Automatización en los archivos

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Existen otras causales que implican esta necesidad dentro de los archivos las cuales son:

- Espacios físicos insuficientes

- Flujos de información

- Participación de toda la Institución

- Estandarizar el uso de la información

4.- OBJETIVOS Y VENTAJAS DE LA AUTOMATIZACION.

El proceso de automatización puede llevarnos a varias finalidades en común entre las cuales podríamos mencionar algunas, como lo son:

- Mejorar el funcionamiento del archivo, esto permitirá un control más adecuado de los documentos.

- Rapidez en las consultas, al tener el control de los documentos cuando se llegue a solicitar específicamente algún documento se localizara de manera fácil y rápida.

- Precisión en el registro de información, es importante que todos los procedimientos este realizados de manera correcta, para que la precisión del registro se logre, ya que luego no se podrá tener la información correcta al alcance.

- Mayores beneficios para los usuarios de los servicios, los usuarios al tener fácil acceso a la información y ver que están respondiendo a sus necesidades siempre estarán satisfechos.

- Satisfacción de las necesidades de los usuarios, como en el punto anterior, al ver el usuario que tiene beneficios y todos los servicios funcionan el siempre estará complacido.

Estas finalidades conllevan ciertas ventajas, que nos traerían más facilidad a los procesos archivísticos dentro del archivo, entre las cuales entrarían:

- Agilizar procesos

- Reduce al mínimo tareas rutinarias

- Mejora los servicios

- Optimiza los recursos financieros

5.- NECESIDADES QUE GENERAN LA AUTOMATIZACION

La automatización es una acción muy factible que se puede llevar a cabo entre las tareas más simples, a partir de los resultados, se ha logrado disminuir significativamente fallas de tipo humano, así como se han mejorado los niveles de producción.

Se debe de desarrollar un software para archivos, es importante tener en cuenta siempre identificar los documentos o la documentación que generan y que maneja la Institución en la cual nos encontramos, así como sus flujos documentales, y las características externas e internas del documento, la mayoría de las instituciones cuentan con un archivo de trámite, de concentración e histórico, estos tres aspectos también se deben considerar al desarrollar el software.

También es importante mencionar que el sistema que se quiera desarrollar siempre va depender del tipo de archivo en el que se encuentra esa documentación, ya que al variar los tipos de archivos exigen diferentes características específicas que no se podrán manejar en general para los tres, así como se deben realizar adecuadamente las transferencias, permitiendo esto una fluidez en los documentos permitiendo que el proceso se realice adecuadamente favoreciendo a la Institución.

6.- PROCESOS FACTIBLES DE AUTOMATIZAR

Existen varios procesos dentro de la archivística que se pueden automatizar y mejorarían el estado del archivo y facilitarían las tareas en este estos procesos son:

- Gestión de Documentos administrativos

- Descripción archivística

- Control documental

- Clasificación

- Ordenación e instalación

- Consulta y recuperación de información

- Valoración, selección y eliminación

- Transferencias documentales

- Programa de documentos esenciales y prevención de desastres

- Documentos electrónicos

- Actividades administrativas: estadísticas, reportes, etc.

- Digitalización de información

7.-REQUERIMIENTOS PARA LA AUTOMATIZACION DE ARCHIVOS

Existen varios requerimientos o puntos a tratar dentro de la tarea de automatizar los cuales son:

El primero y el más importante son las Tecnologías de la Información, como ya sabemos están herramientas son de gran ayuda para toda la sociedad ya que con el paso del tiempo estas siempre están en constante actualización y renovación, esto bueno, explotar estas herramientas porque hoy en día es fundamental el saber hacer uso de ellas a favor de las labores archivísticas , es importante saber hacer uso de ellas y si no asesorarnos ya que al tener estos conocimientos se le da el uso correcto y siempre responderemos a las necesidades de las personas u organizaciones, otros requerimientos importantes son la comunicación, el derecho o especialmente la legislación.

8.- ESTABLECIMIENTO DE LA RESPONSABILIDAD DEL PROYECTO

Cuando se pretenda implementar un proyecto de organización es necesario contratar un asesor externo ya que la mayoría de las veces no se tiene el conocimiento adecuado, claro siempre y cuando se requiera porque antes de hacer esta acción debemos tomar en cuenta si es necesario o no.

Otra requisito es la integración de un comité directivo, es necesario contar con un grupo de trabajo que este bien capacitado e instruido para que se logren los objetivos del proyecto, este grupo debe tener conocimientos del análisis de sistemas y de informática. Deberá estar conformado desde el directivo hasta la parte operativa.

Por último es necesario establecer o designar a un responsable de archivo, para que tome las decisiones correctas, aunque no es una buena opción porque estaría sustituyendo sus tareas diarias por las actividades designadas por el proyecto y esto nos implicaría retraso o saturación de tareas en una sola persona.

9.- LEGISLACION

En toda iniciación o implementación de proyectos necesitamos saber cuáles son nuestras limitaciones o alcances legislativos para lo cual haremos referencia de algunas leyes estatales, entre las cuales están:

Ley de Archivos:

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