La función de compras y abastecimientos

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La función de compras es responsable del proceso de adquisición de insumos y materiales, en la cantidad necesaria con la calidad adecuada, pero también a un precio conveniente puesto a disposición de la empresa en el momento requerido.

El departamento de compras es el encargado de recibir las solicitudes de los materiales necesarios, de buscar los proveedores adecuados y de realizar las gestiones oportunas para que lleguen a los inventarios de la empresa.

En algunas empresas la función de la administración de materiales esta absorta al área de producción con sus actividades básicas.

Tipos de compras:

-Compras anticipadas: compran con tiempo el material requerido.

-Compras de emergencia: compras que se tienen que hacer fuera del tiempo normal.

-Compras excedentes: Comprar de mas

-Compras relacionadas: Puede ser material administrativo que no está ligado directamente a la producción

-Compra de elementos especiales: pueden ser herramientas, maquinaria o seminarios.

Organización del área de compras

Se puede empezar con un organigrama para especificar los puestos y delegar responsabilidades.

Al momento de organizar el departamento de compras es conveniente observar el principio del objetivo, es decir, deben de definirse los objetivos que busca este departamento.

Se debe definir su ubicación dentro de la empresa, debe de ser sencillo su proceso para llegar más fácil al objetivo, debe ser armonioso para que la información fluya con los demás departamentos, también debe ser flexible para adaptarse a cualquier cambio, definir si es descentralizada (cada departamento compra lo que necesita) o centralizada (hay un solo departamento que se encarga de las compras) y final mente debe buscar el principio de la eficiencia que es la combinación de todo lo que mencionamos.

El comité de compras es el grupo de personas encargadas de las compras.

Proceso general de las compras

Compras: solo una vez o por primera vez, solo una transacción

Abastecimiento: Toda la logística para la adquisición de materiales de la empresa.

Compras

Fase 1. Necesidad, la primera fase es identificar las necesidades de la empresa.

Fase 2. Investigación, buscar las alternativas que hay en el mercado para satisfacer las necesidades.

Fase 3. Decisión, en esta parte ya tenemos claro cuál es la oferta, hay que decidir por la mejor.

Fase 4. Acción, hacer la orden de compra a la mejor oferta.

Abastecimiento

1.- Definición de requerimientos

Comienza con la detección de necesidades y termina con la definición de producto o servicio que cubrirá la necesidad.

2.- Selección de mecanismos de compra

Definir el mecanismo de compras según la le ya establecida 19.886

3.- Llamada y recepción de ofertas

Puede ser sencilla si es en compras de catálogo pero si es gubernamental tenemos que hacer todo el proceso de licitaciones, etc.

4.- Evaluación de ofertas

En esta etapa no solo buscaremos el mejor precio, también hay que considerar los aspectos de calidad y logística.

5.- Adjudicación y formalización

En esta etapa se comunica con los actores y se hace todo el procedimiento de compra

6.- Ejecución y gestión del contrato

Es la ejecución de los contratos en donde se estipularan los métodos de pago, entrega o costos adicionales, etc.

Sistema de información de la función

Su relación con los demás departamentos se da por la Interconexión en la empresa yola eficacia que debe tener.

-Dirección. A través de reportes oportunos de las adquisiciones de la empresa

-Producción. Ambas son responsables de los costos y de tener los insumos necesarios para la producción de los productos o servicios.

-Ventas. La interacción entre estos dos departamentos es de suma importancia, ventas requiere la confiabilidad de la entrega de productos.

-Programación y planeación. Aunque se toman por separado pero van de la mano.

-Almacenes. Los dos son encargados de la recepción y colocación de los insumos.

-Contabilidad. Son encargados del correcto llenado de facturas y órdenes de compra.

La necesidad de la claridad en la información de la requisición de compra

Requisición: documento que es utilizado para la adquisición de insumos, es importante su llenado correcto para que su función sea correcta con los proveedores.

Debe contener por lo menos: persona que solicita el material, sucursal, fecha en que se elabora la requisición, numero de requisición, cantidad requerida, descripción clara del material requerido, clave, partida, unidad de medida, nombre y firma de la persona que formulo la solicitud, departamento correspondiente y observaciones.

Conocimiento de adelantos tecnológicos y detección de oportunidades

El departamento de Compras se ha estado profesionalizando, gracias a la globalización y las nuevas tecnologías, se a requerido a personas capacitadas y conocimiento del campo. Gracias a estas tecnologías los proveedores están más cerca con el presionar de un botón.

Planeación y Programación de las compras

Planeación, es el proceso