LA IMPORTANCIA DE LA CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS

OBJETIVO

En este informe se dará a conocer que tan importante es la conservación de los archivos para entidades públicas y privadas. Se dará a conocer las leyes impuestas por el ministerio de las TIC y el archivo general de la nación que intervienen para una mejor conservación y conservación de los documentos que se genera en las entidades tanto publicas y privadas.

LA IMPORTANCIA DE LA CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Para las entidades públicas y privadas es de gran importancia tener en cuenta un manual de funciones del archivista donde contemple los pasos de acuerdo a la Ley 594 de 2000, expresa la importancia de la conservación del archivo para una buena gestión empresarial.

Para una empresa es importante que sus trabajadores o la persona encargada del manejo del archivo encuentren la información que busca en el menor tiempo posible, para esto contamos con herramientas útiles y eficientes que nos ayudan a llevar este proceso con más orden y diligencia garantizando de esta manera un buen manejo de la información y conservación del documento de la empresa estos documentos deben ser debidamente clasificados y ordenados para que las empresas puedan tomar decisiones acertadas.

 La Ley 594 de 2000, también expresa que la importancia de los archivos radica en que “Los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional”.

¿Cuáles son los objetivos de los Archivos Empresariales?

 Debido a la globalización y a las condiciones actuales del mercado, las empresas del mundo (privadas y públicas), han visto cómo la gestión de la documentación posee una importancia estratégica para mejorar los procesos y tomar decisiones que les permitan ser competitivas.

Hay que tener en cuenta que no todos los documentos son para conservar, por lo anterior debe tenerse en cuenta los sistemas de organización y la logística de la empresa.

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PROTECCIÓN DE ARCHIVOS PÚBLICOS

Protección de Archivos Públicos Según el Archivo General de la Nación en el Acuerdo 7 de 1994, los archivos son “Parte fundamental para la gestión gubernamental, son necesarios para el funcionamiento del estado y son potencialmente parte del Patrimonio Documental de la Nación. Por lo anterior, los funcionarios públicos son responsables de su manejo disciplinaria, administrativa, civil y penalmente, además de ser responsables de conservarlos, organizarlos de acuerdo a las normas”.