Gerencia Recursos Humanos de puestos

...

A grandes rasgos, la información que contiene cada puesto debe responder a las siguientes preguntas:

- ¿Qué actividad realiza el trabajador?

- ¿Cómo realiza dicha actividad el trabajador?

- ¿Para qué realiza dicha actividad el trabajador?

- Metodología

- Fases del proyecto

1. Contactar a las jefaturas: El primer paso es ponerse en contacto con el encargado de cada área o departamento de interés, ya que ellos seguramente manejan mucha más información y nos pueden servir de mucha ayuda para que el trabajo de investigación no sea tan pesado.

2. Identificar los objetivos: Esta fase no es nada fácil, sin embargo es esencial para que el resto sea efectivo. Aquí se debe definir claramente cuáles son los objetivos de cada departamento, los cuales nos servirán como una guía más adelante.

3. Recopilar la información: En esta etapa y con la ayuda de las jefaturas y de cada colaborador, se debe documentar cada detalle de la ejecución de los puestos y los requerimientos para cada uno. En este caso es necesario hacerlo con calma y asegurar que la información proporcionada por cada empleado sea acercada y completa, así como que sea lógica con el objetivo de cada uno.

Es aquí donde podemos realmente mejorar el desempeño de la empresa al proponer cambios e incluso consultar a los empleados sus opiniones para también presentarlas a los directivos o encargados de dar el visto bueno al manual.

4. Estructurar la información: Una vez teniendo a mano todos los datos necesarios para elaborar el manual, debemos darle forma y estructurarlo de manera que sea entendible para todos los colaboradores. Para esto podemos utilizar gráficos o imágenes si es necesario, todo con el fin de dar el mensaje lo más claro posible.

Entre los aspectos importantes a tomar en cuenta, están:

• Cuidar al 100% la ortografía y el orden.

• Incluir portada e índice.

• Utilizar en todo el manual el logo de la empresa.

• Tener la versión final tanto impreso como en digital.

5. Dar recomendaciones: En este caso no podemos comunicarlo al personal ni darle seguimiento, ya que no trabajamos dentro de la empresa. Sin embargo, sí es necesario darle estas recomendaciones al Departamento de Recursos Humanos o a quien corresponda para que ellos se encarguen de difundir la existencia del manual y facilitarlo, así como la utilización de estrategias para medir su efecto y determinar si debe ser mejorado o modificado en algún sentido.

- Diagnostico

Con la implementación de métodos como entrevistas con los empleados y a los directivos, se pudo determinar que uno de sus mayores vacíos dentro del Departamento de Recursos Humanos es un Manual de Puestos y Funciones, lo cual ha causado que el personal de distintas áreas de la empresa tengan confusiones y no tengan claras sus actividades y responsabilidades, así como el orden establecido para poder ejecutar de la manera más eficiente y eficaz, los objetivos de cada departamento y la organización en general.

- Aspectos a considerar

- Presupuesto para realizar el manual.

- Cantidad de empleados.

- Cantidad de departamentos.

- Políticas internas de la empresa.

- Congruencia de las actividades con los objetivos.

- Misión y visión de la empresa.

- Plan de acción

- Determinar que puestos van a describirse, se reunirán a los gerentes de cada departamento para informar sobre el nuevo proyecto a implementar; definir la cantidad de colaboradores que participaran y establecer quienes serán los empleados que participaran en el proceso(¿los gerentes deberán de recomendar e informar a los empleados sobre el proyecto?); se deberán de establecer fechas para poder dar inicio y para poder obtener la información necesaria de acuerdo a la flexibilidad que tenga la empresa en cuando a su rendimiento para lo cual se deberá de realizar un cronograma.¿(¿además se establecerá la herramienta más útil para la elaboración del manual? Por ejemplo: entrevista, observación, cuestionario)?

- Obtener la información de lo que se realiza en cada puesto, se realizara el análisis de los datos obtenidos, luego se realiza un borrador para que el gerente del departamento o el cargado pueda confirmar la validez del análisis realizado para luego poder definir las funciones de cada puesto con base en la información brindada por parte del gerente y los colaboradores; después de que pueda ser validado el borrador se elabora el manual de funciones del puesto; y se presentara de forma oficial el informe.

- Identificar los procedimientos que realiza cada puesto, tomando en cuenta en donde se inicia y en donde finaliza cada proceso en relación a las funciones del puesto, además de los recursos necesarios para llevar a cabo el proceso, determinara las políticas o normas que posee la empresa para poderlos ubicar dentro de los procesos a realizar y definir las acciones que se deben de implementar para poder llevar a cabo los procedimientos de forma satisfactoria, realizar el análisis correspondiente para poder definir los proceso y políticas a implementar, presentar un borrador con toda la información requerida para que el encargado del puesto pueda validarlo; y en caso de ser válido o ratificado se presentara de forma oficial el informe de los procedimientos en los puesto.

- Obtención de datos de fuentes internas de la empresa como gerentes y colaboradores, y de fuentes externas referente a lo que demandan otras empresas para el puesto; se analizara la información obtenida para establecer un perfil de puesto sobre los conocimientos y habilidades idóneas para un óptimo funcionamiento del departamento; se presentara un borrador sobre el informe a la persona encargada de ratificarlo, si el informe es ratificado, se presentara en un informe final.

- Análisis de datos

- Presupuesto

Se estima que la elaboración del manual tomara un trimestre es decir 3 meses, se contratara a un equipo