TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

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Administrador del Programa:

Es el responsable de complementar los estimados entre los proyectos que componen el programa.

- Complementar las estimaciones del proyecto que genera los administradores de proyectos.

- Trabajar en la definición de expectativas para los interesados acerca de las estimaciones, supuestos y riesgos.

Estimador(es):

Individuo o grupo de trabajo responsable de la estimación del proyecto. Puede ser miembro del equipo del proyecto, identificado como experto en el área que está siendo estimado.

- Crear el recurso de la actividad y las estimaciones de duración de las actividades.

- Documentar las suposiciones y riesgos.

Alta dirección / patrocinador del proyecto

Individuo o grupo que revisa y aprueba el presupuesto del

Proyecto.

- Revisar y aprobar el presupuesto del proyecto.

- ¿Qué se considera un Rough Order of Magnitude?

Se considera como un cálculo estimado (no exacto) del costo total de un proyecto; este costo total incluye el tiempo, los recursos y los riesgos asociados a un proyecto.

Este cálculo determina si tiene sentido continuar un proyecto, o se debe realizar un análisis de costo - beneficio.

- ¿Cuál es la relación existente entre el nivel de avance del proyecto y la precisión de las estimaciones?

Al inicio de un proyecto, se tiene una limitada cantidad de información, por lo que la estimación puede ser menos precisa, por lo tanto, a medida que la planeación del proyecto avanza y la información mejora en calidad, la estimación aumenta en precisión, es decir, la estimación es más precisa a medida que avanza el proyecto.

- ¿Cuál es la relación existente entre los riesgos del proyecto y la precisión de las estimaciones?

Teniendo en cuenta que las estimaciones se crean a partir de supuestos, los riesgos asociados al proyecto tienen que ser identificados y gestionados durante todo el proyecto, con el fin de que los riesgos sean ampliamente mitigados y controlados.

- ¿Cuáles son las características de una buena estimación?

Las características de una buena estimación son las siguientes:

Tabla 4. Características de una estimación.

ESTIMACIÓN

CARACTERÍSTICAS

Clara identificación de Tareas

El estimador debe contar con la descripción, las reglas del juego, los supuestos y las características técnicas y de rendimiento. Las condiciones y limitaciones estimadas, debe ser claramente identificada para asegurar la preparación de un documento de estimación apropiado.

Amplia participación en la preparación de las estimaciones

Todos los interesados deben involucrarse en la decisión de las necesidades de la misión y los requisitos y en la definición de parámetros y otras características.

Datos válidos y disponibles

Numerosas fuentes datos adecuados, relevantes y disponibles, debe ser utilizada.

Estructuras estándar para la estimación

Una EDT, incluyendo todo el detalle disponible, puede ser usada para refinar el costo estimado y el alcance se hace más definido. La EDT asegura que ninguna parte de la estimación será omitida.

Previsiones para incertidumbres programadas

Incertidumbres deben ser identificadas y las contingencias previstas, para cubrir el efecto del costo de los gastos conocidos.

Reconocimiento de la inflación

El estimador debe asegurar que los cambios económicos, como la inflación, son adecuadamente y realísticamente reflejados en la estimación del ciclo de vida.

Reconocimiento de los costos excluidos

Todos los costos asociados con la solución deben ser incluidos, cualquier exclusión de costos debe ser declarada y justificada.

Revisión independiente de las estimaciones

Llevar a cabo una revisión independiente de la estimación es crucial para establecer la confianza en la misma, el revisor independiente debe verificar, modificar y corregir una estimación para asegurar realismo, completitud y consistencia.

Revisión de estimaciones para cambios significativos al proyecto

Las estimaciones deben ser actualizadas para que reflejen los cambios en los requerimientos de diseño de la solución. Grandes cambios que afecten los costos, pueden influenciar significativamente las decisiones del proyecto.

- ¿Hay prácticas de estimación diferenciadas en diferentes industrias?

Las diferencias se presentan en las unidades empleadas o métricas que se usan para la estimación de los costos, y en algunos casos, los modelos utilizados para determinar el tiempo varían de una industria a otra.

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CONCLUSIONES

Se observa a través de la elaboración del trabajo, la relación intrínseca que existe entre las estimaciones (tiempo y costo), tanto con los riesgos y lo avanzado de la información del proyecto.

Una empresa, cualquiera que sea ella, debe invertir en excelentes profesionales de estimaciones, tanto del tiempo como del costo, pues de su análisis depende gran parte el éxito de cualquier proyecto que se desarrolle.

La planificación de su presupuesto debe tener siempre en cuenta los riesgos identificados del proyecto para evitar sorpresas o quizás la quiebra de una empresa.

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BIBLIOGRAFIA

Lledo, P. (2013) Director de proyectos: Cómo aprobar