La importancia de la organización y la administración

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2. IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN

Según Agustín Reyes Ponce

1.- La organización, por ser el elemento final del aspecto teórico, recoge, complementa y lleva hasta sus últimos detalles todo lo que la previsión y la planeación han señalado respecto a cómo debe ser una empresa.

2.- Tan grande es la importancia de la organización, que en algunas ocasiones ha hecho perder de vista a muchos autores que no es sino una parte de la administración, dando lugar a que la contrapongan a ésta última, como si la primera representara lo teórico y científico, y la segunda lo práctico y empírico.

3.- Tiene también gran importancia por constituir el punto de enlace entre los aspectos teóricos, o también llamados de mecánica administrativa, y los aspectos prácticos, que el mismo autor conoce bajo la denominación de dinámica, entre lo que deben ser y lo que es.

El confundir la organización con la integración, presenta el peligro de mezclar la teoría con la práctica, lo ideal con lo real, con la consecuencia, muy frecuente de que se pierdan de vista las metas, haciendo bajar el nivel técnico de la administración, en vez de presionar para que la realidad se acomode a lo que debería ser.

Según Terry y Franklin

Todos nosotros hemos sido miembros de organizaciones, equipos, clases o grupos que estuvieron muy organizados, de igual manera, hemos sido miembros de grupos que se podrían caracterizar por ser muy desordenados. Es más probable que haya buenos sentimientos y resultados positivos de nuestra asociación con los primeros.

La organización promueve la colaboración y negociación entre los individuos en un grupo y mejora, así la efectividad y la eficiencia de las comunicaciones en la organización. La función organizadora crea línea definitiva de autoridad y responsabilidad en una organización mejorando así las funciones de activación y control del gerente.

3. OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN

Los objetivos de la organización pueden clasificarse en dos grupos: los básicos y los secundarios.

Los objetivos básicos son los siguientes:

Suplir las limitaciones. Es evidente que ningún hombre puede bastarse por sí mismo, sino que para satisfacer todas sus necesidades requiere coordinarse con otros, lo que hace necesariamente dentro de varias organizaciones.

Permitir la comunicación de los valores. No sólo nos asociamos con los demás en razón a nuestras debilidades y limitaciones sino que también lo hacemos para comunicar a los demás nuestros pensamientos, nuestros afectos, nuestra amistad, etc. Es evidente que muchas de las organizaciones a las que se pertenecen responden a este fin.

Lograr la eficacia de la acción con la mayor eficiencia posible. La eficacia consiste en lograr las metas u objetivos que se han propuesto, pero es evidente que mientras mejor nos organicemos lograremos estas metas en mejores niveles y condiciones con menor esfuerzo.

Los objetivos secundarios son los siguientes:

- Aumentar nuestras capacidades.

- Aprovechar los conocimientos acumulados en el pasado.

- Ahorrar tiempo.

- Favorecer la especialización.

4. PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN

Principio de la Unidad de Mando:

Para cada función debe existir un sólo jefe, y cada subordinado no debe recibir órdenes sobre una materia una misma materia de dos personas distintas. Suena elemental, pero algunas líneas de mano se confunde por ello, si alguien necesita girar instrucciones, fuera de la línea de mando, lo más simple será, ir a la línea de mando y solicitarlo.

Principio Equilibrio Autoridad – Responsabilidad:

Debe precisarse el grado de responsabilidad del jefe de cada nivel jerárquico, estableciéndose al mismo tiempo la autoridad correspondiente a ella. La autoridad se puede delegar, la responsabilidad sólo se puede compartir. A una autoridad dada, corresponde una responsabilidad dada (esto se da en cada nivel) corresponde a cada puesto de trabajo. La responsabilidad de ejecución de cada puesto de trabajo, no se puede delegar, sólo se puede compartir.

Principio de Equilibrio Dirección – Control:

A cada grado de delegación debe corresponder el establecimiento de los controles adecuados, para asegurar la unidad de mando. La administración no puede existir sin ninguna delegación, ya que administrar es hacer a través de otros. Si no existe control, se pierde la unidad de mando; y con el exceso de control, se distorsiona en cierto grado la actuación del trabajador.

Principio de Especialización:

Cuanto más divido este el trabajo y dedicando a cada empleado una actividad más adecuada y concreta, se obtiene mayor eficiencia, precisión y destreza. Cuando existe la rotación de puestos, se da la oportunidad de desarrollarse mejor en un campo, superándose el trabajador y por consiguiente la empresa. La división del trabajo implica especialización del mismo.

Principio de Eficiencia:

Una organización es eficiente si cumple sus objetivos, con el mínimo de consecuencias o costos imprevistos, considerando estos costos diferentes a los que comúnmente se piensa. Todas las funciones deben apoyarse completamente y combinarse, a fin de lograr un objetivo común, y no crear antagonismos innecesarios.

Principio de Unidad de Objetivos:

La organización como un todo, y cada parte de ella, debe ser juzgada en razón de su contribución a los objetivos de la empresa, cualesquiera que sean las metas de la estructura organizativa y la acción, deben ser medidas, en relación con el criterio de efectividad en su cumplimiento. Todos los objetivos y metas de departamentos (especifico) deben llevar al objetivo y meta general de la empresa.

Principio de Jerarquía:

En toda empresa la autoridad final debe estar en algún sector, y debe existir alguna línea clara desde ese punto, a todos los cargos subordinados de la organización. Por otro lado, debe reconocerse, quién representa la autoridad máxima, y quién es la autoridad