Agenda, su utilidad

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Esto no es que analizaremos todo aquello que a lo que se ve enfrentado, sino las razones mismas de la existencia del trabajo.

Recordemos que sus objetivos son ayudar a la organización a lograr sus objetivos, y no importa que sea el jefe de administración, director de marketing, etc, su misión es colaborar a que la empresa consiga sus objetivos, tener éxito y ganar dinero.

Como primer paso examine la descripción de su trabajo. Si no dispone de tal descripción (manual de cargo, u otro documento) debería tener pese a ello una idea clara de para que fue contratado/a.

Pero puede que no, en tal situación pregúntele a alguien: a su jefe, a sus subordinados, a la sección de personal, etc. Si dispone de descripción de trabajos en su organización donde sacar de ellos una idea de qué es lo que debieran estar haciendo y, talvez (más importante aún) que no deberían hacer.

Mientras hace esto, debería ir enumerando en apartado, como ser:

- Leer y despachar correspondencia.

- Asesorar, formar, asuntos de personal.

- Reuniones (personal, proveedores, clientes, etc).

- Reuniones no programadas.

- Resolver conflictos laborales.

- Planificar.

- Efectuar y recibir llamadas telefónicas.

- Leer.

- Escribir informes

- Viajar.

Claro que estas deben ser solo un ejemplo, no más que eso, una guía de situaciones tipo, que talvez, o sin talvez deba adaptar a su situación particular.

Analizando, como se ha visto que imprescindible para organizar perder tiempo para ganarlo, estas actividades debemos calcular el tiempo necesario a emplearse en cada una de ellas, siempre visualizando cuales son los objetivos de su trabajo.

Veamos un ejemplo:

Si su trabajo se encuadra dentro del Sector Servicios, uno de sus cometidos principales puede ser responder a consultas telefónicas, por lo que cuando analice su agenda horaria con el fin de ver dónde puede ahorrar tiempo no piense en reducir el número de llamadas, sino en reducir su forma de atenderlas.

Luego de tener este listado, y analizar su importancia y distribución de cargas horarias, debe ser comparado con nuestra agenda, viendo en ella cuanto tiempo emplea en cada una de estas actividades, de tal comparación y sus diferencias surge el punto de partida que le permitirá tomar medidas para cambiar su forma de trabajo.

ANÁLISIS DE LA AGENDA

Este análisis consta de 4 Fases o pasos, que puede ser empleado para organizar la agenda personal de usted o la agenda del jefe a quien asesore:

Fase 1:

Como forma de determinar sus tareas laborales enumere las actividades que desempeña actualmente.

Fase 2:

Visualizando ese listado de actividades obtenido, debe ser reordenado por orden de importancia en relación con su trabajo, situando la más importante en primer lugar.

Fase 3:

Como forma de determinar los cambios potenciales de su empleo del tiempo, se emplearán tres columnas:

- ¿Cuántas horas a la semana emplea en cada una de las actividades enumeradas en la fase 2?

- ¿Cuánto tiempo debería emplear para estas tareas?

- ¿Cuál es la diferencia de tiempo entre A y B?

Tarea

Tiempo actual empleado A

Tiempo deseado B

Diferencia entre A y C

1.

2.

3.

4.

5.

Fase 4:

Para poder empezar a realizar los cambios en su modelo de trabajo, enumere las actividades que detecte en la fase 3 C en las que observe diferencias significativas.

Siendo este listado resultante lo que debe empezar a cambiar.

Otra forma de análisis es analizar el resultado:

Debe fijarse en las hojas de su agenda horaria y analice las actividades recopiladas en los diversos apartados.

Resultado

- ¿Qué éxito he tenido en las diversas actividades?

- ¿qué actividades no ha podido llevar a cabo con eficiencia?

Tipo de Trabajo

Este, el trabajo, debe dividirse en tres categorías:

- Las que DEBE hacer.

- Las que DEBERÍA hacer.

- Las que le GUSTARÌA hacer.

Entre estas hay que asignarle un porcentaje de tiempo a cada una de estas actividades de acuerdo con su importancia, por ejemplo:

- 75 %

- 20 %

- 5 %

Volviendo a su agenda, responda, ¿cuánto tiempo emplea en realidad en estas actividades?

Muy frecuentemente concentramos en aquello que hacemos con facilidad, o en lo que nos gusta hacer, a expensas de lo que consideramos difícil. Puede que estas últimas tareas sean las importantes, las que constituyen la pregunta ¿Cuál es mi misión?

También gracias a este estudio puede observar otras características como ser, la proporción de tiempo que emplea en:

- Trabajo Gerencial:

Planificación.

Organización.

Motivación.

- Técnicas Profesionales: