DURACIÓN Y CONTROL DE UN PROYECTO

...

La curva “S” nos indica que porcentaje de avance físico de trabajo es más bajo al inicio y al final de la actividad. Este hecho se debe a que en el inicio del trabajo, se requiere tiempo para familiarizarse con la documentación, necesidades del cliente y crear el ambiente motivacional sobre el cual se desarrollará el proyecto.

Al finalizar el trabajo, el avance se reduce a medida que se desarrollan los ajustes finales, (entrega de productos al cliente, incorporación de comentarios del cliente y entrega del producto final).

En el sector intermedio, el avance debe mantener un nivel elevado a objeto de compensar los efectos del inicio y fin de la actividad. En este sector intermedio, es dónde se desarrollan los productos, asociados a las actividades, requiriendo del mayor esfuerzo o consumo de recursos, con la finalidad de lograr las metas pre-establecidas en el tiempo.

Hoy, contamos con una variedad de herramientas informáticas que tienen rutinas para calcular el pronóstico del porcentaje que completa física del trabajo, suponiendo que la ejecución es una función lineal en el tiempo transcurrido y en cualquier momento dado.[pic 2]

¿Cómo elaborarla?

Se puede elaborar con la ayuda de Excel y MS-Project. Primero se debe obtener los valores del avance programado por periodo de tiempo, es decir por cada mes de duración del proyecto, y con estos datos se puede elaborar una base de datos en Excel para poder obtener la gráfica.

La curva de avance, se elabora en dos modalidades, una curva de avance programado y también sobre este mismo gráfico, se traza la curva de avance real, durante la ejecución de los trabajos.

La curva “S” se construye a partir del Diagrama de Gantt. El porcentaje de ejecución físico, se puede expresar en función del tiempo de ejecución de las actividades, coste, horas-hombres o de cualquier otra variable que se juzgue significativa para la planificación del proyecto.

EJECUCIÓN VERSUS PRESUPUESTO

El presupuesto de un proyecto es la suma total de dinero asignado con el propósito de cubrir todos los gastos del proyecto durante un periodo de tiempo específico. El fin de la gerencia del presupuesto es controlar los costos del proyecto dentro del presupuesto aprobado y entregar las metas esperadas del proyecto.

La definición de proyecto exitoso es aquel que alcanza cuatro criterios de éxito que para los gerentes de proyectos alcancen el éxito, tienen que concentrarse en alcanzar todos esos criterios como lo son el que el alcance del proyecto sea entregado de acuerdo al cronograma, dentro del presupuesto y, que una vez entregado, llene las expectativas de calidad de los donantes y beneficiaros.

El enfoque es el manejo y control del presupuesto del proyecto a través de todo el ciclo de vida del mismo mientras se relaciona el control del presupuesto con los otros criterios de éxito. La gerencia del presupuesto consiste en una seria de tareas y pasos diseñados para ayudar a manejar los costos del proyecto, estos pasos son:

- Definir el Presupuesto.

- Ejecutar el Presupuesto.

- Controlar el Presupuesto.

- Actualizar el Presupuesto.

Gestión del Presupuesto del Proyecto

La asignación del presupuesto del proyecto se ejecuta en las etapas iniciales de la planificación del mismo, y usualmente a la par con el desarrollo del cronograma del proyecto. Los pasos asociados con la asignación son altamente dependientes tanto para la duración estimada de las tareas como para los recursos asignados al proyecto.

La asignación sirve como un mecanismo de control con el cual los costos reales pueden ser comparados versus el presupuesto.

Estimación del presupuesto

El gerente del proyecto es responsable de estimar el presupuesto requerido para cumplir las actividades del proyecto. El gerente del proyecto debe asignar todos los costos a las actividades del proyecto, y a todos los aspectos del mismo, incluyendo el costo del recurso humano interno y externo, equipo, viajes, materiales e insumos, todos deben ser incorporados. El presupuesto tiene que ser mucho más detallado y más preciso de lo que fue en la propuesta del proyecto. En el caso que el gerente de proyectos empiece su trabajo con un presupuesto contratado, tendrá que revisar las suposiciones hechas durante la etapa de la propuesta del proyecto y verificar que lo acordado en el alcance pueda ser logrado en el presupuesto del contrato.

El Gerente del Proyecto puede utilizar herramientas manuales o automatizadas para obtener en presupuesto estimado. Las herramientas de asignación pueden ser hojas de cálculo simples o una herramienta compleja de estimación del presupuesto.

Los requerimientos de recursos determinan que personas son adecuada con las habilidades y experiencia para cumplir con las actividades del cronograma de proyecto, los recursos de equipos que incluye todas las herramientas especializadas necesarias para el proyecto y materiales que incluyen una categoría más amplia de requerimientos tales como servicios de electricidad, líneas telefónicas, acceso al Internet etc. y la cantidad de esos recursos se requieren para completar el proyecto.

CONCLUSION

Se ha logrado visualizar que, en una etapa de ejecución de un Proyecto para llevar un orden e ideas claras, logran dar continuidad a la proyección de una idea, para lo cual se deben tomar en cuenta los aspectos principales del ciclo de un Proyecto.Al llevarlo a cabo se deben manejar muy bien las propuestas los recursos humanos, aportes, recursos financieros de los cuales depende un estos, la constitución de un Estudio de Mercado y Estudio Técnico son etapas cruciales para completar y concretar todo Proyecto de cualquier índole. Definir, Ejecutar, Controlar, actualizar etc. En cada paso hay que pensar más allá y estar preparados para cualquier situación que se presente, pero siempre mantener las perspectivas claras.