IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

[pic 1]NOHEMY LLANOS AGUILAR

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IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

DESDE SU ORIGEN Y EVOLUCION HASTA SU APLICACION AL SISTEMA ACTUAL

INTRODUCCION

Me pregunto si somos conscientes de la importancia que tiene el manejo de los documentos tanto personales como a nivel empresarial, a través de la historia hemos visto la necesidad de organización y preservación de estos ya que conservan un patrimonio único que se transmite de generación en generación.  Los archivos gestionan los documentos desde su origen para resguardar su valor y su significado.

Teniendo en cuenta que la información es el activo de más valor en una empresa, éstas deben tener una base sólida para su manejo y para ello se necesita contar con personas idóneas para la ejecución de este proceso.

Es muy importante conocer la historia de los archivos desde su nacimiento y saber cómo fueron evolucionando a través del tiempo. Conocer sus cualidades,  clasificación, categorización y su aplicación en el medio actual se hace imprescindible para darle el valor real.

Pienso que la historia de los archivos se da desde tiempos muy remotos dada la necesidad del hombre por comunicarse mediante la escritura.  Desde este punto comienza la recopilación de mucha información y posiblemente se origina la primera agrupación de escritos organizados, este se convierte en instrumento de control de riquezas y poder para las civilizaciones.

Tanta ha sido la necesidad de plasmar cualquier tipo de información que desde las civilizaciones antiguas como los Egipcios y Romanos se fue dando poco a poco una evolución en su manera de realizarlo, desde piedras, arcilla y madera tallada hasta el uso de nuevas tecnologías como el internet, correos electrónicos y programas diseñados especialmente por las entidades para la optimización de este proceso.

Teniendo en cuenta las cualidades de los archivos que representan las ventajas que tiene para las entidades la organización de sus documentos, como economizar tiempo y personal requerido para su búsqueda al implementar herramientas sustentables de la información que sean exactas, sencillas, funcionales para hacer más eficiente la operación de archivo y por supuesto elegir a la persona con el perfil ideal para realizar esta labor.

Creo firmemente que la clasificación de los archivos es el procedimiento más importante del archivista a la hora de realizar el trabajo ya que al crear un orden esto permite tener las condiciones necesarias para el cumplimiento de todas y cada una de las funciones del archivo; agrupándolos según su organización, su uso, su naturaleza y su ciclo vital.

En nuestro país tenemos leyes que categorizan los archivos  como el artículo 7 de la Ley General de Archivos de Colombia y estos se clasifican según el orden territorial que en ellos se administra (Archivo General de la Nación, Territorialidad y Organización del Estado) es por eso que el archivista debe conocerlos  y regirse por ellos.