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PARALELO Y VALORACION DE DOCUMENTOS

Enviado por   •  6 de Agosto de 2021  •  Informes  •  456 Palabras (2 Páginas)  •  655 Visitas

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ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

N° DE FICHA: 2374029

ACTIVIDAD 2 – EVIDENCIA 1

PARALELO Y VALORACION DE DOCUMENTOS

LILIANA IVONNE RAMIRZ MENDEZ

INSTRUCTOR

LYDA CAROLINA BARRAGAN RUBIO

SENA

BOGOTA

AGOSTO 2021

De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente actividad de aprendizaje, el aprendiz debe entregar un paralelo, colocando las clases de documentos, su diferencia con respecto al otro, y explicar el uso de cada documento.

  1. DOCUMENTO DE ARCHIVO
  1. DOCUMENTO ELECTRONICO

SIMILITUDES

DIFERENCIAS

[pic 1]

[pic 2]

Lugar donde se conservan documentos de forma organizada.

Información que se produce de manera electrónica, que también puede ser almacenado.

  • Tienen un objetivo.
  • Poseen especificaciones claras y precisas.
  • Se archivan de manera cronológica, alfabética, por temas y/o por índices.
  • Son un soporte y testimonio.
  • Poseen una estructura como son la fecha, el destinatario, asunto, cláusulas, despedida, contenidos, anexos y firmas.
  • Pueden servir para la gestión y desarrollo.
  • Se constituyen como un medio de comunicación.
  • Soportan procesos legales, financieros, personales y/o empresariales.
  • Tiene un lugar y/o espacio para que se guarda la información.

  • El primero se archiva de forma física o documental.
  • El segundo se archiva en computadores, memorias, discos duros y/o en la nube empresarial o por prestación de servicio.
  • El primero tiene un físico y único.
  • El segundo se puede acceder de manera virtual a través de Internet.
  • El segundo ahorra espacio físico.
  • El segundo tiene un accedo de manera inmediata.
  • El segundo ayuda al medio ambiente.

CLASIFICACION DE DOCUMENTOS

CLASIFICIACION

DEFINICION

USO

Por el soporte:

  • Textuales.

Se catalogan por sus características físicas y condiciones de conservación.

Son los manuscritos como memorandos, circulares, cartas, informes.

[pic 3]

[pic 4]

[pic 5]

  • Gráficos.

Permiten visualizar de manera rápida la información, como son los mapas, dibujos y planos.

  • Imagen.

Evidencian la información plasmada en textos o gráficos, por lo general, se realiza a través de cuadros, fotografías y diapositivas.

  • Cinta.

Buscan, de una manera dinámica, motivar, plasmar y captar la atención de una o varias personas, como los videos, pizarrón magnético, microfilm, cintas magnéticas.

  • Otro soporte.

Son los discos duros, material óptico y sellos.

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