IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS EN UNA ORGANIZACIÓN

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS EN UNA ORGANIZACIÓN

El presente escrito se enfoca específicamente en la importancia de los archivos en la que toda empresa u organización debe poner gran interés al momento de seleccionar el archivista, ya que es de suma importancia y de mayor responsabilidad esta labor.

Los archivos son importantes desde que el hombre tuvo la necesidad de dejar plasmado sus conocimientos, pensamientos e historia, puesto que no podía tener todo guardado en su memoria y para esto vio como única opción la escritura y es aquí donde toma mayor importancia la conservación de los documentos escritos en lugares específicos de forma organizada.

La ley obliga a conservar la documentación en periodos establecidos, con plazos mínimos de conservación, durante los cuales pueden ser requeridos. Estos documentos se conservarán debidamente ordenados y clasificados, proporcionando información sobre el funcionamiento y los asuntos tratados por la entidad.

Actualmente la administración documental permite que los documentos sean vistos de manera más fácil y oportuna, ya que está encargada de mantener los archivos organizados en lugares adecuados con el fin de prestar un servicio preciso a usuarios que necesitan suministrar y acceder a la información. Entiendo la gran relevancia de los archivos para las personas y organizaciones, ya que es necesario que el profesional encargado del mismo, sea una persona idónea para tal actividad, además es imprescindible que el archivista sea ordenado, responsable, actué con prontitud, sea cordial con las personas que solicitan y/o entregan documentos.

Por otra parte, el manejo correcto de los archivos brinda competitividad a las organizaciones, ya que genera ahorro en tiempo y personal a la hora de buscar y/u organizar los documentos, conserva la historia de la organización, ofrece herramientas para la toma de decisiones y registra los responsables de las mismas.

El uso de las nuevas tecnologías también nos permite que la comunicación se realice de forma efectiva y rápida, donde las redes permiten a los archiveros comunicarse fácilmente con sus proveedores y con los usuarios. Asimismo, podemos encontrar el correo electrónico, donde nos permite intercambiar información de manera más rápida, ya que por este medio es posible enviar todo tipo de documentos, también está el internet donde potencia el uso del archivo en las empresas, multiplica las posibilidades de difusión y comunicación de los archivos, debido a que las utilidades que nos ofrece el internet nos sirve para maximizar la eficacia y rentabilidad de los servicios de archivo.

Para concluir es fundamental mencionar que la importancia de los archivos es tener un buen servicio ágil, de forma precisa y oportuna, que permite controlar, mantener y almacenar la información útil dentro de las empresas u organizaciones.