Administracion, Etapas de la administracion, Control

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Cada programa debe incluir una descripción acerca de para que fue hecho, fecha de creación, autor, y con que archivos se relaciona (estos pueden ser archivos de datos u otros programas o sistemas que se encuentren dentro de la organización).

Al final deben documentarse en papel cada programa para así tener un acervo de estos, para que cuando se tenga que hacer un mantenimiento o reingeniería del sistema sea más fácil y el personal de sistemas se familiarice rápidamente con la composición de cada programa, en cuanto a cómo funciona y para que fue desarrollado.

Implementación

Después de haber planeado el sistema que va a dirigir a nuestra la empresa “ARGAJE” en esta fase del desarrollo se procederá a probar su funcionalidad, robustez, amigable al usuario, es donde surgirán posibles errores. Con la implementación es la parte en la cual el sistema se pondrá en función para evaluarlo, realizar ajustes necesarios para que el sistema tenga las mejores condiciones de funcionamiento.

La forma que ocuparemos en la empresa de implementación es la implementación en paralelo, es este método, tanto el sistema viejo como el nuevo se ejecutarán paralelamente en un tiempo determinado, para evaluar los resultados antes de que sea implementado definitivamente, durante este periodo se corregirán errores, se ajustará el sistema, para asegurar que el nuevo sistema funciona correctamente y sea sustituido el anterior, la desventaja que tiene este método es que hay que hacer doble esfuerzo, debido a que se deben manejar los dos sistemas.

Al evaluar el sistema debemos tomar en cuenta también los costos, beneficios, el tiempo que tardarán los procesos en ejecutarse, la satisfacción de los usuarios, los errores y áreas donde hay y había problemas, además de evaluar la eficacia y eficiencia del nuevo sistema, todo de esto con el fin de obtener una retroalimentación del sistema de tanto de sus puntos malos como buenos. Todo esto conforma el estudio de viabilidad del sistema y por ende si todo fue exitoso es porque el análisis y diseño de sistemas también lo fue, además de ello examinar errores, determinación de las causas de estos y su rápida atención. Y se deben documentar los resultados, recomendaciones para la solución de problemas.

Mantenimiento

El trabajo del analista de sistemas no termina cuando implementa el sistema, este debe tener un seguimiento durante su ciclo de vida, ya que vivimos en un medio que esta en constante movimiento y cambios, esto afecta a los sistemas computacionales; ya que deben de ser actualizados de acuerdo a los requerimientos que van sugiriendo dichos cambios, e inclusive el realizar ajustes durante la vida útil del sistema ya sea por:

- Descuidos en las fases del análisis y diseño del sistema.

- Las pruebas al sistema no son suficientes.

- Cambios en los procedimientos dentro de la organización.

- Cambios también en las políticas de la empresa, tales como cambios de precios, políticas de crédito, compras, entre muchas otras cosas.

- Y cambios en ámbitos legales.

Porque elegimos dicha técnica, ventajas y beneficios

Esta técnica la escogimos ya que es una herramienta que se ha convertido en un arma competitiva importante para nuestros negocios, ya que nuestra empresa lo que busca es diferenciarse de la competencia.

Integramos este tipo de tecnología ya que a través de plataformas con un solo movimiento repercutimos con los demás departamentos de la empresa, un ejemplo seria que una orden de producción implica la orden de compra de materiales al proveedor, descontar de los materiales disponibles el inventario, generar información de costos, generar una cuenta por pagar y finalmente descontar el flujo del efectivo cuando esta orden de materiales sea pagada en le futuro, todo esto integrado en una infraestructura que pueda ser utilizado por varios usuarios simultáneamente; haciendo consultas, capturas, y finalmente arrojando reportes para la toma de decisiones.

Es importante tener en cuenta que un sistema de información necesita justificar su implementación desde el punto de vista costo-beneficio, partiendo de la concepción del valor que se le otorgue a la información dentro de una organización.

Los beneficios se pueden medir a nivel intangible y tangible de acuerdo a la organización, ya que es diferente hacer un análisis desde el punto de vista de una empresa comercial a una de tipo académico que pretende prestar un servicio social como lo es salud o educación pública.

Los beneficios que se pueden obtener usando este tipo de sistema son

- Acceso rápido a la información y por ende mejora en la atención a los usuarios.

- Mayor motivación en los mandos medios para anticipar los requerimientos de las directivas

- Generación de informes e indicadores, que permite corregir fallas difíciles de detectar y controlar con un sistema manual

- Posibilidad de planear y generar proyectos institucionales soportados en Sistema de Información que presentan elementos claros y sustentados

- Evitar pérdida de tiempo recopilando información que ya esta almacenada en bases de datos que se pueden compartir

Dentro de las ventajas de usar sistemas de información se encuentra el tener un control más efectivo de las actividades de la organización, la integración de las diferentes áreas que conforman la empresa, la ayuda a incrementar la efectividad en la operación de procesos, el proporcionar ventajas competitivas y valor agregado, la disponibilidad de mayor y mejor información para los usuarios en tiempo real, la eliminación de la barrera de la distancia trabajando con un mismo sistema en puntos distantes, y la disminución de errores, tiempo y recursos superfluos, pues permite comparar resultados alcanzados con los objetivos programados, con fines de evaluación y control.

Todo esto ayuda directamente al aumento de ganancias, que es prácticamente el fin común de Perfumes Argaje.

Y como desventajas tenemos el tiempo que pueda tardar su implementación, la resistencia al cambio de los usuarios, y los problemas técnicos como fallas en el hardware o el software, debido a funciones implementadas