LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Desde el principio de la humanidad se ha visto en la necesidad de guardar información detallada y ordenada ya bien sea esta histórica, científica o económica; por ejemplo desde que nacemos generamos documentación como registro de identidad, carnet de vacunación, acta de estudio, etc., y así se va realizando nuestro propio archivo.

Los orígenes de los archivos podría remontarse desde la aparición de la escritura, los primeros archivos aparecen con los primeros imperios eran una herramienta de control de la población y de la riqueza. Desde las monarquías surgidas en Asia hasta el imperio romano, pasando por las civilizaciones egipcias y griegas, se tiene constancia de la existencia de los archivos y de fondos organizados. Los primeros registros son documentos legales como leyes, documentos de control de personas (registro de identificación), documentos de hacienda (censos, acta de propiedad, catastro), y documentación militar y privada.

Las cualidades de los archivos se basan en el objetivo de reunir ordenadamente los documentos, asegurar su conservación, ubicar de manera ágil y oportuna los documentos implementado herramientas que permita una función económica, simple, funcional, exacta y técnica. Atreves del tiempo se ha establecido un ciclo de vida para los archivos de acuerdo al tiempo que tiene cada una de estas etapas: archivo de gestión, central e histórico; clasificado a estos por su organización (archivo centralizado, descentralizado, descentralizado con control descentralizado y descentralizado con control centralizado), según su uso (archivo activo, semiactivo e inactivo) y según su naturaleza (archivo público, privado con interés público y privado). De tal manera en la actualidad las entidades utilizan algún tipo de gestión documental puesto que se implementan nuevas tecnologías  que brindan una ventaja para permitir con el correcto almacenamiento y búsqueda rápida, asegurando los datos críticos en documentos o cualquier otra forma de información además se evita la perdida de información ya que esta de manera segura y estructurada en forma electrónica y física.

Los archivos son importantes principalmente para la administración y la cultura, nos ayuda a la  toma de decisiones ya que estos contienen información imprescindible, la finalidad de un archivo está directamente relacionada con las necesidades de su utilización por la administración para el desarrollo de su gestión y objetivos, y sobre todo para el servicio al ciudadano y como fuente de historia. Así los archivos tienen por meta disponer de manera organizada la documentación que conservan, de la manera que mejor permita la recuperación e integridad de la información;  debemos tener en cuenta que los archivos no son depósitos de papel para el pasado, sino fuente de información para el futuro.