AGENCIAS Y SUCURSALES,la organización de ventas en términos situados

...

La oficina principal tiene la responsabilidad de llevar las cuentas derivadas de las ventas efectuadas por la agencia, de facturar a los clientes y de hacer las cobranzas, razón por la cual, también deberá hacer el registro contable de esa operación.

Se puede decir en otras palabras que la contabilización efectuada por la agencia debe ser llevada a cabo en los libros de oficina actual. Lo cual la agencia no origina o no confeccionan estados financieros.

SU FUNCIÓN

Consiste en distribuir los productos de un intermediario, al cual se conoce como casa matriz. Las agencias no están obligadas a llevar un registro contable igual al que lleva la casa central o casa matriz, esta última si debe llevar un control de cada una de las agencias, abriendo tantas cuentas como número de agencias posea .Para llevar un buen control de las agencias es necesario abrir las siguientes cuentas: Fondo de trabajo de la agencia, clientes de la agencia, ventas de la agencia, costo de venta de la agencia y gastos de venta de la agencia. Para lograr mejor y mayor revelación, se hace necesario crear también la llamada cuenta cliente de la agencia. Es importante recordar que las cuentas anteriormente descritas pertenecen a la casa matriz y que tan solo a efectos de control se les agregara la palabra agencia o agente, esto no quiere decir que las mismas pertenezcan a la contabilidad de la agencia.

La cuenta Fondo de Trabajo de la Agencia es una cuenta de origen deudor, que representa el valor nominal del fondo entregado a la agencia al iniciar el ejercicio y durante el ejercicio se acredita por el valor de los gastos pagados por la agencia. Su presentación en el balance general es dentro del grupo de los activos circulante, ya que forma parte del efectivo y por tratarse de un fondo con restricciones formales en cuanto a recurso o fin, debe mostrarse por separado.

CARACTERÍSTICAS DE LAS AGENCIAS:

- Tiene personalidad jurídica propia.

- Normalmente distribuyen productos de diferentes marcas y fabricantes.

- Cobran comisión por las mercancías vendidas.

- No mantienen inventarios. Colocan pedidos, además de efectuar cobranzas y remitir el efectivo a la casa matriz.

- No tienen personas jurídicas.

- Tienen mercancías para exhibición

- Tramitan pedidos de la casa central.

- No lleva contabilidad.

- Lleva un registro de fondo fijo o caja.

- No maneja su propio fondo de caja, si no que este proviene de la casa central.

- No tiene capital propio.

CONTABILIDAD DE LAS AGENCIAS:

La agencia, por sus mismas características, no están obligadas a llevar contabilidad, ya que la oficina principal es la responsable de registrar las operaciones que ella realizan. Sin embargo para su propio control, las agencias pueden llevar un libro donde se registren las salidas y entradas de efectivo habidas en el fondo fijo que fue asignada.

El diseño de este libro es igual

que cualquier libro de auxiliar de caja y u utilización será similar, de igual manera podrá llevar un libro donde se registren las ventas realizadas.

Periódicamente, la agencia, presentara a la oficina principal, una cuenta de gastos, donde relacione todos los pagos realizados, acompañados de sus respectivos comprobantes, una relación de las ventas efectuadas, servirá a la oficina principal principal para efectos de conformar la remuneración de algunos empleados de la agencia, cuando estos reciben remuneración con base a ventas.

Para llevar un buen control de las agencias es necesario abrir las siguientes cuentas: fondo de trabajo de agencia, cliente de agencia, ventas de agencia, costo de venta de agencia y gasto de venta en agencia.

Para lograr mejor y mayor revelación, se hace necesario crear también la cuenta llamada cliente de la agencia. Es importante recordar que las cuentas anteriormente ya nombradas pertenecen a la casa matriz y que tan solo a efecto de control se les agregara la palabra agencia o agente, esto no quiere decir que las mismas pertenezcan a la contabilidad de la agencia.

La cuenta de fondo de trabajo es una cuenta de origen deudor, que representa el valor nominal del fondo entregado a la agencia al iniciar el ejercicio y durante el ejercicio se acredita por el valor de los gastos pagados por la agencia.

Su presentación en el balance general está dentro de los activos circulante, ya que forma parte del efectivo y por tratarse de un fondo con restricciones formales en cuanto a recurso o fin, debe mostrarse por separado.

SUCURSAL:

Es una tienda independiente con cierta autonomía que maneja sus propios inventarios, coloca y cobra sus propios pedidos.

El establecimiento de sucursales consiste en crear extensiones de la misma compañía en diferentes lugares en los que se efectúen operaciones para los clientes, fundamentalmente en las zonas retiradas de la sede de la casa matriz. .La casa matriz necesita conocer la información financiera, los resultados de operación y los cambios en la posición de cada una de las sucursales que integran su empresa, ya que constituyen un elemento de juicio, imprescindible cuando existe la necesidad de abrir o cerrar sucursales, así como para evaluar la administración de cada una de ellas .Las sucursales están autorizadas a conceder créditos y realizar la cobranza respectiva con la cual cubre sus gastos.

Las sucursales originan de los estados financieros resúmenes llamados “estados combinados” o “borradores combinados” que son borradores para efectos de mostrar la situación conjunta de las sucursales y de la casa central

Según Mina (2001), las Sucursales son unidades que representan a una empresa llamada Casa Central, la cual le confiere suficiente autonomía, tanto en el registro de la contabilidad como administrativamente.

SU FUNCIÓN

Planificar y dirigir la forma de gestionar y atender a nuestros clientes que ocupan la Red de Sucursales, enfocando nuestros mayores esfuerzos y recursos y así garantizar un aumento sostenido de nuestra participación de mercado, sin descuidar el margen de contribución y la calidad