IDENTIFICACIÓN DE LA TERMINOLOGÍA SOBRE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

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¿Qué es un sistema?

Conjunto de variables que intervienen, interactuando para la consecución de un objetivo.

Siempre que un conjunto de variables se interconectan para satisfacer cierto objetivo forman un sistema: si no poseen estas características, simplemente será una agrupación de elementos.

Así podemos hablar de la sociedad como sistema integral, que no solo es el conjunto de habitantes, tierra gobierno, si no que y sobre todo, esta determinado por las relaciones establecidas de estos.

Tomando en cuenta la anterior se puede comprender a la empresa- fenómeno fundamentalmente social- no solo el conjunto de recursos humanos, materiales y técnicos, sino también por la relación establecida de estos.

Los sistemas posen una organización interna, e decir, un modo específico de interconexión e interacción de su componente. Por ejemplo, el cuerpo posee una perfecta organización, por medio de la cual los órganos y aparatos se encuentran relacionados y de esa manera efectúan sus funciones en el momento que la necesitan.

La sociedad es otro sistemas que se caracteriza en su organización por las interrelaciones comerciales, sociales y monetarias; por la forma de propiedad de bienes, por el lenguaje, las costumbre, por la legislación.

En una empresa por lo pequeña que sea, y aunque carezca de organigrama, su organización está dada por las relaciones- a veces informales- que existen entre el grupo de trabajadores y el jefe.

Clasificación

Inicialmente se conocen 2 clases de sistemas: los naturales y artificiales.

Los naturales son los que encontramos en la naturaleza: los que han sido creados por el hombre, por ejemplo el sistema planetario, el sistema nervioso.

Los artificiales son los creados por el hombre, ejemplo: sistemas políticos, sistema bancario.

Los sistemas artificiales pueden ser formales e informales.

Los formales son los planeados y controlados. Los informales son los espontáneos.

Los sistemas administrativos son artificiales y pueden ser formales e informales. A través del análisis de los sistemas administrativos podemos conocer y mejorar su funcionamiento en cualquier organización.

Otra calcificación que podemos mencionar es la que se da a las empresas: sistema de la fábrica o taller y sistemas administrativos

Características generales de los sistemas

- Jerarquía limitada: cada sistema es parte de un sistema mayor y a cada una de esas partes se les denomina subsistema. Así cómo es posible aplicar unos sistemas para abarcar una perspectiva de mayor alcance, también se puede reducirlo a una versión más pequeña. La empresa u organización de negocios se considera como el sistema o “el sistema total” cuando se atiende al estudio y análisis de los subsistemas de producción, de distribución de artículos, etc.

- Interconexión de sus elementos: los elementos son entes capases de producir la acciones que debidamente combinadas pueden lograr un objetivo. La interrelación son las transacciones de los elementos de un modo que sus acciones o disposiciones conduzcan al objetivo deseado. No todas las relaciones que puedan existir entre los elementos son significativos para un sistemas, sino solo aquellas que de una forma contribuyen a los fenómenos que experimenta el elemento se integre con los fenómenos que se realizan en otros elementos para producir en conjunto un resultado característico que justifica la participación de cada elemento en el conjunto.

- Organización interna: a cada sistema en particular le corresponde una organización o una manera específica de interconexión o interacción de lso componentes que lo forman. Cuanto más complejo es un sistema, tanto más compleja es su estructura.

- Interdependencia: las partes o subtemas de un sistema son mutuamente dependientes y por lo tanto los cambios que suceden en alguno de ellos , afectaran el comportamiento de otros.

- Evolución constante: un sistema no es estático, sino que evoluciona constantemente según se lo exijan las circunstancias. La supervivencia de un sistema depende de los cambios que se le introduzcan en la medida que sea evaluado y rediseñado para adecuar su funcionamiento a los cambios que se le dan en el ambiente.

Características de los sistemas administrativos

INFORMAL

FORMAL

Evoluciona casualmente

Evoluciona de acuerdo a un plan

Su tamaños es indefinido y cada vez menos definible

Su tamaño es definido y se conoce su inicio y su termino

El numero e influencia de cada una de las variables es desconocido

Se conoce el numero de variables que intervienen en el y sus influencias de cada una

Frecuentemente se logran resultados que son incongruentes con el objetivo y con las metas, en calidad y cantidad

Se obtienen resultados previstos, se logra lo que se quiere

Se desplaza

Avanza hasta el objetivo

Los costo son más altos y cada vez se incurre en un volumen mayor de los mismos

Los costos son necesarios según lo planeado

Se ocupa mucho dinero en correcciones

Se toma el mayor numero de previsiones

Los recursos son utilizados deficientemente

Los recursos son utilizados al máximo

Nace y vive en un clima de incertidumbre.

Nace y vive en clima conocido

Elementos y operación de un sistema

Los elementos que funcionan y operacionalmente son básicos y comunes a todos los sistemas son: la entrada o insumos, el proceso de conversión o procesador, y la salida o producto

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