Proceso en la Ejecución de la Auditoria Administrativa

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de aplicación*Fechas previstas de inicio y terminación

Objetivo: Expresa lo que se desea obtener al aplicar el programa, es decir, la razón de ser del mismo. Constituye la parte medular de este documento, por lo que debe ser expresado en forma clara en los siguientes aspectos:

*General *Específico

Procedimientos *Incluye el conjunto de pasos a seguir para el desarrollo de la auditoría. Algunos son de carácter general y otros de tipo particular, todos ellos descritos bajo un enfoque técnico y de una manera ordenada. El auditor utiliza un criterio para agregar o suprimir procedimientos al programa de trabajo, de acuerdo con las circunstancias particulares de cada caso. Por lo tanto, es necesario definir lo siguiente:

*Procedimientos *Alcance *Necesidades de aplicación

Personal involucrado: Es el personal que participa en la realización de la auditoría, y que entra dentro de la siguiente jerarquía:

*Titular *Supervisor *Auditor

Calendarización de actividades: Señala en forma expresa el tiempo previsto para el desarrollo de la auditoría, tanto en su totalidad como en cada procedimiento o etapa. La calendarización se indicará en la forma siguiente:

*Diaria *Semanal *Quincenal*Mensual

Clasificación de programas de trabajo

La clasificación de los programas de auditoría se basa en las variantes de contenido, aplicación y presentación, de donde se derivan los diferentes tipos de programas.*Por su contenido son generales o detallados *Por su aplicación son estandarizados o específicos

Por su presentación son verticales u horizontales

Clasificación de programas de trabajo por su contenido

Programa general: Indica en forma muy escueta los procedimientos y técnicas a utilizar en una auditoría, de acuerdo con los objetivos que se persiguen.

Programa detallado o analítico: Describe con minuciosidad los procedimientos y técnicas a utilizar. Su ventaja es que es más fácil de entender y manejar por el personal desde su inicio, independiente de su nivel

Clasificación de programas de trabajo por su Aplicación

Programa estandarizado o tipo Indica procedimientos y técnicas aplicables a diversas organizaciones y entidades (funciones y operaciones). Facilita el inicio de una auditoría

Programa Específico Se diseña exclusivamente para una situación determinada e identificable y requiere de la capacidad creativa del auditor administrativo para elaborarlo y aplicarlo.

Clasificación de programas de trabajo por su Presentación

Programa vertical Incluye los elementos ya indicados en la estructura formal: Identificación, Objetivo,

Procedimientos, Personal involucrado y Calendarización de actividades.

Ordenados de forma vertical y descendente

Programa horizontal Cuenta con los elementos estructurales de cualquier programa sólo que el tiempo lo indica de izquierda a derecha en forma horizontal.

Ventajas de la utilización del programa de trabajo

El disponer del programa de trabajo implica indudablemente una ventaja para el auditor, ya que:

*Representa una guía formal*Impulsa la participación*Permite el seguimiento*Establece un lenguaje común*Facilita la comunicación *Elimina contratiempos al cambiar personal *Permite retroalimentación *Facilita verificar y adecuar procedimientos

*Permite actuar ante imprevistos *Detecta variaciones de tiempo *Facilita la labor del supervisor*Permite corroborar la actividad realizada al final de la auditoría

Discusión constructiva del programa de trabajo

*En la discusión del programa de trabajo, interviene un grupo colegiado que se retroalimenta en forma constructiva para validarlo; para esta actividad se requiere que el auditor:

*Conozca el programa y los planteamientos generales que lo integran: Es imprescindible leer, estudiar y analizar el programa para que el desarrollo de las actividades se lleve a cabo con efectividad.

*Realice aportaciones personales: Expresa el valor agregado que el participante en esta actividad de discusión aporta para enriquecer el programa.

Seguimiento del programa de trabajo

*La aplicación del programa de trabajo requiere de un seguimiento que permita corroborar que las actividades se apeguen al mismo y verificar el avance logrado, así como la aclaración de contratiempos de interpretación de procedimientos.

*La necesidad de los cambios en el campo de acción, debido a que se obtiene información nueva o a que hay limitación de recursos, se detecta gracias a la labor de seguimiento.

Etapas de la ejecución de la auditoría. Descripción general Etapa de Seguimiento

*Representa una etapa en donde se efectúa la labor de verificar que se cumpla con las recomendaciones presentadas en el informe derivado de la auditoría, además de constatar su contribución a la eficiencia de la organización.

Proceso de la ejecución de la auditoría administrativa

Es indispensable que en el equipo de trabajo que lleve a cabo la auditoría se elija al personal idóneo con base en:

*Su conocimiento técnico,*La forma de desempeñarse, *Su discreción y ética,*Ya que por separado ninguna de estas características garantiza la efectividad en el proceso de ejecución.

*La auditoría, además de realizar una labor eficiente y eficaz, busca apegarse al concepto de calidad, que pone énfasis en la adecuación de los productos al uso que se hace de ellos, a fin de cumplir con los requisitos comprometidos con el cliente.