Organización de un banquetes I- ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

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C.- CARTA DE EVALUACIÓN

Al día siguiente de haber dado el servicio, la oficina de Alimentación y Bebidas, remitirá una carta de evaluación de servicio al cliente o la Empresa responsable del evento, en la cual deberán figurar todas las incidencias y pormenores que puedan haber tenido lugar durante el servicio. Es importante conocer a través de esta carta lo bien o mal que haya salido el servicio; pues ello servirá de critica constructiva, que ayudara en un futuro a mejorar el servicio.

Los que deben figurar en esta carta son:

- Nombre del cliente u organización.

- Tipo de Banquete.

- Número de personas, contratada, real y servicio.

- Fecha de su realización

- Preguntarle su opinión o evaluación de los siguientes. servicios:

Funcionamiento de servicios técnicos, luces, sonidos, aire acondicionado.

- Presentación de la comida

- Prontitud del servicio.

- Cortesía e Higiene del personal

- Exactitud con las horas de servicio.

Los calificativos serán: Pobres, regulares, bien, muy bien y las contestación de ésta correspondencia la recibirá el Gerente de alimentos y Bebidas el cual vera la evaluación y si lo estima necesario comentará sus incidencias mandará copia al Gerente General, anexándole por su parte los comentarios que sean necesarios e inmediatamente tomar las medidas de lugar.

El original de ésta correspondencia se anexara al expediente del servicio.

FACTURACIÓN

Al finalizar deberá confeccionarse la factura, haciendo constar en ella el número de invitados, precio por cubierto los conceptos extras que se hayan contratado o producido durante el servicio.

Normalmente los banquetes no se pagan al contado, ya que para el cliente resulta incómodo el venir con la cantidad de dinero tan elevada que supone el pago de un banquete; de cualquier forma en algunas ocasiones se suele pagar a través de un cheque autorizado por el departamento de crédito, por lo tanto, al finalizar el servicio se debe pasar la factura al cliente para que la firme, dando su visto bueno.

El jefe de Banquetes deberá supervisar las facturas antes de presentarlas al cliente, para ver si están correctamente hechas y si han cargado todos los conceptos contratados.

Tipos de montajes de los banquetes

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TIPOS DE MONTAJES

Auditorio:

Se realiza con sillas que deberán colocarse una al lado de la otra en hileras ya sea rectas o circulares. En este tipo de montaje puede que haya un orador con lo cuál deberá colocarse frente a la primer fila un atril o en caso que sean varios oradores se colocará una mesa de tamaño acorde a la cantidad de oradores y sillas. Si utilizamos mesa esta deberá estar vestida con mantel y pollera y deberán colocarse copas de agua y agua para cada orador.

Escuela:

Se realiza con varias mesas, tipo pupitre o bien con mesas para 2/3 personas, se montan hileras de mesas con sillas y se mantiene la línea del auditorio pero con mesas para los participantes. También puede que haya oradores con lo cual se dispondrá del atril o la mesa para varios oradores según la petición de nuestro cliente.

Montaje Cocktail:

Este tipo de Montaje es para una celebración informal, un cocktail, un cierre de evento, una comida informal (de pie). Se pueden incluir los buffets a los lados o en islas.

Montaje Tipo Cena de Gala:

Este tipo de Montaje es similar al cocktail pero con sillas y puestos en las mesas. Bodas cenas, para cualquier tipo de celebración que lleve una comida tanto buffet como servida tipo formal.

Montaje: Banquete n°1 MESA IMPERIAL:

Es un montaje para almuerzos, desayunos o cenas. El montaje de la imagen es tipo gala muy empleado para comidas especiales y homenajes despedidas de grupos y eventos. Se ha de revisar y montar muy bien este tipo de Montaje en especial el menaje de este.

Montaje: Banquete n°2 MESAS REDONDAS:

Es un montaje para bodas grandes banquetes, etc. El montaje de la imagen esta compuesto por mesas redondas con capacidad de hasta 10 comensales. Es bueno saber distribuir las mesas de manera armoniosa y vigilar su ubicación.

Directorio:

Se utiliza para reuniones de trabajo pequeñas, consiste en una mesa ya sea circular o rectangular acompañada de sillas.