Titulación en Publicidad y Relaciones Públicas

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1.2 Proyecto y presupuesto para el visto bueno

1.2.1. Anfitrión

El anfitrión del acontecimiento será Oriol Hernández Parra, fundador de la empresa Alambus. Se aprovechará que los eventos de empresa son flexibles, para no ceder la presidencia al invitado de honor, que en este caso es el Presidente de la Región de Murcia. Esto se debe a que el objetivo primordial de este evento no consiste en entablar una relación interestelar con autoridades públicas, sino en darse a conocer entre los ciudadanos de Fuente Álamo, por ello se le debe de dar más importancia y protagonismo al fundador de la empresa de transportes que al anfitrión de honor. A pesar de ello, tal y como dicta el protocolo, la autoridad más relevante del acontecimiento, que en este caso es el Presidente de la Región de Murcia, va a ser quien descorra la placa conmemorativa, aunque esto ocasione que él tenga más protagonismo que Oriol Hernández.

A pesar de que el fin último de este evento sea el darse a conocer como nueva empresa de transportes, esto no quiere decir que el anfitrión no aproveche el momento para entablar una relación profesional y de interés con autoridades públicas, como son el Presidente de la Región de Murcia y el Alcalde de Fuente Álamo.

1.2.2 Lugar

El lugar escogido para realizar el evento es la sede central de Alambus, ya que la realización de este acontecimiento radica en la puesta en funcionamiento de ésta empresa.

La sede central de Alambus se ubican en el municipio de Fuente Álamo, Ronda Poniente, CP 30320 y consta de un edificio de dos plantas de 10.000 metros cuadrados (Ver mapa de las instalaciones en ANEXO 1):

- La primera planta consta una sala de recepción y de tres departamentos: atención al cliente, recursos humanos y control de transporte.

- La segunda planta está formada por un gran salón de actos, además de una sala de descanso que hace honor a la empresa, pues tiene una apariencia muy corporativa y contiene varias maquetas y fotografías de la institución.

1.2.3 Fecha

La fecha elegida para la celebración del evento de inauguración es el viernes 22 de octubre del 2015, a pesar de que en agosto ya se finaliza el proceso de las obras de las instalaciones de la empresa. Y es que, si la inauguración no se realiza en agosto es por tres motivos principalmente:

- Agosto es el mes que comprende la mayor oleada de vacaciones de verano, provocando que apenas asistan invitados al acontecimiento.

- Es un mes insoportable por su temperatura elevada. Por mucho que se ponga el aire acondicionado a máxima potencia, los pocos invitados que asistan van a estar más pendientes del clima que del desarrollo del evento.

- El acontecimiento no va a tener tanta repercusión mediática porque aunque los medios de comunicación asistan al acontecimiento porque no hay muchas noticias en el mes de agosto, lo cierto es que el ciudadano en vacaciones de verano no está tan atento a los medios de comunicación.

Por estas tres razones, la mejor elección sería esperar a septiembre para realizar el evento, ya que en ese mes los ciudadanos vuelven a sus hogares y emprenden de nuevo la rutina. Pero realmente, tampoco es buena idea realizar el evento en este mes, debido a estas razones:

- En el mes de septiembre hay muchas fiestas en la Región de Murcia: 15 de septiembre la romería de la Región de Murcia, romería de Calasparra el 7 y 8 de septiembre, del 18 al 27 de septiembre son las fiestas de carthagineses y romanos. Esto provocará que los medios de comunicación regionales no se fijen tanto en nuestra empresa, ya que tienen a su disposición mucho contenido para informar.

- Las invitaciones que tenemos que mandar a las autoridades para saber si asistirán al evento, hay que mandarlas con un mínimo de 3 semanas. Si realizamos el evento para septiembre las cartas tendríamos que mandarlas en agosto, el mes donde posiblemente la mayoría de las autoridades estén de vacaciones y no presten atención a la invitación.

- Debido a las numerosas fiestas regionales que hay en el mes de septiembre, seguramente muchas autoridades no puedan asistir al evento ya que estarán ocupados haciendo otras labores.

La causa de que el acontecimiento comience a las 11:00 y no a primera hora del día, es porque hay muchos invitados que vienen de fuera de Fuente Álamo, y es todo un detalle de la organización no hacerles madrugar a una hora tan temprana como es a las seis de la mañana, y es que, sale más productivo que el evento comience más tarde, a tener unos invitados importantes con sueño e indispuestos. Hay medios de comunicación como son Territorial RTVE, que agradecen que el evento no comience a las 9 de la mañana, ya que de esta forma, ellos tienen más tiempo para planificar su actividad. El personal de protocolo abrirá las puertas de la sede principal de Alambus desde las 8:00 de la mañana para poder atender a todos los medios de comunicación que se presenten al evento y poder atenderles en todo lo que les haga falta.

1.2.4 Diseño inicial

El acto comenzará a las 11:00 de la mañana, aunque los organizadores del evento ya estarán preparados para recibir las visitas desde las 10:00, por prevención a que algunos visitantes puedan presentarse antes de la hora prevista.

Los invitados llegarán al evento por orden decreciente de importancia, por este motivo, el Presidente de la Región de Murcia será el último en llegar al acontecimiento. Es importante establecer, que según el rango o importancia que tenga el invitado, éste será recibido por una persona u otra. Esto quiere decir que los invitados ordinarios pueden ser recibidos por auxiliares de protocolo, mientras que las autoridades públicas dependiendo de su importancia, serán recibidas por un empleado de la empresa u otro. Evidentemente, figuras tan importantes como son el Alcalde de Alhama y el Presidente de la Comunidad Autónoma, serán recibidos por el anfitrión del evento.

Seguidamente, Oriol Hernández dará públicamente la bienvenida y las gracias por la asistencia a los invitados al evento. Después comenzará el descubrimiento de placa conmemorativa que se ejecutará en la entrada del edificio, el anfitrión cederá al invitado de honor el puesto protagonista, para que éste corra el lienzo y descubra la placa. El presidente de la Comunidad Autónoma, tras correr la placa, puede decir brevemente unas palabras de agradecimiento si lo desea.

Posteriormente,