Tema: Planificación de la investigación.

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Situación deseada de la misma

Una gasolinera, como cualquier otra empresa proveedora de servicios, busca siempre ganar la mejor reputación posible ante el mercado, en el caso de UNO Diriamba su situación actual le ha costado algunos malos momentos en sus periodos de servicio al quedar mal ante sus clientes al no ofrecerles el abastecimiento de combustible deseado.

Abastecer de combustible una comunidad para su desarrollo social y económico es la razón social de una Gasolinera, por lo tanto Uno Diriamba se visiona cumpliendo con esta razón sin ningún inconveniente, abasteciendo de todo lo necesario a los clientes que soliciten sus servicios en el tiempo y forma requeridos.

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Descripción del proceso.

El problema dentro de la empresa, en resumidas cuentas, radica en la falta de coordinación a la hora de hacer los pedidos de combustible. El proceso que la estación implementa para saber cuándo y cómo hacer la solicitud de compra es el siguiente:

Primeramente el área de Logística se encarga de hacer la medición y lecturas diarias de los tanques subterráneos y bombas de la estación, para llevar un control de medición de las ventas; dentro de este sub-proceso se denota cuando seria tiempo de hacer un nuevo pedido y cuando aún no es tiempo de hacerlo, en el caso de que no sea necesario un nuevo abastecimiento, se procede al área de administración y contabilidad para realizar los análisis de ventas y cierres diarios contables; en caso contrario se le notificara a administración para que realice la solicitud de compra, claro después de tener la aprobación de la gerencia, quien realizara un análisis previo para ver cuando sería más factible la compra, si la aprobación de la gerencia se da, entonces administración procede a realizar la compra atreves de un portal en línea; luego se espera a que el surtidor del gasóleo acepte la solicitud, envíe el producto y entregue a la estación y esta deberá recepcionarlo debidamente por el encargado de logística. Luego se procede al mismo proceso diario.

Análisis del proceso de abastecimiento existente.

Se presentan las siguientes fichas de proceso con el objetivo de plasmar en ellas de forma breve y concisa la información pertinente al abastecimiento de combustible bajo el proceso ejecutado en Gasolinera UNO Diriamba. Se describe a continuación las actividades respectivas de cada área involucrada en el proceso de abastecimiento, desde las mediciones diarias de inventarios hasta la recepción del pedido de reabastecimiento, proceso que es cíclico.

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Fichas de procesos según área involucrada.

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Definición de actores

Actor

Visualización

Función

Gerente General.

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Designar todas las posiciones gerenciales.

Realizar evaluaciones periódicas acerca del cumplimiento de las funciones de los diferentes departamentos.

Administrador.

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Informar a la gerencia sobre las revisiones pertinentes, deficiencias y potencial de mejoras identificadas. Evaluar los procedimientos funcionales para el mejor desempeño de la estación. Revisión general de ingresos y egresos diarios.

Contador

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Llevar registros contables diarios de reportes de ventas o de ingresos y egresos.

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Jefe de logística

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Optimizar la política de aprovisionamiento y distribución de la empresa.

Recepción de pedidos. Optimizar procesos de trabajo.

Gestionar y supervisar el personal a su cargo.

Bombero.

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Correcta atención al cliente con todo lo que el puesto implique (suministrar combustible, aceite y agua a los vehículos, servicio y auxilio a los automotores.)

Asistencia al área de logística cuando se requiera.

Proveedor.

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Comercializadora de derivados del petróleo.

Recepcionar solicitudes de comprar y encargarse de su correcta distribución.

Conducto Cisterna.

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Garantizar el suministro puntual y continuo de las compras realizadas.

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Diagrama de proceso según actores

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En todo proceso sistematizado se ven involucrados diversos entes, organizaciones estatales o extranjeras, asociaciones con fines o sin fines de lucro, etc. Instalaciones, mercados, clientes, proveedores y un sin número de personas que juegan un papel importante al momento en el que determinado producto se mueve en el entorno.

Se estableció un diagrama de contexto en el cual se permite observar el universo que engloba al sistema, el sistema mismo, sub-sistema y objeto de estudio.

Diagrama de contexto.

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