TEMA- DIAGNOSTICO ADMINISTRATIVO.

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- Problemas típicos a investigar

Los problemas más comunes en los cuales las organizaciones utilizan el diagnostico administrativo están los siguientes:

- Problemas de adaptación a los cambios generados en el entorno de la organización.

- Problemas en la conducción superior relativos a:

- Objetivos (existencia o claridad de los mismos).

- Políticas (existencia o claridad)

- Existencia o no de regulación en la organización y los aspectos que se encuentren relacionados.

- Capacidad gerencial

- Efectividad en la ejecución de los planes.

- Problemas de organización y funcionamiento:

- Aspectos relativos a la comunicación.

- Compromiso de los miembros de la organización y la gerencia.

- Coordinación.

- Problemas de recursos:

- Recursos humanos

- Recursos financieros

- Recursos materiales

Es importante mencionar, que una empresa necesita para su funcionamiento una adecuada dosificación combinada de los tres tipos de recursos, estableciéndose prioridades en función de la naturaleza misma del trabajo, pero dándole a cada uno (de los recursos), la importancia que reviste dada la naturaleza propia de ellos.

- Deficiencias

Las deficiencias de cada empresa pueden ser distintas, pero existen la de carácter interno y externo. Dentro de las deficiencias internas están: objetivos confusos, inadecuada división del trabajo, excesivo tramo de control, comunicación deficiente, toma de decisiones lenta, entre otras. Y las externas, podemos mencionar algunas importantes como: avance científico y tecnológico, marco normativo y gubernamental, aspectos políticos y el mercado. Por tal razón es oportuno la utilización de un diagnostico administrativo para detectarlas y tomar medidas correctivas para su solución.

- METODOLOGÍA PARA LA APLICACIÓN DEL DIAGNOSTICO ADMINISTRATIVO

La adecuada aplicación de la metodología del diagnostico administrativo es importante, ya que por medio una eficiente implementación se logrará detectar todas aquella deficiencias que afectan a la empresa. La determinación de la situación actual es un factor fundamental de dicha metodología, ya que este estudio se desarrolla a través del análisis de los cinco grandes apartados que forman parte del diagnostico administrativo, es decir: análisis estructural, análisis funcional, análisis procedimental, análisis de facultades y análisis de relaciones. Cada uno de ellos se detallan posteriormente para tener una ideas de los aspectos que se verifican en su aplicación en el diagnostico.

- Análisis estructural

Comprende el estudio de cada uno de los componentes que integran la estructura administrativa, para determinar si la forma en la que se encuentran organizados ayuda a cumplir con la misión, visión y objetivos de la misma y de la empresa en general, tomando en cuenta su conformación y los recursos asignados.

- Aspectos a Incluir en el Análisis Estructural

Los aspectos que se deben evaluar como mínimo son los siguientes:

- Definir la estructura orgánica normada del área en estudio.

- Definir la estructura real actual del área en estudio.

- Conocer los órganos administrativos que integran el área en estudio, así como su nomenclatura.

- Definir el objetivo general del área en estudio, así como los específicos de cada órgano que la integra.

- Identificar los niveles jerárquicos existentes en el área de estudio.

- Identificar el tipo y línea de autoridad.

- Definir el tramo de control por órgano, es decir, la cantidad de órganos con dependencia directa de otro.

- Determinar los criterios de organización por órgano en relación a su nomenclatura.

- Definir los recursos existentes.

- Definir la cantidad de recursos humanos empleados por órgano y describir el tipo de contratación.

- Determinar el tipo de autoridad existente en el área de estudio.

- Identificar la dependencia y relación con otras áreas.

- Análisis funcional

Comprende la exploración de las funciones asignadas al área objeto de estudio, siendo la unidad administrativa y de cada órgano que la integra, así como las atribuciones y obligaciones que tienen que cumplir para el desempeño del trabajo. La base para este tipo de análisis la representa cada uno de los puestos de trabajo que integran la estructura organizacional.

- Aspectos a observar en el análisis funcional

Es importante verificar lo siguiente:

- Confirmar funcionalmente los criterios de organización.

- Verificar las funciones principales del área objeto de estudio.

- Determinar si las funciones que realiza cada uno de los órganos que integran el área de estudio están normadas o simplemente se realizan en forma empírica.

- Determinar la naturaleza del órgano de acuerdo a sus funciones.

- Verificar la compatibilidad de las funciones de cada órgano con el objetivo principal general.

- Determinar la correspondencia funcional del área en estudio.

- Analizar y determinar el traslape de funciones por cada órgano, su duplicidad u omisión.

- Determinar las funciones sustantivas y las de apoyo de cada órgano del área de estudio y que ayuden al logro del objetivo particular de su función.

- Determinar la afinidad de funciones