AUDITORIA EN INVENTARIOS

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Las medidas de control interno del inventario se ocupan de todo el proceso de adquirir, almacenar, vender, entregar, formar el inventario físico y contabilizar estos pasos. Los objetivos son cerciorarse de que solo los bienes que realmente se necesitan y cuya compra ha sido autorizada sean adquiridos, que son recibidos como se los pidió, que son almacenados en un lugar seguro y usados con autorización; que los artículos vendidos son enviados a los clientes y que las transacciones son correctamente registradas. Un objetivo final es comprobar que los bienes en existencia han sido adecuadamente contados y valuados a los efectos de la preparación de los estados financieros.

Un sistema de control interno es el conjunto de medidas que toma la organización con el fin de:

- Proteger sus recursos contra el despilfarro, el fraude o el uso ineficiente.

- Asegurar la exactitud y la confiabilidad de los datos de la contabilidad y de las operaciones financieras.

- Asegurar el cumplimiento de las políticas normativas económicas de la entidad.

- Evaluar el desempeño de todas las divisiones administrativas y funcionales de la entidad.

Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen:

- Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual sistema se utilice.

- Hacer conteos periódicos o permanentes para verificar las pérdidas de material.

- Procure que el control de inventarios se realice por medio de sistemas computarizados, especialmente si se mueven una gran variedad de artículos. El sistema debe proveer control permanente de inventarios, de manera de tener actualizadas las existencias, tanto en cantidad como en precios.

- Establezca un control claro y preciso de las entradas de mercancías al almacén, informes de recepción para las mercancías compradas e informes de producción para las fabricadas por la empresa. Las mercancías saldrán del almacén únicamente si están respaldadas por notas de despacho o requisiciones las cuales han de estar debidamente autorizadas para garantizar que tendrán el destino deseado.

- Los inventarios deben encontrarse en instalaciones que los protejan de deterioros físicos o de robos y procurar que solo tengan acceso a las mismas el personal de almacén debidamente autorizado.

- Trate de responsabilizar al Jefe de Almacén de informar sobre la existencia de mercancías deterioradas. También deberá responsabilizarle de no mezclar los inventarios de propiedad de la compañía con las mercancías recibidas en consignación o en depósito.

- Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque.

- Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño o descomposición.

- Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables.

- Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo unitario.

- Comprar el inventario en cantidades económicas

- Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual conduce a pérdidas en ventas.

- No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios.

- Involucrar al personal en el control de los materiales: concientizarlo con charlas y concursos sobre el problema; aceptar sugerencias; informarles sobre los resultados de los inventarios, en lo que a pérdidas se refiere y sobre todo, hacerle sentirse parte importante de la organización.

- Confrontar los inventarios físicos con los registros contables.

- Proteger los inventarios en un almacén techado y con puertas de manera que se eviten los robos.

- Realizar entrega de mercancías únicamente con requisiciones autorizadas.

- Proteger los inventarios con una póliza de seguro.

- Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros contables.

- Cuando el sistema de registro y control de los inventarios, no esté integrado computacionalmente con el contable, debe efectuarse diariamente, el cuadre en valores, entre los datos de los movimientos reportados por el almacén y los registrados por contabilidad.

- Los custodios de las existencias almacenadas deben firmar actas de responsabilidad material, que garanticen su control y recuperación antes faltante o deterioros por negligencia.

- El almacén debe contar con la relación de cargos y nombres de las personas autorizadas a entrar en el mismo y de los nombres y firmas de los funcionarios autorizados a solicitar productos u ordenar ventas y despachos a terceros.

- Todo documento elaborado por movimientos de existencias, debe estar firmado por la persona que entrega y por la que recibe.

- Los registros de inventario no pueden operarse por personal del almacén, ni estos, tener acceso a los mismos.

Reglas de Presentación de inventarios.

Por la naturaleza de la cuenta de inventarios, su presentación en el estado de situación financiera debe hacerse dentro del activo corriente, detallando las partidas que lo componen según se trate de empresas individuales o comerciales.

En virtud de los procedimientos alternativos que pueden usarse para la valuación de inventarios, estos se presentarán en el estado de situación financiera con la indicación del sistema y método a que están valuados, destacando en su caso el importe de la modificación sufrida por efectos del mercado o de la obsolescencia y/o lento movimiento de los artículos.

ESTADO DE SITUACION FINANCIERA.

100000 Activo

110000 Activo corriente

111100 Inventario

111110 Existencia de Mercancía

111120 Materias Primas

111130 Suministro de Fábricas

111140