Administración por áreas de Responsabilidad

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Por ejemplo: en el presupuesto tradicional, los ingresos y los costos, están identificados en general con el producto, en cambio en este presupuesto, primero se suscriben en el área o en el nivel de responsabilidad, y por ende al funcionario encargado, sirviendo para medir su eficiencia, sus méritos, y después con el producto.

Para ilustrarla la integración, se mencionan los siguientes pasos:

- A- se hará un organigrama donde se codifiquen las áreas y niveles de responsabilidad que han de presupuestarse, para guiar la formulación de los informes-responsabilidad que se requieran, esta codificación puede hacerse por niveles o por áreas.

- B-se diseñaran los documentos necesarios:

- 1)- catalogo de subcuentas por áreas y niveles de responsabilidad.

- 2)- formatos de informes-responsabilidad que se van ha presupuestar, ya sean de ingreso o de costo.

- 3)-formatos por áreas y niveles de responsabilidad , para conciliarlos con los tradicionales.

- 4)- una guía o manual de elaboración de los presupuestos por áreas y niveles de responsabilidad.

- C- Con la ayuda del manual, los responsables de las áreas funcionales, departamentales, y de trabajo, formularan su propio presupuesto, el cual deberá perseguir los objetivos divisionales.

- D- Después de su revisión, corrección, y aprobación, volverán a cada área y nivel, para inicial el control presupuestar, al principio del periodo presupuestado.

Ya iniciado el periodo presupuesta, klos lineamiento que se pueden seguir son:

- A)- usar un registro auxiliar de gastos por área y por nivel, a cargo de un responsable, para control, llevado por ellos mismos, que es extralibros de contabilidad.

- B)- predeterminar semanal, mensual, o anualmente, en el caso de los sumarios, los informes-responsabilidad presupuestos, el informe de los ingresos o costos, para una vez realizados, obtener las variaciones o desvariaciones según sea el caso.

- C)- al finalizar el periodo presupuestal se elaboraran los informes por el costo de producción y el costo de producción de lo vendido, el de resultados y si es posible la posición financiera por áreas y niveles de responsabilidad.

Cabe señalar que desde la etapa de planeación, hasta la de ejecución, el director del presupuesto por áreas y niveles de responsabilidad, deberán poner en juego todas sus habilidades administrativas tales como:

- A-hacer el conocimiento de quienes intervienen, los objetivos institucionales, para guiar los presupuestos parciales hasta ellos.

- B-establecer, con la ayuda de los responsables, los objetivos que buscaran alcanzar.

- C-conocer el comportamiento humano y organizacional de la entidad para poder guiar y motivar.

- D-ejercer un efectivo control interno a través de este tipo de presupuesto.

C).- RESPONSABILIDAD

- Es responsabilidad de todas las áreas, alcanzar los objetivos institucionales. Las discrepancias entre lo presupuestado y lo realizado darán el parámetro que indica en que grado se ha cumplido con las responsabilidades, ya que los presupuestos marcan un ideal para alcanzar.

- En términos de responsabilidad, se deberán estudiar los ingresos y los costos por los cuales debe responder alguien, y sobre los que la actuación del encargado no influya; con no ejemplos se pueden citar los siguientes:

C.1).- RESPONSABILIDAD POR COSTOS CONTRLABLES Y NO CONTROLABES

Los primeros son los que el encargado puede regular; pero hay otros inherentes a su área, que no dependen de su actuación, estos últimos pueden ser:

- Amortizaciones.

- Depreciaciones.

- Rentas.

- Los que les carguen otros departamentos por servicios que presten.

Hay otros, en los que aparentemente el encargado no ejerce control directo; pero su actuación en diferentes renglones, puede indirectamente influir y contratarlos, como:

- Gastos legales,

- Gratificaciones.

- Impuestos diversos.

- Luz y Fuerza.

- Perdida por mermas en el almacén.

- Previsión social.

- Vacaciones.

C.2).- RESPONSABILIDAD POR NIVELES ESTRUCTURALES

- 1er. NIVEL.- Gerente General

- 2do. NIVEL.- Gerentes Funcionales

- 3er. NIVEL.- Jefes de Departamentos

- 4to. NIVEL.- Supervisores

B).- OPERACIOALES

Los Presupuestos por Áreas Y Niveles de Responsabilidad deben operar dentro de un mecanismo contable (Contabilidad Por Áreas de Responsabilidad).

Entonces es indispensable:

- Que en la entidad funcione el sistema de contabilidad por áreas.

- Dar a entender el plan presupuestal.

- Que exista un manual e instructivo del Control Presupuestal.

- Que tenga una metología de información.

- Que se cuente con la experiencia de Presupuesto Tradicional.

- Que se elaboren lo presupuestos parciales.

- Que los informes sean los necesarios , con los datos indispensables, que se realicen con periodicidad oportuna.

- Que haya flexibilidad en la formulación y la ejecución de los Presupuestos por Áreas y Niveles de Responsabilidad.