Organización administrativa de empresas

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- Principio de las funciones de línea y de staff

Se debe definir de la manera más clara posible, no sólo en lo que se refiere a la cantidad de autoridad atribuida a cada persona u organismo, sino también a la naturaleza de esa autoridad. Este principio conlleva la distinción entre autoridad de línea y autoridad de staff, o mejor dicho, entre las funciones de línea y de staff dentro de la empresa.

Las funciones de línea son aquellas directamente ligadas a los objetivos principales de la empresa, en tanto las funciones de staff son aquellas que no se encuentran directamente ligadas a esos objetivos. El criterio para distinguir la diferencia es la relación directa o indirecta con los objetivos empresariales y no el grado de importancia de una actividad sobre otra.

IV.- DISEÑO DE UNA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

El diseño organizacional es el arte de organizar, diseñar y administrar una organización, con la finalidad de facilitar las tareas a realizar o funciones y así mismo generar un clima organizacional significativo dentro de ella y de esa forma lograr la eficiencia, productividad, eficacia y competitividad.

El gran reto de todos los gerentes de una organización es el crear una organización con características ya mencionadas y de esta forma lograr tener una empresa que genere rendimientos; en este mismo tenor los gerentes deben de realizar la construcción de una estructura fuerte con cimientos bien definidos, en donde los puestos de trabajos o departamentos se encuentren bien establecidos con el fin de lograr los resultados deseados y cuando se busca la creación de una estructura organizacional dentro de la empresa son varios los aspectos que se deben tomar en cuenta, como lo son los modelos a implementar (modelos mecánico y orgánico).

Dependiendo del tipo de empresa y del entorno en el que se encuentre la misma, es el modelo que se debe aplicar, un modelo mecánico se debe implementar en entornos estables, una de las características fundamentales es que no se consideran a las personas como tales, sino como piezas que encajan perfectamente y trabajan en coordinación y sinergia. De la misma forma se observó que para entornos cambiantes y turbulentos es necesario aplicar el modelo orgánico, en donde existe una relación informal y en donde usualmente los encargados consultan a los subordinados en cuanto a toma de decisiones.

Otros de los aspectos que se deben tomar en cuenta para la creación de una estructura organizacional es el tamaño de la organización, la tecnología que se implementa y el ambiente que prevalece; el tamaño de la organización nos dice que tipo de modelo se aplicará, un ejemplo es, si la organización es grande es lógico que la aplicación de un modelo orgánico va a llevar a la organización a conflictos por qué no se podría asumir una comunicación entre cada persona que esté involucrada dentro de la empresa, cuando se habla de la tecnología se tiene que analizar el avance tecnológico que se tiene dentro de la empresa y de esa forma tomar en cuenta los criterios para la creación e implementación de nueva tecnología.

Cuando se habla del ambiente de la empresa, se debe de tomar en cuenta el entorno de la empresa, muchas de las veces la competencia nos lleva a tomar decisiones de cambio que pueden servir para la mejora continua.

Para la creación de una estructura organizacional es necesario implementar el modelo que más se adapte, sin antes haber analizado el tamaño de la organización, la tecnología y el ambiente, es necesario aplicar sistemas de gestión de calidad así como también la innovación; al tener productos o al dar un servicio de buena calidad e innovador estaremos estandarizando nuestros sistemas y fortaleciendo nuestra organización y de esta forma lograremos una organización productiva, competitiva y de constante crecimiento.

Existe un conjunto de factores indispensables de tener en cuenta a los efectos del diseño de estructuras a crear o para el re - diseño de estructuras vigentes. Estos aspectos o factores que deben considerarse con particular atención cuando sea necesario diseñar una estructura que esté adecuada a las necesidades de la propia Organización y al entorno que la rodea son:

1- MECANISMOS DE COORDINACIÓN: Son los mecanismos que permiten que las partes componentes de la Organización se "COMUNIQUEN"; no sólo a través de los canales establecidos, (comunicación formal), sino también a través de las relaciones "cara a cara" que surgen dentro de la misma, (comunicación informal), y de esta manera coordinen su accionar para el logro de los objetivos, metas y programas de esa Organización.

1.1 - AJUSTE MUTUO: o adaptación recíproca. Sirve para alcanzar la coordinación en el trabajo mediante el proceso de comunicación informal o "cara a cara".

1.2 - SUPERVISIÓN DIRECTA: Contribuye a lograr la coordinación necesaria porque existe un individuo, (jefe), que toma la responsabilidad individual por el trabajo de otros individuos, (subordinados), y ejerce una acción de control sobre el trabajo de los mismos. Control que realimenta el proceso de coordinación.

1.3 - ESTANDARIZACION: Se ocupa de lograr la coordinación a través de descripciones, de especificaciones técnicas sobre el trabajo, el producto y las tareas pertinentes contribuyendo de esta manera al afianzamiento del trabajo operativo, de la información y de la decisión. Puede ser de tres tipos:

1.3.1- Del Proceso De Trabajo: Se logra a través de especificar y programar los contenidos de cada trabajo, de cada tarea, permitiendo su evaluación y control tendientes a lograr una mayor eficacia de la Organización.

1.3.2- Del Producto: Se alcanza cuando el producto, resultado del proceso de producción está claramente definido a través de especificaciones técnicas de diseño, calidad y performance.

1.3.3- De La Habilidad Técnica: Se consigue cuando el entrenamiento, la capacitación requerida para la ejecución de un trabajo están establecidos en una descripción de puestos de trabajo y existe un programa de desarrollo de personal que permita encarar el reclutamiento, selección y entrenamiento de las personas que van a ocupar esos puestos de trabajo previamente determinados. Estos mecanismos de coordinación se sirven de las Herramientas de Organización disponibles tales como Organigramas, Manuales de Organización, Manual de Procedimientos, Gráficas de Gantt, de Camino Crítico, Circuitos Administrativos, de Procesos, Pliegos de Especificaciones Técnicas, Descripciones de Puestos, Manuales de Cargos, etc. Herramientas y Técnicas