Proceso de control administrativo

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- Principio del punto crítico

El control eficaz requiere presentar cuidadosa atención a aquellos factores críticos para evaluar el desempeño con respecto a los planes.

El Proceso de Control

El proceso de control sin importar del ámbito donde se encuentre, está compuesto por tres pasos: establecer estándares, medir el desempeño con estos estándares y corregir las variaciones de los estándares y los planes.

Dentro del proceso del control se deben identificar los puntos estratégicos de control donde se debe dar la vigilancia o la recopilación de la información. Cuando se han localizado los puntos estratégicos de control, la cantidad de información que se tiene que reunir y evaluar se pude reducir bastante.

- Establecimiento de estándares

Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control. Los estándares representan el estado de ejecución deseado, de hecho, no son más que los objetivos definidos de la organización.

- Medición de resultados

Consiste en medir la ejecución y los resultados mediante la aplicación de unidades de medida, que deben ser definidas de acuerdo con los estándares. El establecer dichas unidades es uno de los problemas más difíciles, sobre todo en áreas con aspectos eminentemente cualitativos.

Las unidades producidas, tarjetas llenadas y muestras distribuidas son mediciones tangibles. Una vez efectuada la medición y obtenida esta información, será necesario comparar los resultados medidos en relación con los estándares preestablecidos, determinándose así las desviaciones, mismas que deberán reportarse inmediatamente.

Para llevar a cabo la medición del desempeño se deben establecer anticipadamente estándares, con el fin de que las desviaciones se detecten antes de que ocurran y se eviten mediante las acciones apropiadas.

- Corrección

Siempre que se descubren variaciones de importancia, es imperativa una acción enérgica, e inmediata. El control efectivo no puede tolerar demoras innecesarias, excusas o excesivas excepciones. La acción correctiva la aplican quienes tienen autoridad sobre el desempeño real. No obstante, antes de iniciarla, es de vital importancia reconocer si la desviación es un síntoma o una causa.

- Retroalimentación

Es básica en el proceso de control, ya que a través de la retroalimentación, la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr el tiempo. De la calidad de la información, dependerá el grado y rapidez con que se retroalimente el sistema.

Tipos de Control

- Control Preliminar

En vez de esperar los resultados y compararlos con los objetivos, es posible ejercer una influencia controladores limitando las actividades por adelantado. Representativo de esto es el efecto de aplicar políticas y procedimientos que, en el caso de las primeras, limitan el ámbito en el cual se van a tomar las decisiones y, en el caso de los segundos, definir qué acciones específicas.

- Control Concurrente

Este tipo de control tiene lugar durante la fase de acción o aplicación de los planes en la cual se necesita vigilar las correctas aplicaciones directivas y la sincronización precisa de actividades según se van sucediendo. En el ámbito de la producción, todos los esfuerzos están dirigidos a elaborar la cantidad correcta de los productos adecuados en el tiempo preciso.

- Control por retroalimentación

Son acciones que se realizan de manera posterior (se replanifica), concentrando la atención sobre los resultados pasados para controlar las actividades futuras.

De igual manera también se puede tener control por áreas:

- Control de producción

Busca el incremento de la eficacia, la reducción de costos y la uniformidad y mejora de la calidad del producto.

- Control de mercadotecnia

Cubre aspectos tales como la efectividad del grupo de ventas y de las campañas publicitarias por medio de la realización de encuestas.

- Control de recursos humanos

Su función es la evaluación de la efectividad en la implantación y ejecución de todos y cada uno de los programas de personal.

- Control de finanzas

Proporciona información acerca de la situación financiera de la empresa y del rendimiento en términos monetarios.

Técnicas de Control

Las técnicas utilizadas en el control administrativo en primer lugar son para la planeación. Como tales, demuestran la verdad fundamental de que la tarea de los controles consiste en hacer que los planes tengan éxito. Entre ellas están las siguientes:

- Técnicas Presupuestarias

En éstas, los planes, programas y objetivos se encuentran plasmados en términos cuantitativos, medibles, lo que facilita en gran manera la comparación de lo realizado con relación a lo planificado. Ejemplos de este tipo de presupuestos son: los presupuestos de ingresos, presupuestos de egresos, presupuestos de insumos y materiales, presupuesto de mano de obra, punto de equilibrio, etc.

- Punto de Equilibrio: Es una excelente técnica de control la cual permite determinar el momento en el que las ventas cubrirán exactamente los costos y los gastos operacionales básicos.

- Presupuesto de Ingresos: Se refiere al Informe Diario de Caja – en el área de ingresos – con los informes presentados por los departamentos de la empresa que dieron origen a esos ingresos.

- Técnicas No Presupuestarias

Son recursos adicionales de control que se emplean frecuentemente en cualquier empresa. Entre estas técnicas encontramos los datos estadísticos, reportes o análisis especiales, observación directa, programas de auditoría, entre otras

- Estudio de Tiempos: Implica establecer un estándar de tiempo permisible para realizar