“EVALUACION DEL PROCESO DE COMPRAS EN LA FUNDACION AMOR Y TERNURA DEL MUNICIPIO DE MONTERIA DEL AÑO 2016

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La compra es aquella operación que involucra todo el proceso de ubicación de proveedor o fuentes de abastecimiento, adquisición de materiales a través de negociaciones de precio y condiciones de pago con el proveedor elegido y la recepción de las mercaderías correspondientes para controlar y garantizar el suministro de la adquisición.

Para la FUNDACIÓN AMOR Y TERNURA es de vital importancia el poder lograr que la empresa en su proceso de compras tenga claramente definido cada subproceso y/o actividades, además de contar con todos los requisitos legales y normativos en lo que tiene que ver con los manuales de procedimientos del proceso, así como las políticas de este, el manual de funciones de las personas que se desempeñan dentro de este proceso, el mapa de este, la caracterización y el normo grama del proceso de compras. Todo esto porque la empresa busca dar respuesta oportuna a las necesidades de sus clientes externos e internos, cumpliendo de la manera más efectiva con su razón social.

Con base en lo anterior, surge la necesidad para la FUNDACIÓN AMOR Y TERNURA de realizar el montaje adecuado del proceso de compras y poder así responder en el menor tiempo posible y con el nivel de calidad más alto, a los requerimientos que el ejercicio de su actividad implica; partiendo de esto, al finalizar el presente trabajo se espera responder al siguiente interrogante:

¿Cuenta la FUNDACIÓN AMOR Y TERNURA con todos los documentos, manuales y políticas reglamentarios para realizar adecuadamente el proceso de compras en su organización?

- JUSTIFICACION

Al hablar de la situación actual del mercado mundial, está claro que para cualquier empresa resulta inevitable enfrentar eventualidades que implican o traen consigo la responsabilidad de tener un alto nivel de compromiso, empujándolas así mismo a ser más competentes, procurando siempre el logro de los objetivos que cada una se ha propuesto. Es por eso que una de las obligaciones que deben tener cada una de estas entidades, es estar al pendiente siempre del nivel estructural de sus procesos, además de asegurarse que cumplan con el flujo adecuado para que sean procesos acordes a lo que legales y normativamente se espera.

A nivel nacional se ha podido evidenciar en los últimos años la intencionalidad con la que se ha buscado posicionar en un mejor nivel la economía colombiana, por ejemplo los acuerdos que se han logrado con países extranjeros han traído consigo oportunidades laborales para muchas personas, pero también se ha convertido en un desafío para las pequeñas, medianas y grandes empresas del país, puesto que deben estar bien preparadas para competir con empresas extranjeras; la mejor manera que tienen estas empresas de prepararse para un mercado más competitivo es ser además de innovadoras, cuidadosas con la organización de todos sus procesos, en este caso el proceso de compras pasa a jugar un papel fundamental en la capacidad y el tiempo de respuesta de cada una de la empresas colombianas, puesto que del abastecimiento necesario y oportuno dependen la oferta de bienes o servicios de estas entidades.

La FUNDACION AMOR Y TERNURA es una entidad de carácter social que trabaja por el bienestar físico, emocional, espiritual y social del adulto mayor, satisfaciendo plenamente sus necesidades mediante productos y servicios, atendidos por personal calificado y comprometido con la dignidad del adulto mayor.

- METODOLOGIA

4.1 Definición y fundamentos del método de caso.

El método del caso es la documentación del proceso de compras de una fundación que no cuenta con él, en donde los administrativos y/o propietarios e integrantes de mismo proceso realizan actividades que no se encuentran documentadas, que les permita conocer las funciones, responsabilidades y limitaciones de cada uno. Metodología de amplitud práctica, realista de carácter integradora, utilizada como recurso pedagógico; es considerado como “método de métodos”, que permite activar habilidades fundamentales para cualquier ámbito empresarial actual, como: observación, escucha, comprensión, diagnostico – juicio, toma de decisiones, participación en procesos grupales orientados a la colaboración.

Para la realización del presente montaje de proceso se utilizara el “método de casos”, herramienta de investigación que posibilita el desarrollo de una serie de habilidades y actitudes, toda vez que permite generar un entorno de aprendizaje eficaz, práctico y realista que hacen posible comprender la naturaleza de la contabilidad en la práctica y así como del ejercicio profesional como plantea el presente caso a desarrollar, podemos servirnos de estudios de casos para obtener y documentar determinantes de una práctica existente claro está apoyados en las teorías aplicables dicho montaje.

El método de caso para éste potencializa la capacidad de desarrollo de actividades basados en un proceso documentado para identificar la tarea de cada actividad perteneciente al proceso de compras de la FUNDACIÓN AMOR Y TERNURA.

El montaje de proceso en este caso implica un solo proceso de la fundación convenida, aunque en posteriores ocasiones podría tratarse de una empresa u otra forma de organización, pero también podría ser el primer montaje de todos y cada uno de los procesos internos de la misma.

- FASE DE RECOLECCION DE DATOS

Las técnicas e instrumentos para la obtención de la información serán:

Entrevistas: Se realizará una entrevista al líder de compras de la FUNDACIÓN AMOR Y TERNURA para obtener información que permita desde su percepción hacer un esquema de cómo se lleva el proceso de compras en el momento.

Visitas. A las Instalaciones de la FUNDACIÓN AMOR Y TERNURA que permitirán observación personal de cómo se lleva el proceso hasta el momento, hacer la entrevista y aplicación de las encuestas.

- Definición de los instrumentos

El enfoque de esta propuesta es de tipo aplicativo con análisis de variables cualitativas que serán documentadas al final del montaje del proceso de compras de la FUNDACIÓN AMOR Y TERNURA. Inicialmente se hará una identificación de los integrantes del proceso de compras de la FUNDACIÓN AMOR Y TERNURA, identificando en ellos las diferentes acciones y características de la realización de cada evento, tarea subproceso del proceso de compras, haciéndose un análisis general que permita la documentación de dichos modelos aplicados. Dentro de este proceso se aplicaran una serie