ORGANIZACION Y METODOS..

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con el fin de simplificar y reducir el coste de las operaciones singulares para mejorar los métodos de transformación y tratar de lograr un mejor aprovechamiento de los recursos.

La función de O y M. Tiene la misma finalidad en el ámbito administrativo de la empresa que el estudio científico del trabajo en el ámbito de la fabricación.

PROPÓSITO

Proveer un servicio de consultoría a la gerencia y el del control y eficiencia del trabajo de oficina en cualquier parte de la organización

LAS UNIDADES DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS SE CREAN EN CADA DEPENDENCIA Y OBEDECEN A DOS OBJETIVOS FUNDAMENTALES:

1. Servir de vinculación entre el órgano central de modernización administrativa y las dependencias en la ejecución de las prioridades del mejoramiento administrativo.

2. Analizar los problemas originados en la estructura de la organización y los problemas derivados del flujo o proceso administrativo; así como los problemas del cambio de actitud y comportamiento, en el marco de la modernización administrativa.

VENTAJAS

La O y M posee muchas ventajas pero podemos considerar la principal que tiene sobre un administrador es, que su responsabilidad es estudiar los problemas administrativos y que puede tomarse el tiempo para pensar e indagar sin tener que preocuparse de abandonar otras responsabilidades, haciendo estas en base de reunir datos y obtiene la mayoría de su información a través de personas encargadas de la actividad que se analiza.

Otra de las ventajas, es el desarrollo de las facultades críticas, es decir, pensar en términos de propósitos en vez de medios, a interrogar sobre lo que se hace y el por qué de ello.

FUNCIONES:

El funcionamiento del sistema de Organización y Métodos varía de acuerdo con el desarrollo de la organización, dentro de la que se ubica y con las técnicas a las cuales pueden recurrir para el desarrollo de sus funciones de análisis y diagnóstico administrativo y diseño organizacional.

Las funciones consisten en una orientación general en el conjunto de la administración" y se pueden destacar de la siguiente manera:

1. Estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el funcionamiento de la dependencia. Esta primera función implica que efectúen varias actividades como la realización de un diagnóstico general de la estructura y procedimientos de la organización, la proposición de modificaciones para la adaptación de sistemas y procedimientos, su diseño y la formulación de manuales administrativos.

2. Adecuar la organización y las funciones en la dependencia a las que se trabaja. Según esto, deben desarrollarse actividades de investigación y clasificación de acuerdo a las bases jurídicas que le otorgan legitimidad a la administración de la dependencia.

3. Asesorar a las unidades o departamentos de la dependencia que lo solicitan en la interpretación y aplicación de técnicas administrativas; coordinándose con cada una de ellas e implantando nuevos y mejores sistemas de trabajo y capacitación del personal.

4. Hacer actividades de promoción, investigación y divulgación.

5. Hacer un estudio de todo el trabajo realizado en la organización, donde se verifiquen todas las actividades realizadas como un análisis integral de finalidad, de organización, sistemas y procedimientos, a fin de considerar posibles mejoramientos en los métodos.

6. Dictamen, asesoramiento e información de los trabajos que deba realizar la organización en cada una de sus divisiones.

7. Conocimiento de las técnicas concernientes al mejoramiento de métodos y a los principios generales para resolución de problemas que se plantean en la organización de la cual dependen.

8. Estudio, bibliografía y documentación sobre temas de organización y métodos.

9. Estudiar, proponer e implantar sistemas y procedimientos que permitan desarrollar con mayor eficiencia y productividad las actividades de los funcionarios y empleados. Las funciones que deben desempeñar los sistemas de Organización y Métodos, se pueden distinguir tres fases de desarrollo administrativo.

1ª Fase de desarrollo

(inicial) 2ª Fase de desarrollo

(intermedia) 3ª Fase de desarrollo

(consolidación)

Análisis de estructuras y funciones Teoría de sistemas Teoría cuantitativa

Cuadros de distribución del trabajo Desarrollo Organizacional Ingeniería de sistemas

Elaboración de organigramas Administración por proyectos Informática

Elaboración de diagramas de flujo Administración estratégica Modelos de simulación

Análisis y descripción de puestos

Se dividen en estas fases ya que va desarrollándose mediante la dependencia, el mejoramiento, el comportamiento del personal y los sistemas de la organización

a. Fase de Desarrollo (Inicio):

Pueden utilizarse criterios y técnicas administrativas aportadas por la teoría de la organización clásica, para el estudio de la estructura y los procesos de trabajo de la empresa; elaborando organigramas como cuadros de distribución del trabajo, departamentalización y delegación de tareas.

b. Fase de Desarrollo (Intermedia):

En este nivel de actividad recurren las técnicas más avanzadas y complicadas para el desarrollo del comportamiento y la teoría moderna de la organización, así como los sistemas y los proyectos.

c. Fase de Desarrollo (Consolidación):

Es la fase donde se hace más avanzado el desarrollo, recurriendo a teorías cuantitativas con la utilización de recursos matemáticos, operaciones, simulacros y procedimientos electrónicos de datos.

NECESIDAD DE LA FUNCION DE ORGANIZACIÓN Y METODOS

A- GASTOS GENERALES CRECIENTES:

Hasta hace poco la O y M. No se aplicaba con mucha profusión, pero actualmente se está generalizando debido a la complejidad creciente de las actividades de las empresas, derivada de fenómenos tales como la expansión,