLASES DE DOCUMENTOS

*Según el mensaje informativo: por la forma de expresión del contenido hablaríamos de documentos textuales (libros, revistas, etc.) y documentos no textuales (gráficos como mapas, planos, etc.; sonoros como cintas, discos, etc.; iconográficos como fotografías, carteles, etc.; audiovisuales como películas, vídeos, etc.; informáticos como programas de ordenador; tridimensionales como esculturas o juguetes; compuestos o multimedia cuando el documento combina varios contenidos mencionados anteriormente)

*Según la posibilidad o forma de transmisión o difusión: Desde el punto de vista social hablaríamos de documentos públicos, reservados e inéditos; y desde el punto de vista temporal hablaríamos de documento periódicos o no periódicos (de naturaleza monográfica)

*Según el soporte material: Hablaríamos de documentos de papel (libros, revistas, folletos, etc.), material químico (películas), material magnético (cintas de vídeo, disquete de ordenador, casetes, etc.), soportes ópticos (CDROM, DVD, videodiscos, etc.)