Importancia de los archivos

Según la historia cabe la posibilidad de que los archivos se remonten al origen de la escritura, por lo tanto, se puede inferir que, desde que aparece la escritura también aparecen los primeros escritos organizados, los cuales se convirtieron en un instrumento de control de las riquezas y poder de las civilizaciones. A partir de culturas como los egipcios, romanos y acadianos, es que se da inicio a la evolución de los archivos. Pero es realmente entre los siglos XV XVIII cuando en realidad se inician investigaciones acerca de la importancia de concentrar los documentos en archivos nacionales, durante la Revolución Francesa.

En la actualidad dentro de una empresa u organización, se puede decir que archivar es mantener documentos e información útil de forma ordenada. esta información puede estar contenida tanto en documentos, como es dispositivos como documentos, cd, discos duros, memorias etc. Esta información es de vital importancia para cada una de las organizaciones, por lo tanto, esta información deberá ser protegida y guardada de forma coherente, con un orden especifico y de manera responsable, con el fin de que cuando la información sea solicitada se pueda localizar con prontitud. Los archivos poseen cualidades como: Económicas, debido a que ahorra costos. Simples, porque se puede identificar el contenido de la información contenida de forma sencilla, además funcionales, ya que nos permiten poder archivar y consultar los documentos de manera eficiente, entre otras. Los archivos según su clasificación pueden clasificar según la organización en:

Archivo Descentralizado, es decir que todas y cada una de las oficinas o dependencias de la empresa lleva por separado.

Archivo Centralizado, que es cuando una sola dependencia tiene en control del archivo o documentación de la organización.

Archivo Descentralizado con Control Descentralizado, que es el que llevan cada una de las dependencias y la responsabilidad es del jefe de cada oficina, por último, tenemos el archivo descentralizado con control centralizado, que es el que se maneja según la necesidad de cada dependencia con archivo descentralizado, pero a su vez se controla desde el archivo central.

El archivo según su uso se puede clasificar en: Archivo Activo, que es el archivo que está compuesto por documentos del año actual o años anteriores, que se encuentren en procesos de tramitación, este satisface las necesidades de conservación y consulta permanente.

Archivo semiactivo, es el archivo que a pesar de que se tiene que consultar no es muy continua su consulta, y los documentos pueden ser de diferentes periodos.

Archivo inactivo: son documentos que prácticamente ya no se consultan, pero que su periodo de conservación se puede mantener por muchos años, dependiendo de las disposiciones legales, fiscales, o históricas.