Abastecimiento y Gestión de Proveedores

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- Crédito: Se evaluarán las condiciones de crédito que pueda otorgar el proveedor, considerando monto del crédito y plazos de pago.

- Precio: Se evaluará el listado de precios del proveedor, considerando valores de mercado y comparando dicho listado con proveedores vigentes en los casos que aplique.

- Plazo de entrega: El proveedor debe entregar los productos adquiridos en un plazo acorde a las características de los productos y a la ubicación física de sus instalaciones.

- Stock de productos: El proveedor será evaluado de acuerdo al volumen de productos que posea en stock, siendo esto relevante a la hora de cumplir con las necesidades del momento.

- Variedad de productos: Es importante que un proveedor tenga variedad de productos, facilitando de esta manera la compra a un mismo proveedor y agilizando el proceso en pro del cumplimiento de los objetivos de la compra, principalmente cuando afecta en el desarrollo de proyectos.

- Tecnología Online: Con la finalidad de agilizar el proceso de compras, se medirá el nivel de tecnología que posea el proveedor al momento de cotizar a través de su sitio web.

6.3.- Evaluación periódica de proveedores

La evaluación de proveedores se divide en evaluación de proveedores de insumos, evaluación de proveedores de servicios y evaluación de proveedores de servicios de capacitación teniendo la primera una frecuencia de evaluación trimestral, y para el caso de proveedores de servicios, un régimen de evaluación anual.

6.4.- Evaluación de Proveedores de insumos:

La evaluación de proveedores de insumos se divide en dos partes, siendo estas:

6.4.1- Evaluación de las compras realizadas:

Cada vez que se recepciona una compra de insumos, el Encargado de Soporte revisa que los productos adquiridos sean los mismos que los indicados en la Orden de Compra. Dicha revisión se registra en el documento conductor de los insumos, ya sea esta factura, guía de despacho u orden de transporte, mediante un timbre, el cual contiene la siguiente información:

- Garantía

- Cumplimiento de requerimientos técnicos

- Precio

- Plazo de entrega

- Calidad de la atención

- Respuesta frente a imprevistos

- Conocimientos técnicos del vendedor

Los resultados de cada evaluación de compras por proveedor son registrados en la Planilla de Selección y Evaluación de Proveedores, en caso de cumplir con el criterio exigido será ponderando con nota 7, de lo contrario con nota 1, siendo éste valor multiplicado por los factores indicados a continuación:

6.4.2.- Resultados obtenidos en el proceso de Selección de Proveedores

En el proceso de evaluación de proveedores de insumos igual se deben considerar los resultados obtenidos en el proceso de selección de proveedores, lo cual se logra ponderando los resultados obtenidos en la tabla de selección de proveedores con los resultados promedio de la evaluación de compras.

6.4.3.- Detalle de los cálculos para la evaluación de Proveedores de Insumos:

El resultado de este cálculo se almacena en la Planilla de selección y evaluación de proveedores en la hoja resumen y se ordena de mayor a menor.

Obs: Semestralmente se reevalúan los proveedores de insumos, lo cual da origen a una nueva planilla.

6.4.4.- Acciones a seguir de acuerdo a los resultados de la Evaluación de Proveedores de Insumos:

- Promedio entre 2,0 : No Cumple, por lo tanto se baja a la última posición en el Ranking de proveedores por producto y no será considerado para futuras compras, salvo que sea el único proveedor que tenga el o los productos solicitados. Si se da esta situación el proveedor es reevaluado y puede subir en el ranking.

- Promedio entre 4,0 Parcialmente cumple, se envía una carta o correo electrónico al proveedor indicando aquellos aspectos en los cuales ha sido mal evaluado y si existen otras alternativas de compras se privilegiará la compra a otros proveedores con mejor nota promedio. Y en algunos casos no requiere medida a tomar.

- Promedio entre 6,0 : Cumple Totalmente, sube a los primeros lugares en el Ranking de proveedores por producto. Si el proveedor es evaluado con nota igual a 7 se le enviará carta o correo electrónico agradeciendo la calidad del servicio.

7.- REEVALUACION DE PROVEEDORES.

La evaluación de proveedores se realizará en forma Semestralmente, y excepcionalmente cuando sea necesario se efectuará una evaluación adicional, al momento de necesitar incluir en algún proceso de compra a un proveedor que esté en los últimos lugares del ranking de proveedores. Este proceso se realizará de acuerdo a lo especificado en la Evaluación de Proveedores. Quedan exentos de esta medida los proveedores de servicios.

8.- CONTROL DE LOS REGISTROS

Identificación

Almacenamiento

Protección

Recuperación o Acceso

Tiempo de retención

Disposición Final

Orden de Compra

\\proyectos\Soporte\Compras

Departamento contabilidad junto con la factura correspondiente

Privilegios / Oficina Privada

Registro electrónico:

Encargado de Compras y Soporte

Documento impreso:

Departamento Contabilidad

Permanente

Respaldo (Disco externo, DVD)

Bodega de Documentos

Planilla de Selección y Evaluación de proveedores

\\proyectos\Soporte\Compras