La nueva Gestión administrativa en el proceso comercial

...

- La eliminación de las degradaciones de la imagen generada.

- Que haya una representación fiel del documento original

- A quien va dirigido el documento, en función de esto se determinará la calidad del mismo, dependiendo si va dirigido al público en general, donde con una calidad media es suficiente, si va dirigido a insertarlo en la red, donde con una calidad inferior es suficiente, o bien si dicha digitalización es para insertar “miniaturas” solo para poder recocer un documento a una primera pasada.

- Procedimientos de acceso, búsqueda, consulta, recuperación, actualización, conservación y custodia de la información archivada:

- Procedimiento de acceso: Para acceder a los archivos hay una serie de normas:

- Toda persona tiene acceso a los archivos

- Para poder acceder a ellos se deberá presentar una solicitud y se dirigirá al responsable del archivo que custodia.

- El archivero facilitara la asistencia necesaria.

- Deberá indicarse con claridad el documento o conjuntos de documentos a los que se refiera, así como la identidad del solicitante y dirección.

En cuanto a la autorización de entrada a los archivos hay que tener en cuenta:

- La entrada al depósito estará reservada a personal autorizado.

- Cuando en el archivo existan reproducciones de los documentos solicitados, se dará acceso a esos como norma general. Solo se permitirá acceso a los originales cuando la materia o circunstancia de investigación estén justificadas y el estado de conservación del documento lo permita.

Acceso Restringido:

- Los documentos excluidos de pública consulta será restringido y quedara condicionado, con las excepciones y especialidades previstas e la ley, a la obtención de autorización previa.

- El responsable del archivo podrá restringir cautelarmente el acceso a documentos que a su juicio, en algunas limitaciones previstas en las leyes.

- Instrumentos para la consulta:

- Guías para los archivos

- Archivos para fondo y serie

- Catálogos para los expedientes y documentos.

- Índices auxiliares para una unidad documental.

Para identificar un fichero: Entidad productora, tipo documental, contenido, fechas y código de cuadro de clasificación, signatura, número del documento, expediente y código de localización física.

- Recuperación y actualización:

- Inventarios: Tiene como finalidad el conocimiento y control de todas las series documentales que constituyen la documentación y control en todas las series documentales.

- Índices: Control y localización de todos los documentos o expedientes que constituyen cada una de las series documentales. Permite tener ordenadas las series por criterios: personas, instituciones, fechas etc…

- Conservación y custodia: La conservación es una función principal para un archivo. Un deterioro supone una devaluación y tanto la sustitución como conservación supone mucho dinero. Cada archivo tiene necesidades concretas:

- Conservación preventiva: Son acciones indirectas utilizadas para retrasar e deterioro y prevenir riesgos.

- Control u regulación de humedad y temperatura, luz y factores ambientales, control plagas, establecimientos de normas sobre manipulación o planificaciones en caso de siniestro.

- Protección individuales, tipo cajas, envoltorios armarios, vitrinas, limpieza de polvo depositado o la introducción en la cámara de seguridad.

- Conservación curativa o depuradora: Intervención directa sobre el documento con el propósito de retrasar alteración.

- Limpieza de todo aquello que dificulte la lectura

- El documento que presente un posible deterioro consolidarlo.

- Establecer en la medida de lo posible la degradación química , retardando la descomposición química de materiales inestables

- Reparar el deterioro físico ocasionado

- Restauración

- Prevención:

- Identificación de la información

- Restricción solo a personas autorizadas

- Claves de acceso en los sistemas informativos

- Antivirus

- Control de copias

- Instalación contra incendios para proteger información

- Servicio y recogida de información: Hay empresas especializadas en recogidas de documentación, teniendo los archivos en depósito y custodia, proporcionando unas condiciones de seguridad, conservación y confidencialidad. En cualquier momento el cliente puede solicitar una consulta sobre la documentación.

- Servicio de expurgo y destrucción documental: Es la selección y retirada de documentos que han perdido su vigencia. Posteriormente se procede a su destrucción utilizando maquinas destructoras cumpliendo la LOPD.

- Funciones y características de los sistemas operativos y de archivo:

Se puede definir un Sistema Operativo como una serie de programas que permiten al usuario la administración eficaz de los recursos de un ordenador. Es el enlace entre las aplicaciones, el hardware y el usuario. Tiene las siguientes características:

- Conveniencia

- Eficiencia.

- Habilidad para evolucionar.

- Administración del hardware.

- Relación de dispositivos.

- Organización de datos.

- Manejo de las comunicaciones en la red.

- Facilidad de entradas y salidas del ordenador.

Funciones del sistema operativo: