Caso implementación de SAP en un hospital colombiano

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- Demora en la atención de los pacientes debido a que la HC no se encontraba en los archivos de la FVL, o esta estaba siendo utilizada en otro sector, o esta no se encontraba completa del todo, etc.

- Falta de suministros médicos debido a un inventario con un bajo nivel de control, ya que el documento de la HC que contenía esta información, no siempre era actualizado, producto de que como nos encontramos en un hospital, ante las urgencias no era posible prevenir que suministros iban a ser utilizados o serian requeridos en el futuro.

- El problema más alarmante es, que producto de las distintas fallas que podía presentar la HC ya sea en la información que contiene, o a la mala interpretación de esta, los casos de errores (en ocasiones fatales) en procedimientos médicos a pacientes podría aumentar.

- Además de todos los procedimientos médicos que eran archivados en la HC, debido al sistema de salud que gobierno colombiano mantiene, se mantenía un alto nivel de papeleo a nivel administrativo con el fin de realizar los pagos correspondientes a todas las entidades que participaban en el proceso de atención a un paciente, entre estos procesos administrativos, los que más demoraban y afectaban el funcionamiento de la FVL era el pago a los honorarios médicos y la facturación de los distintos convenios.

- Todo este sistema de acumulación de documentos (papeles, y más papeles), junto a la gran cantidad de pacientes que atendía la FVL, la cual se encontraba en constante crecimiento, involucraban un gran espacio físico para almacenar y recuperar de manera expedita la HC cuando sea necesario. A fines del año 2010 la FVL manejaba en promedio 50 mil HC que debían ser perfectamente coordinadas entre todas las áreas de la FVL.

- Todos estos factores además de la utilización de tecnologías de información por parte del cuerpo médico de la FVL de manera independiente para agilizar algunos procesos pequeños y cotidianos como los es el sistema de toma de citas, fueron motivos suficientes para tomar la decisión de cambiar la forma de administración de la HC y recurrir a un sistema de información para una administración más automatizada y eficiente.

Apesar de las razones para realizar el cambio en la administración de las HC dentro de la FVL, la palabra cambio sea cual sea el sistema, siempre produce un rechazo y miedo en la spersonas, tanto asi que incluso algunas son adversas al cambio, la FVL no fue la excepción a esto, y una de las principales fuerzas opositoras al cambio fue la indisposcicion del mismo personal de la FVL a cambiar a una sistematizacion a traves de las TI esto por miedo a ser desvinculados de la FVL, suele asociarse la palabra cambio con eliminar, esto por no tener el conocimiento suficiente en TI (funcionarios que por primera vez se sientan frente una computadora).

Una de las principales fuerzas adversas al cambio fueron los propios médicos, quienes con el nuevo sistema debian ingresar ciertos datos al sistema ellos mismos, realizando una labor un tanto administrativa, la cual muchos médicos no estaban dispuestos a realizar ya que en el sistema antiguo, esto lo realizaban a través de sus asistentes, enfermeras,etc.

Una cultura adversa al cambio minorista, por fortuna para la FVL, además del permanente conflicto entre la los requerimientos especiales propios de un centro de salud y los métodos de administración que el sistema SAP ofrecía, los cuales no eran consistentes o muchas veces no cumplian con los requerimeintos que los funcionarios requieran, eran motivos suficientes para mantener el método obsoleto de administración de HC, pero gracias a la convicción de la mesa ejecutiva de alto mando y a los diferentes líderes de equipos de trabajo los cuales eran colegas (al ser médicos, o profesionales de la misma FVL) los cuales mantenían una constante participación en la implementación del sistema tanto a nivel técnico, como a nivel de capacitación del personal, lograron realizar el cambio de manera exitosa.

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¿Qué aspectos de la implementación, uso y mejoramiento del sistema manejo bien VLF? ¿Qué habrían hecho diferente?