INTRODUCCIÓN AL ESTUDIO DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS.

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ORGANIZACIÓN LINEAL Y DE STAFF: Los ejecutivos de línea son los que contribuyen directamente a obtener las utilidades, ya sea con la fabricación del producto o la prestación de servicio, o bien, con su venta. Los ejecutivos de staff facilitan el trabajo de línea al prestarle servicios, asesoria e información y revisar su desempeño en varios aspectos. Staff significa una función de apoyo, destinada a ayudar al ejecutor. La organización de línea y de staff es el que predomina en la mayoría de las organizaciones.

STAFF O ASESOR: este tipo de autoridad es especializado para os gerentes de línea. Un gerente asesor estudia los problemas, ofrece sugerencias y prepara planes para el uso y la ayuda del gerente de línea. Por lo general el trabajo del asesor puede ser aceptado, modificado o rechazado por el gerente de línea.

SERVICIOS DEL DEPARTAMENTO DE STAFF O ASESORIA:

VENTAJAS:

- Los jefes de línea no tienen la preparación técnica especifica que requiere la eficiencia del servicio que ellos deberían realizar.

- Los jefes de línea o funcionales por lo general no tienen mucho tiempo para llevarla a cabo, de ahí que requieran de segundas manos, los especialistas por ejemplo.

- Por razones de uniformidad en su aplicación conviene encomendarle los servicios especializados a un técnico en la materia que directamente coordine y supervise el trabajo.

RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES DEL AREA ASESORA: Es muy común encontrar funciones de apoyo o de asesoria, ya sea a nivel de línea como sucede con la función de informática o bien encontrarla dentro de un área de sistemas que integre las funciones de organización y de sistemas computacionales.

UNIDADES DE ORGANIZACIÓN Y METODOS: Pueden abarcar los siguientes aspectos:

- La automatización de los apoyos administrativos como el secretarial , agenda de labores, etc.

- La administración e interrelacionan adecuada de los sistemas que permitan unificar las fuentes de información y su consulta, que coadyuven al cuadro directivo a la toma de decisiones.

- La determinación adecuada de los apoyos automatizados de comunicación y procesamiento de la información que propicie la explotación equilibrada de esta.

- La distribución de la información en un ambiente informativo dentro de un marco de seguridad y control idóneo.

MODERNIZACION DE LAS OFICINAS.

1) ADMINISTRACIÓN Y TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN:

Aquí se plantea la organización de la unidad en la que destacan los objetivos, políticas, estrategias tácticas y funciones. Los recursos humanos de acuerdo a sus perfiles se asignan a los proyectos o actividades que atenderá esta arrea.

Derivado de los diagnósticos que se obtengan en los estudios que se realicen en las áreas de la institución, se elaboraran e implantaran las políticas y procedimientos necesarios.

2) FUNCIONES GENÉRICAS DE UNA UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS.

- Elaborar programas que normen el curso de acción en la planeación de procesos y métodos tendientes a mejorar la operación de la empresa.

- Colaborar en el diseño y elaboración de programas de operación, egresos e ingresos que conforman la planeación de la empresa.

- Programar los estudios que se realizaran en la unidad, usando las técnicas análisis administrativos más idóneas.

- Lograr que todo el personal de la empresa colabore y participe a afecto de analizar, estudiar e implantar mejores sistemas de trabajo.

- Asesorar las áreas de la empresa que lo soliciten

- Dirigir y revisar las actividades de la unidad

- Determinar la responsabilidad y autoridad de los analistas

- Coordinar la presentación de los nuevos proyectos a los diferentes usuarios.

3) SISTEMAS EDP (PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS):

- Elaborar y mantener un plan maestro a otro y largo plazo para los servicios de la computadora a las áreas técnicas administrativas, financieras y de distribución de la empresa.

- Determinar las oportunidades y exigencias futuras del sistema EDP para toda la empresa.

- Dirigir la selección y entrenamiento de un personal eficiente y capacitado.

- Coordinar la integración de sistemas administrativos a sistemas electrónicos.

- Planear y desarrollar sistemas de información basados en computadoras que permitan manejar la información ágil y eficiente.

ESTRUCTURA DE LA UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y METODOS.

UNIDAD DE CONTROL DE GESTION

Su objetivo es concentrar los elementos necesarios para controlar el cumplimiento de las metas establecidas y de los objetivos fijados en el programa de trabajo.

Funciones:

- Llevar a cabo el seguimiento de los proyectos que realizan las áreas que conforman una dirección, una subdirección, gerencia, etc.

- Proporcionar la información necesaria para la toma de decisiones

- Fortalecer los mecanismos de comunicación y coordinación entre las diferentes áreas

- Detectar oportunamente los problemas y desviaciones

- Mantener actualizados los estándares de documentación y proporcionar el apoyo organizacional

- Agilizar el desahogo de asuntos en forma efectiva.

- Reporta avances

- Entrega y evalúa el programa de trabajo

La unidad de control de gestión es, participativa, integral, dinámica, total y flexible

EL ANALISTA DE SISTEMAS.

Es la persona que planea sistemas de información para la administración, analiza su funcionamiento y diseña el mejoramiento de estos. Existe similitud entre al administrador y el analista de sistemas, porque el administrador necesariamente