DISEÑO DE LA ESTRUCTURA FUNCIONAL PARA EL CENTRO DE DIAGNÓSTICO AUTOMOTOR DE JAMUNDÍ

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Este manual tiene la estructura que se describe a continuación:

Se presenta por Áreas y Niveles Jerárquicos: Directivo, Asesor, Profesional, Instructor, Técnico y Asistencial.

Sobre cada Nivel Jerárquico se presenta el propósito principal, se hace la descripción de funciones esenciales, Contribuciones individuales (criterios de desempeño), Conocimientos básicos o esenciales y en la parte final los requisitos para el desempeño, referentes a educación y experiencia.

1.4. UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE PEREIRA UTP[5] Se validó a partir de este trabajo la funcionalidad de la estructura existente para la Universidad Tecnológica de Pereira teniendo en cuenta las diferentes formas de comunicación interna al interior de esta entidad educativa. Los autores del trabajo lograron determinar las ventajas y desventajas del actual modelo con el que venía funcionando la institución.

Se analizaron los modelos de estructuras de otras universidades del contexto latinoamericano como es el caso de Universidad Católica Silva Henríquez en Chile, Escuela de Graduados en Educación de la Universidad Virtual del Sistema Tecnológico de Monterrey, Universidad Nacional Autónoma de México y de la Universidad Nacional de Colombia. El análisis de estas estructuras funcionales amplio el panorama para formular la propuesta de estructura de la UTP.

Se detectaron los principales nodos de comunicación al igual que los nodos secundarios, se comprobó su funcionalidad y efectividad lo que permitió finalmente presentar una propuesta orgánica alterna para el manejo de las comunicaciones internas y externas que gestiona la UTP.

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2. PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN

Los niveles de venta de servicios y la base de clientes activos ha decrecido de forma notable en los últimos meses, al igual que las dificultades en la prestación del servicio a los clientes, dado que la empresa como en sus inicios opera con un alto nivel de informalidad, lo que genera quejas y reclamos de los clientes dada la deficiente calidad del servicio que se presta.

La situación se presenta porque no se cuenta con áreas funcionales en las que se tengan claramente definidas las actividades que les corresponden a cada una de ellas, no tiene un organigrama que muestre los cargos y las áreas de trabajo que reflejen los tipos de comunicación que se manejan al igual que los niveles de autoridad y responsabilidad de los cargos, tampoco cuenta con manuales de funciones que reflejen en buena forma los procesos y procedimientos que maneja la empresa, con el argumento que “todos son responsables de todo” lo que hace que algunos empleados se atengan a otros lo que genera ambigüedad en el cumplimiento de los compromisos asumidos por los empleados deteriorando el servicio que esperan los clientes.

De volverse repetitiva esta situación se va a deteriorar seriamente la imagen de la empresa, dados los problemas de servicio que se presentan en el área de servicio al cliente, sin importar que las demás áreas cumplan a cabalidad con su trabajo “para el cliente equivocarse en un solo aspecto significa equivocarse en todo”. La empresa puede ver reducido el flujo de clientes lo que puede reducir sensiblemente sus ingresos afectando seriamente la situación financiera del negocio.

La ambigüedad respecto de las responsabilidades que deben asumir cada uno de los ocupantes de los cargos que tiene la empresa, hace que no se aprovechen al máximo las competencias laborales y emocionales de las personas vinculadas a la empresa. Hace que se presente un clima laboral difícil especialmente en los momentos en los que se presentan problemas relacionados con la prestación de los servicios que demandan los clientes.

Para subsanar la situación que la empresa está afrontando en el área de servicio al cliente, se hace necesario que se diseñen la estructura funcional “áreas de trabajo, organigrama y manuales de funciones” acorde con las actividades que realiza la empresa diariamente.

Una vez diseñada la estructura funcional para la empresa; áreas de trabajo, organigrama, manuales de funciones con sus respectivos perfiles de cargos relacionados con la prestación del servicio a los clientes y con el manejo administrativo de la empresa, es necesario socializarlo mediante charlas y conversatorios con los empleados y realizar las actividades que sean necesarias para que su implementación, contribuya de forma definitiva a solucionar el problema que se está presentando.

2.1. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

¿Cómo se debe diseñar la estructura funcional para el Centro de Diagnóstico Automotor de Jamundí?

2.2. SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA

¿Cuál debe ser la estructura de cada una de las áreas del Centro de Diagnóstico Automotor de Jamundí?

¿Qué tipo de organigrama refleja de mejor forma las jerarquías y las formas de comunicación en el CDAJ?

¿Cómo debe ser el diseño de los manuales de funciones para que estos reflejen el que hacer de los cargos del CDAJ?

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3. OBJETIVOS

3.1. OBJETIVO GENERAL

Diseñar la estructura funcional para el Centro de Diagnóstico Automotor de Jamundí

3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Estructurar cada una de las áreas de la empresa; actividades a realizar, coordinación de actividades y cargos con los que debe operar.

Diseñar el organigrama que refleje la jerarquía y las formas de comunicación en el CDAJ.

Elaborar los manuales de funciones para todos y cada uno de los cargos del CDAJ, que reflejen los propósitos de cada puesto de trabajo.

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4. JUSTIFICACIÓN

4.1. JUSTIFICACIÓN PRÁCTICA

Tener claridad respecto de las actividades que deben desarrollar cada una de las áreas de gestión, de la autoridad y responsabilidad de los cargos dentro de la empresa