“SERVICIO DE ASESORÍA Y CONSULTORÍA: ANÁLISIS DE TRABAJO Y EVALUACIÓN ORGANIZACIONAL DE LA EMPRESA GLORIA S.A”

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- Análisis y descripción del proceso

El proceso con el que deben cumplir los administrativos, deben estar documentados dentro de un macroproceso. Se debe describir dónde se ubica este proceso y los procesos de soporte en la Cadena del Valor. Asimismo se debe determinar la Matriz de Gestión de Indicadores (cumplimiento del nivel de servicio de proveedores, entrada de mercaderías/órdenes de compra realizadas, N° Documentos firmados/ N° Documentos totales, etc.) y determinar además, actividades claves así como entradas y salidas claves (caracterización de proceso).

- Identificación de estándares y rutinas

En esta Etapa aplicaremos: CICLO SDCA ó GESTION DE SOSTENIBILIDAD

Es un sistema de mediciones que puede indicarnos si la imposibilidad de obtener el resultado deseado de manera estable, se debe a un funcionamiento deficiente de los estándares* (están mal elaborados) o en la práctica que los estándares no se han puesto en práctica según lo planificado (mal ejecutados).

Objetivo: Asegurar un efectivo, repetible y consistente método de hacer una tarea/actividad/proceso.

Elaboración de estándares y rutinas: Junto con poner en marcha el ciclo SDCA (Estandarizar, Ejecutar, Verificar, Actuar), debemos tener un adecuado proceso de Estándares de Rutinas, el cual nos entrega una forma acordada, común y efectiva de ejecutar una tarea. Emplearemos las siguientes metodologías:

- Metodología 5W1H:

- ¿Por Qué? Para asegurar un proceso estable mediante la correcta elaboración y ejecución de estándares*.

- ¿Qué? Diferentes personas deberían ser capaces de ejecutar el mismo proceso/ actividad/tarea y obtener el mismo resultado bajo circunstancias similares.

- ¿Quiénes? Personal del área de compras.

- ¿Cómo? A través de un ciclo de mejora continua.

- ¿Dónde? Donde se ejecute una tarea posible de estandarizar.

- ¿Cuándo? Cuando se ejecutan estándares (1)

(1)Estándares: instrucciones, especificaciones, parámetros técnicos, planes de monitoreo, etc.

- Metodología SDCA:

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(S) Estandarizar

- Observar e identificar tareas, pasos de procesos

- Identificar pasos redundantes e innecesarios y simplificarlos

- Identificar y acordar una ejecución común

- Documentar el estándar de rutina acordado

(D) Ejecutar

- Comunicar, entrenar y aplicar el estándar.

(C) Verificar

- Verificar efectividad, validar y regularmente revisar y actualizar

- Actuar

- Analizar anomalías (GSTD, ir y ver, pensar, hacer, etc.)

- Ejecutar acciones correctivas (cadena de ayuda, nuevos estándares)

4. Metodología de Desarrollo del Proyecto de Consultoría

Para el caso específico de la empresa GLORIA S.A., emplearemos conceptos metodológicos del sistema LEAN la que debe tener en cuenta los 3P como elementos claves para garantizar el éxito de la iniciativa.

- PURPOSE (LA FINALIDAD): del objetivo. La intención debe ser estratégica. Necesitamos un objetivo común en el cual concentrar los esfuerzos.

- PROCESS (EL PROCESO): enfoque sistemático y estructurado. Existen numerosos procesos de mejora (PDCA, A3, 8D).

- PEOPLE (LAS PERSONAS): Las personas con su motivación y habilidades mueven cualquier iniciativa de transformación en una organización. Por consecuencia, necesitan conocer y compartir la finalidad (Purpose) y apoyarse en unos procesos definidos (Process). Necesitamos fomentar su capacidad creativa, cognitiva y organizacional basada en el respecto de sus compañeros.

Emplearemos la Metodología DMAIC 6 Sigma, como parte del concepto metodológico o sistema LEAN.

4.1 Metodología DMAIC: La Metodología Única para Proyectos de Mejoramiento y Solución de Problemas en el marco de la mejora continua.

Es una herramienta de la metodología, enfocada en la mejora incremental de procesos existentes.

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ETAPA 1. DEFINIR:

Tiempo de desarrollo: Primera semana de inicio del proyecto.

Objetivo: Definir el propósito del proyecto su alcance y obtener antecedentes del proceso.

Salida: Una declaración clara del mejoramiento perseguido y como va a ser medido.

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ETAPA 2 MEDIR:

Aproximadamente 30 días a evaluar dependiendo de la cantidad de actividades y procesos que realizan el personal de las áreas.

- Objetivo: Enfocar el esfuerzo de mejora mediante la recolección de información de la situación actual (Items 2, y 3).

- Salida: Datos que indiquen de manera precisa la localización o la ocurrencia del problema o problemas.

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ETAPA 3 ANALIZAR:

- Objetivo: Identificar causas raíz y confirmarlas con datos.

- Salida: Una teoría que debe ser probada y confirmada.[pic 7]

ETAPA 4: MEJORAR

Objetivo:

- Desarrollar, probar e implementar soluciones que ataquen las causas raíz

- Usar datos para evaluar tanto las soluciones como los planes usados para ejecutarlas.

Salidas: