METODOLOGÍAS Y FASES PARA EL DISEÑO DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

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- La revisión de análisis del actual.

- Un breve estado de problema. El diagnostico de los verdaderos problemas que se hayan encontrado.

- Una lista de información adicional que requiere para la fase de diseño.

El trabajo profesional de un sistema debe proporcionar soluciones efectivas a los problemas detectados en las fases dentro de una organización. Los problemas aparecen cundo un director, gerente o usuario haya notado que algo anda mal. El usuario necesita ayuda para elaborar una decisión planeada e implementarla. En este caso consultara a un profesional en sistemas, quien esta acostumbrado a tener una visión general sobre la solución de problemas. El papel del profesional en sistema consiste en hacer preguntas de profundidad al usuario que tiene el problema, para tal efecto se hace acompañar de personal que pueda servir de ayuda para reconocer y definir el verdadero problema.

El analista del sistema realiza una serie de preguntas para así detectar cuales son las fallas.

- Como apareció el problema

- Quien es el gerente que detecto la irregularidad y axial tomar las decisiones importantes para resolverlo

En esta fase es importante un análisis donde se deben considerar los requerimientos del usuario.

- Barreras y Requerimientos de Usuarios y del Equipo de Trabajo

Esta etapa tiene por objeto conocer el punto de vista del usuario y sus necesidades en términos de nuevo sistema. El profesional en sistemas diseña el nuevo sistema para los usuarios y no para el mismo, o para la computadora. Por lo tanto, debe considerarse como piensa el usuario que esta siendo afectando. La mayoría de las veces los usuarios tienden a ver la solución desde su particular punto de vista, y no desde el que corresponde al sistema total. Considerando que la operación del nuevo sistema dependerá de ellos, es necesario coordinar los diferentes puntos de vista en una posición integral.

- Fase III

- Definición del Sistema Total (El ciclo lógico del sistema)

- Como primer paso, la definición del sistema total bajo el concepto “ciclo lógico de sistemas”

- La definición de los objetivos del sistema total usando un criterio económico con el cual el sistema alcanzara sus propósitos. Los siguientes objetivos deberán de ser aceptados por todos los participantes para lograr su futura cooperación

- La identificación de los principales subciclos dentro del sistema total.

- La elaboración de un diagrama del ciclo lógico de un sistema.

Dentro de esta fase deben vincularse los requerimientos del usuario con las necesidades de la gerencia para la toma de decisiones.

- La Percepción de la Gerencia

Como determinar sus necesidades de información (entrevista). Los usuarios de un sistema tienen necesidades que no aparecen en la documentación que se ha analizado, estas necesidades o deseos tal vez entren en conflicto con el punto de vista personal del trabajo de diseño. El nuevo proyecto de sistema debe incluir lo que los usuarios necesitan para procesar las transacciones del sistema, analizando las metodologías en el diseño para así proporcionar una información necesaria para alimentar a otros sistemas esta fase debe vincular lo que ellos quieren y desean en relación con los planes y objetivos de la dirección y asegurar que estas necesidades coincidan con el diseño del sistema, para que así el profesional del sistema pueda distinguir entre una necesidad de información y un deseo del usuario. Estos a su vez se encargar de realizar unas series de entrevistas al personal clave, para determinar las necesidades de información que serán integradas en el diseño.

- Diseño Integral del Sistema

Con la determinación del sistema lógico del sistema, los objetivos en términos precisos, la identificación de las necesidades de información del usuario y el inventario de recursos disponibles, así como las limitaciones propiamente identificadas, representan el recurso básico para respaldar el esfuerzo creativo del diseño integral del sistema.

Este diseño debe hacerse en modulo integrados (esto lo que se conoce como la arquitectura del diseño profesional de sistemas. El nuevo diseño tiene que mostrar a los usuarios como se lograra satisfacer sus necesidades de información, desde la captura de datos, su validación y flujo de actividades.

Esta fase incluye las siguientes acciones:

- El desarrollo de los objetivos básicos del nuevo sistema.

- El desarrollo de los requerimientos de información de entrada, salida, reportes y control que serán implantados en el nuevo diseño.

- El desarrollo de un diagrama horizontal o de los bloques que muestren la función integral modular del sistema.

- La lista de un mínimo de tres políticas que ayudaran y soportaran el funcionamiento del nuevo diseño.

El desarrollo del sistema técnico de ingeniería estará basado en el concepto computarizado de base de datos. “Este tendrán la finalidad de crear un modelo que garantice la funcionalidad del sistema”

- Los Modelos de los Sistemas Administrativos

Dentro de la metodología para el diseño de un sistema administrativo los mismos deberán regirse por operaciones iníciales una vez probado y autorizado el modelo, mediante dos etapas las cuales son:

- Proporcionar por anticipado documentación adecuada y entrenamiento al personal.

- Involucrar en el equipo de sistema a un representante del usuario para que tenga un profundo entrenamiento de la filosofía del sistema y se eviten tergiversaciones y demoras.

En la metodología y el diseño de sistemas administrativos aparecen normalmente dificultades, sin embargo un buen diseño de un sistema asegurara que estos pequeños percances o molestias sean mínimos, y que las operaciones avancen de acuerdo con los planes ejecutados

- Importancia de las Fases para la Solución de Problemas dentro de una Organización

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