Organización y archivo de documentos - Gestión documental

TIPO DE DOCUMENTO

VALORACIÓN DEL DOCUMENTO

DISPOCION FINAL

Contratos de prestación de servicios

Son testimonios de ley, su valorización es de tipo administrativo, legal, fiscal y contable.

Prescripción por 20 años, después de transcurrido el tiempo de retención se puede proceder a su eliminación.

Facturas de venta de supermercado

Estos documentos son de carácter contable, pero tiene valor administrativo, fiscal y legal.

Incluyen algunos documentos cuya prescripción es de 20 años, Si se utilizan medios

tecnológicos, se aplicarán 10 años. Se eliminan cumplido el tiempo de retención

Libros contables

Contable, administrativo, técnico, jurídico y fiscal, requerimiento de las entidades de control.

deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante.

Historias laborales

Valor administrativo, fiscal, técnico, legal y contable

Normalmente las entidades los

conservan dos (2) años en el Archivo de Gestión o de Oficina, luego de la desvinculación del

empleado y ochenta (80) años en el Archivo Central de la entidad, previendo las consultas por

los derechos pensionales y reclamaciones laborales. Transcurridos estos tiempos, se podrá

hacer una selección y dejar una muestra para conservación total o permanente.

Informes

Valor administrativo, fiscal, técnico, legal y contable, por lo que informan el estado de la empresa o entidad.

1 año en gestión 9 en central una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y Central se transfiere al archivo histórico para su conservación total dado que contiene valor histórico para la entidad sobre los avances y la gestión de la Entidad en materia de Gestión Documental, su conservación obedece a lo establecido en la Circular externa 03 de 2015.

Comunicaciones oficiales

Valor administrativo, fiscal, técnico, legal y contable, por lo que informan el estado de la empresa o entidad.

1 año en gestión 9 en central una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y Central se transfiere al archivo histórico para su conservación total dado que contiene valor histórico para la entidad sobre los avances y la gestión de la Entidad en materia de Gestión Documental, su conservación obedece a lo establecido en la Circular externa 03 de 2015..