ANÁLISIS ADMINISTRATIVO EN PRESTACIÓN DE SERVICIO DE LA EMPRESA “RECTIFICADORA PALMA” EN LA CIUDAD DE QUEVEDO

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Y ¿qué se entiende por administración?

Administración: Ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales por medio de una estructura y a través de un esfuerzo humano coordinado.

Entendido esto, se tiene entonces que:

El proceso administrativo es la herramienta que se aplica en las organizaciones para el logro de sus objetivos y satisfacer sus necesidades lucrativas y sociales. Si los administradores o gerentes de una organización realizan debidamente su trabajo a través de una eficiente y eficaz gestión, es mucho más probable que la organización alcance sus metas; por lo tanto, se puede decir que el desempeño de los gerentes o administradores se puede medir de acuerdo con el grado en que éstos cumplan con el proceso administrativo.

La siguiente figura resume de forma básica lo que es el proceso administrativo, nótese la interrelación y la continuidad de las actividades:

El proceso administrativo: planeación, organización, dirección y control[pic 7]

Tal y como se muestra en la gráfica, las funciones del proceso administrativo, se encuentran en una constante interacción, lo que quiere decir, que la forma en que se desarrolle una función, repercutirá ya sea de manera directa en la ejecución de las demás funciones administrativas, es por ello, que el administrador debe ser cuidadoso al momento de diseñar la estructura de dichas funciones al interior de la organización, sin embargo, para entender la forma en que se articulan las diferentes funciones, es pertinente estudiarlas por separado, es por ello, que a continuación se estudia el proceso de planeación, organización dirección y control de manera organizada.

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Origen

El paradigma del proceso administrativo y de las áreas funcionales fue desarrollado por Henri Fayol (1916). Aunque todavía se discuta si la administración es una ciencia o, por el contrario, es arte, desde una perspectiva funcionalista se afirma que la función básica de la administración, como práctica, es la de seleccionar objetivos apropiados y dirigir a la organización hacia su logro. Lo anterior implica definir la administración como un proceso que, como tal, requiere de la ejecución de una serie de funciones. Fayol describió las actividades administrativas como compuestas por las funciones de planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar.

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Fases

Se plantean dos fases en el proceso administrativo, una mecánica y otra dinámica.

En la primera, fase mecánica, se busca establecer qué hacer y se prepara la estructura necesaria para hacerlo, comprende las actividades de planeación y organización.

La segunda, fase dinámica, se refiere a cómo se maneja ese organismo social que se ha estructurado y comprende las actividades de dirección y control.

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Actividades que lo componen

Como ya se ha mencionado, el proceso administrativo consiste de 4 etapas o funciones básicas: planeación, organización, dirección y control. A continuación una breve introducción a cada una.

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Planeación

Consiste en saber qué se va a hacer por anticipado, cuál va a ser la dirección que se va a tomar para alcanzar los objetivos de la manera más eficiente. ¿Qué se desea conseguir (objetivos)? ¿Qué se va a hacer para alcanzarlo? ¿Quién y cuándo lo va a hacer? ¿Cómo lo va a hacer (recursos)? La planeación trata de crear un futuro deseado.

Robbins y De Cenzo (p.6) afirman que planificar abarca la definición de las metas de la organización, el establecimiento de una estrategia general para alcanzar esas metas y el desarrollo de una jerarquía minuciosa de los planes para integrar y coordinar las actividades. Establecer metas sirve para no perder de vista el trabajo que se hará y para que los miembros de la organización fijen su atención en las cosas más importantes.

Proceso de Planeación

La planeación como función administrativa se puede considerar un proceso de seis pasos. (Chiavenato, 2002).

1. Definir los objetivos: establece los objetivos que se pretenden alcanzar.

2. Verificar cual es la situación actual frente a los objetivos: en este paso se debe evaluar la situación actual de la empresa, en contraposición a los objetivos deseados, verificando donde se está y que se debería hacer.

3. Desarrollar premisas sobre las condiciones futuras: las premisas ayudan a la realización de los ambientes esperados de los planes de acción u operación.

4. Analizar las alternativas de acción: este paso se refiere a la búsqueda de los recursos alternativos de acción.

5. Elegir un curso de acción entre las diversas alternativas: el quinto paso consiste en elegir un curso de acción adecuado que permita el logro de los objetivos.

6. Implementar el plan y evaluar los resultados: realizar lo que el plan determina y evaluar los resultados, para garantizar que su ejecución efectiva en la organización.

[pic 8]

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Organización

La organización es un sistema que permite una utilización equilibrada de los recursos cuyo fin es establecer una relación entre el trabajo y el personal que lo debe ejecutar. Es un proceso en donde se determina qué es lo que debe hacerse para lograr una finalidad establecida o planeada, dividiendo y coordinando las actividades y suministrando los recursos.

Robbins (p.9) explica que organizar es disponer el trabajo para conseguir las metas de la organización. Organizar incluye determinar qué tareas hay que hacer, quién las hace, cómo se agrupan, quién rinde cuentas a quién y dónde se toman las decisiones.

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Dirección

La dirección es la función que trata, a través de la influencia interpersonal, de lograr que todos los involucrados en la organización contribuyan al logro de sus objetivos. Se ejerce a través de tres subfunciones: el liderazgo, la motivación