EL PROCESO DE DISTRIBUCION Y TRANSPORTE EN LA EMPRESA.

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A continuación una breve descripción de los incidentes más frecuentes que ocurren en el área de distribución:

- Entrega de productos equivocado: Se entrega al cliente un producto diferente al solicitado

- Entrega incompleta de mercadería: Se presentan errores en las entregas de los pedidos de productos, es decir que no se entrega el pedido completo debido a la falta de pronóstico de la demanda.

- Entrega fuera de fecha: Debido a que la empresa recepciona los pedidos de los clientes sin tomar en consideración la fecha de solicitud de entrega, existen retrasos en la entrega de los pedidos por la falta de política de despacho. Es decir, que el cliente puede hacer la solicitud de entrega con dos días de anticipación y la compañía se compromete con la entrega del pedido sin tomar en consideración si realmente cuenta con los productos necesarios para abastecer todos sus pedidos, con lo cual ocasiona el incumplimiento del compromiso con el cliente.

- Entrega de mercadería deteriorada: esto se da por la falta de planificación en la distribución de la mercadería. Los camiones son cargados con los productos inadecuadamente por el apuro en la entrega a los clientes, en las diferentes zonas de Lima.

Una de las causas de la entrega incompleta de mercadería a los clientes distribuidores es la ineficiencia de los operadores nuevos, ya que la empresa constantemente esta cambiando personal y estos confunden los productos al momento de cargar y/o no encuentran el producto requerido. Además, otra de las causas de este problema es la falta de políticas de despacho apropiadas en la empresa; pues sin lineamientos adecuados no se puede esperar cumplir con los pedidos de los clientes. Otra causa encontrada, es la falta de planificación de la demanda, la cual va ligada al plan de producción pues sin la primera no se puede realizar ninguno de los dos de manera óptima y hace que no se encuentre en stock el producto requerido para despachar en el momento correcto.

Aquí se puede observar que la empresa, por tratar de captar el mayor número de clientes, dejó de lado la planificación, asimismo, los clientes distribuidores pueden generar sus pedidos sin ningún tipo de restricción ni orden, lo cual ocasiona el desorden en el despacho de los productos.

5.3 Posibles causas de los problemas detectados.

Según lo analizado el problema que presenta la empresa se da, en mayor proporción, en el despacho a sus clientes distribuidores de provincia; lo cual genera otros problemas, como el pago de horas extra a los operarios encargados del embalaje y el despacho de la mercadería, entregas fuera de tiempo, entregas del producto equivocados (un producto por otro o el mismo producto de diferente color), entre otros. Ahora, el propósito es entregar una propuesta de mejora económicamente viable, con el fin de incrementar la eficiencia de los despachos y contribuir en la reducción de los costos en la distribución de los productos a sus diversos clientes distribuidores a nivel nacional. Dicha mejora se hará en base a la causa-raíz de los problemas. Para hallar la mejor solución al problema que presenta la empresa en el área de distribución, se agruparán las causas de los problemas. Luego de esto, se presentará una propuesta de solución para cada uno de estos problemas; asimismo se mencionarán los beneficios que estas propuestas de mejora originarían para la empresa. Para hacer esto lo más esquemáticamente posible y pueda ser analizado de una mejor manera, se elaboró el siguiente cuadro:

PROBLEMA

CAUSA RAIZ

PROPUESTA

Sobre costo del flete

Desorden en los despachos

Planificar los despachos por zonas geográficas

Entrega del producto equivocado

Equivocación en la carga de mercadería, toma del pedido equivocado

Brindar a los clientes los códigos de los productos

Entrega de mercadería fuera de fecha

Desorden de los despachos, desorden en la toma de pedidos, falta de consolidación de cargas

Establecer horas límites de toma de pedidos y días específicos para la entrega de la mercadería

Entrega incompleta de mercadería

No hay producto en el almacén disponible para el despacho

Enviar los pedidos de los clientes con anticipación

Entrega de mercadería deteriorada

Malas condiciones de almacenamiento en el almacén, falta de experiencia del personal

Capacitación al personal para la buena manipulación de mercadería

5.4 Propuesta de solución para los problemas encontrados

La propuesta de mejora presentada a continuación tiene como finalidad atacar los problemas encontrados en la empresa, de tal manera que se puedan obtener beneficios económicos y un mayor rendimiento operativo en la planta; para así mejorar los indicadores de eficiencia de la compañía. Asimismo, se busca mejorar la imagen que la empresa tiene ahora con sus clientes; pues, tras tantos incumplimientos, esta se ha visto sumamente afectada. Lo que se requiere con esta propuesta es tratar de fidelizar a los clientes actuales de la empresa, minimizar los costos y a la vez ser más eficientes en cuanto a la forma de operar, para de tal manera lograr que la compañía sea más competitiva en el mercado de muebles a nivel nacional.

Otro de los objetivos que esta mejora espera cumplir, es que sea lo más realista y factible posible, para que pueda ser adoptada por la empresa sin mayores impedimentos, ya sean económicos, de personal o de otra índole. Es por ello, que la propuesta presentada trata de ser sencilla, clara y fácil de comprender por todos los involucrados en ella, tanto clientes internos como externos; y además con una inversión mínima y con un tiempo de retorno efectivo.

Como se indicó en el punto anterior, la mayoría de problemas surge por el desorden con el que se trabaja, desde el momento que se toman los pedidos hasta la entrega del producto al cliente. Todo esto es causado por una mala planificación