Auditoria administrativa. Empresa Moti Digital, S. De R.L de C.V.

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PREPARACION DEL PROYECTO DE LA AUDITORIA

Propuesta:

Realizar una Auditoria administrativa.

Alcance:

Área administrativa.

Antecedentes:

La empresa “Moti Digital“, no había realizado antes algún tipo de auditoria en algún área de la organización.

Objetivos:

- Establecer un plan de trabajo claro y detallado que permita la realización satisfactoria de la auditoria administrativa en tiempo y forma.

- Concientizar al Administrador general, de la importancia de llevar a cabo una auditoria administrativa que permita mejorar alguna área de oportunidad de la empresa “Moti Digital “.

- Identificar las debilidades que presenta la organización actualmente en el área administrativa (etapa de organización del proceso administrativo) para poder así analizarlas y lograr erradicarlas.

- Generar una serie de recomendaciones y acciones a implementar en el área administrativa para que la empresa “Moti Digital “, logre cumplir con sus objetivos tanto a corto, mediano o largo plazo.

Estrategias:

- Se trabajará en conjunto con la empresa “Moti Digital “, logrando su colaboración para la realización de esta auditoria administrativa.

- Se establecerá un plan de trabajo detallado que especifique el cómo se llevara a cabo la auditoria administrativa.

- Se realizaran visitas a la empresa, para ver que se cumpla con los objetivos propuestos.

Justificación:

El área administrativa funge como una de las más importantes en la organización, ya que de esta depende que la actividad de Moti Digital, en lo general se realice de la mejor manera posible. Gracias a esta auditoría, se podrá identificar todos aquellos aspectos que estén imposibilitando el adecuado funcionamiento del área administrativa.

Acciones:

- Realizar las visitas pre-establecidas de acuerdo con el plan de trabajo.

- Recabar toda la información necesaria a través de cuestionarios y entrevistas realizadas tanto al director general como a los empleados correspondientes al área administrativa, ya que es aquí donde nos enfocaremos. A su vez aprovecharemos para dar paso a la observación directa.

- Revisar si los hubiere todos aquellos documentos que puedan ser de utilidad en la recolección y análisis de información.

Resultados:

Con estas actividades y con esta forma de trabajar se pretende conocer cuál es la forma en que la empresa auditada lleva a cabo su etapa de organización. Como se ha estado mencionando se lograran estos resultados a partir del análisis de la información en lo referente a la estructura organizacional, división y distribución de funciones. A su vez también pretendemos detectar aquellos factores que delimitan el adecuado desempeño del personal administrativo en la organización.

Una vez obtenido los resultados esperados, propondremos un plan de acción que se adecue a las necesidades específicas de esta empresa pero sobre todo en la etapa de organización que es donde nos estamos enfocando. Y con esto lograr que el director general implemente las acciones propuestas a la empresa, con el fin de que pueda convertir sus debilidades en fortalezas y asegurar un óptimo desempeño que es lo que toda organización desea.

INSTRUMENTACION:

Recopilación de la información:

Durante esta etapa de la auditoria, se llevó a cabo la selección de los diferentes elementos que nos ayudaran a hacer el levantamiento de la información útil para nuestro trabajo.

Las herramientas que utilizamos fueron:

- Cuestionarios

- Entrevista

- Observación directa

- Investigación documental.

Cuestionario:

Se realizaron tres tipos de cuestionarios de acuerdo al nivel jerárquico en que se ubican los empleados a evaluar, se diseñó un cuestionario para el director general, uno para los supervisores y uno más para los empleados, de manera que las preguntas pudieran ser entendidas fácilmente y así, la información obtenida fuera de utilidad para cumplir con los objetivos planteados previamente.

Entrevista:

Se realizó un conjunto de preguntas abiertas para evaluar la situación actual de la empresa desde el punto de vista del máximo dirigente, y así poder conocer sus perspectivas, estrategias entre otros factores importantes.

Asimismo se realizó esta actividad para hacer una comparación entre los datos obtenidos directamente del director general referentes a la manera en la que están organizados, los antecedentes y situación actual, y el clima o cultura organizacional, frente a los obtenidos de los supervisores de cada área.

Investigación documental:

Se utilizaran los documentos necesarios para la obtención de la información, tanto fuentes bibliográficas y a su vez con el apoyo de internet se obtuvieron datos útiles para nuestro trabajo.

Programa de la auditoria

ACTIVIDAD

FECHA

TIEMPO

RECOMENDACIONES

Investigar cuál es la historia, misión, visión, valores de la entidad

7/11/16

1 hora

Sin recomendaciones

Solicitar al administrador general una visita guiada a las instalaciones y también el organigrama para conocer de autoridad dentro de la empresa

8/11/16

3 horas

Sin recomendaciones

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