ORGANIZACION CONTABLE.

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Elementos básicos de la organización contable

- Plan de cuentas: Mediante este documento se establece una clasificación y ordenamiento de los hechos.

- Documentos: Estos sirven para captar y comprobar las operaciones que tiene relación con la empresa.

- Los libros o registros de contabilidad:

Los cuales se dividen en:

- Libros principales (sintéticos)

- Libros auxiliares (detallados)

- Los estados financieros: Son el

producto de un proceso contable por medio del cual se acumula, analiza e informa los eventos económicos que realiza una empresa.

- El control interno: Esta formado por el plan de organización, todos los métodos coordinados y las medidas adoptadas en el negocio, para proteger sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia en las operaciones y estimular la adhesión a las prácticas ordenadas por la gerencia.

Casos que suelen presentarse al organizar contablemente una empresa

- Que se trate de implementar la contabilidad de una empresa o negocio que nace.

- Que se refiera a un negocio o situación en marcha en el que no se lleva contabilidad.

- Que se trate de reconstruir sobre nuevas bases una contabilidad que se venia desarrollando ineficientemente.

Partes que debe comprender toda organización contable

Cuando se planifica la organización contable de un negocio, debe de tenerse en cuenta lo siguiente:

- Estudio completo y detenido del negocio, para que la organización contable responda a sus necesidades y exigencias.

b) Establecimiento de un plan contable

en el que se comprenda lo siguiente:

- Determinación de los documentos o

comprobantes contables.

- Determinación y clasificación de los libros auxiliares que deben ser empleados.

- Determinación y clasificación de las cuentas a establecer.

- Adopción del método de contabilidad que ofrezca mayores ventajas con relación al registro, control, estadística y determinación de resultados obtenidos en el negocio.

- Ordenación contable de las diferentes secciones y servicios.

- Fijación de los modelos de la contabilidad según el método que se haya adoptado.

Principios de la organización contable del plan de cuentas

Todas las empresas o actividades económicas efectúan transacciones de carácter común, como son las de recibir y entregar dinero, comprar y vender bienes o servicios, tienen propiedades, crean obligaciones y obtienen ganancias o pérdidas en sus operaciones. Estos factores comunes dan las pautas para que sean reconocidos y aplicados universalmente los siguientes principios:

Principio de investigación: Este principio identifica todas y cada una de las actividades que realiza una empresa, determinando las causas y los efectos de los mismos. Al diseñar la organización de un sistema contable financiero debe realizarse previamente una investigación sobre las actividades y operaciones de la empresa, ya que en esa medida se estaría conformando un sistema contable financiero de acuerdo a las necesidades y circunstancias propias de la empresa.

Principio de construcción: Este principio queda inmerso en el sistema contable financiero mediante el ordenamiento de las cuentas en el libro mayor de la entidad, de tal forma que refleje en primera instancia el balance de situación general completamente clasificado y luego el estado de resultados. El principio se concretiza en los informes financieros y económicos, haciendo referencia a grandes totales y anexos respectivos.

Principio de estructuración: Las bases de la estructura física del sistema contable financiero están determinadas por los libros principales, registros auxiliares, formularios, cuadros de cuentas y cualquier otra información necesaria para la administración. Este principio se refiere a los aspectos materiales donde debe desarrollarse el sistema contable.

Principio de clasificación de cuentas: Este principio se relaciona estrechamente con las cuentas que representan las transacciones que realiza un ente económico, ordenándolas y delimitando la clasificación de cada actividad, evitando ambigüedades con el propósito de registrar contablemente las operaciones en forma veraz y exacta.

Principio de control interno: El control interno es base primordial de un sistema contable, por lo que queda establecido en las rutinas de trabajo del sistema; asimismo, implica una razonable y lógica distribución de funciones y responsabilidades del personal para evitar o prevenir la ineficiencia, los errores, irregularidades, así como proporcionar una adecuada protección a los activos y partes vitales de la empresa.