CEI Metro norte Automatización de Procesos Administrativos I

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En este caso los departamentos auxiliares serían recursos humanos y contabilidad, ya que cualquiera de los tres ejes principales de la empresa necesitan recursos materiales (contabilidad) y personas (recursos humanos) para poder llevar a cabo sus objetivos.

Sub Departamentos

Son los encargados de prestar un servicio o función a los departamentos principales, basados en las políticas y controles de calidad que cada uno de ellos tenga, pero le siguen reportando a sus jefes funcionales o de departamento.

De esta forma Contabilidad le presta el servicio de logística al departamento de Producción, cumpliendo con las exigencias y mínimos de calidad que solicite producción, pero las personas de logística le siguen reportando al jefe funcional de su área, en este caso sería contabilidad. De tal forma que el beneficiado es Producción y el encargado de llevar el control y ejecución de las operaciones sigue siendo contabilidad.

Contabilidad apoya entonces a Ventas con el servicio de Distribución, y de la misma forma que con producción, procura la mejor forma de prestarle el servicio a Ventas sin perder el concepto que el dueño del proceso es Contabilidad.

SISTEMA DE INFORMACIÓN

Este tipo de organización tan dinámica, hace que sea fundamental poseer un sistema de información.

Tener un sistema auxiliar de algún proceso que ayude a automatizar algún procedimiento.

En este caso vamos a pensar específicamente en el departamento de Recursos Humanos, quien podría tener un sistema de programación y notificación del control de la mano de obra que necesita producción para cumplir con sus picos de producción.

Jefe Funcional

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Recursos Humanos[pic 33][pic 34]

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SISTEMA DE INFORMACIÓN

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Personas / Colaboradores

EQUIPAMIENTO:

Los equipos necesarios para cumplir con las necesidades del sistema anterior son los siguientes:

- Conexión a internet, con un ancho de banda de al menos 1 Mbps.

- Rad de datos LAN para interconectar todas las computadoras que describimos en las siguientes líneas

- Red eléctrica regulada (UPS) para proteger la inversión hecha en los equipos.

- Estación de trabajo para el departamento de recursos humanos, en esta máquina se harían reportes, y se programaría la forma de contratación y pago de las personas que colaboran con la producción.

- Biométrico para el jefe funcional del área, con esto él sabe qué personas le están apoyando en el cumplimiento de las metas, también puede comenzar a recibir información sobre la puntualidad y cómo se comporta el acceso de las personas a la planta en general.

CONCLUSIONES

Las empresas tienen que tener la capacidad de monitorear su medio ambiente y también tener la capacidad para responder y adaptarse a esos cambios en el mercado, en los clientes, en las tendencias tecnológicas, etc.

Dentro de estas técnicas de adaptación al cambio podemos encontrar la reorganización misma de la empresa, en este caso se propuso una organización tipo matricial débil, en la que las áreas profesionales se cruzan con jefes funcionales de otras áreas y tenemos como resultado personas que aparentemente tienen dos jefes, pero que realmente a uno le tienen que dar información de un tipo y al otro deben de reportar información de otro tipo.

Para que cada quien se tenga que enfocar a su trabajo y nicho de conocimiento, sin tener la clásica departamentalización, en la que cada jefe funcional cree que la empresa está formada alrededor de su departamento y que las prioridades de otros no les afectan.

Esto es una situación des conexa en la que cada departamento trabaja de forma independiente, entorpeciendo la comunicación, los procesos, encareciéndolos y perdiendo de vista el objetivo principal EL CLIENTE!