PARALELO Y VALORACION DE DOCUMENTOS

1. DOCUMENTO DE ARCHIVO

1. DOCUMENTO ELECTRONICO

SIMILITUDES

DIFERENCIAS

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Lugar donde se conservan documentos de forma organizada.

Información que se produce de manera electrónica, que también puede ser almacenado.

• Tienen un objetivo.
• Poseen especificaciones claras y precisas.
• Se archivan de manera cronológica, alfabética, por temas y/o por índices.
• Son un soporte y testimonio.
• Poseen una estructura como son la fecha, el destinatario, asunto, cláusulas, despedida, contenidos, anexos y firmas.
• Pueden servir para la gestión y desarrollo.
• Se constituyen como un medio de comunicación.
• Soportan procesos legales, financieros, personales y/o empresariales.
• Tiene un lugar y/o espacio para que se guarda la información.

• El primero se archiva de forma física o documental.
• El segundo se archiva en computadores, memorias, discos duros y/o en la nube empresarial o por prestación de servicio.
• El primero tiene un físico y único.
• El segundo se puede acceder de manera virtual a través de Internet.
• El segundo ahorra espacio físico.
• El segundo tiene un accedo de manera inmediata.
• El segundo ayuda al medio ambiente.

CLASIFICACION DE DOCUMENTOS

CLASIFICIACION

DEFINICION

USO

Por el soporte:

• Textuales.

Se catalogan por sus características físicas y condiciones de conservación.

Son los manuscritos como memorandos, circulares, cartas, informes.

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• Gráficos.

Permiten visualizar de manera rápida la información, como son los mapas, dibujos y planos.

• Imagen.

Evidencian la información plasmada en textos o gráficos, por lo general, se realiza a través de cuadros, fotografías y diapositivas.

• Cinta.

Buscan, de una manera dinámica, motivar, plasmar y captar la atención de una o varias personas, como los videos, pizarrón magnético, microfilm, cintas magnéticas.

• Otro soporte.

Son los discos duros, material óptico y sellos.