Trabajo Final Fundamentos de Administración (UNAD)

...

[pic 1]

A partir de esta estructura se puede establecer la Organización y la etapa Hacer, en donde es importante orientar a cada uno de los funcionarios para que conozca, acepte y ejecute de la mejor manera sus actividades. Con la contratación de más personal y la delegación funciones se pueden liberar sobre cargas en multiplicidad de funciones que tenían algunos de los integrantes de la empresa, es el caso del gerente que asume unas labores que le serían más competentes a un encargado o jefe de ventas ya que “el gerente entre sus diversas labores, se dedica a promocionar los productos y concretar las ventas en el mercado nacional”. Por ende, rompe con el elemento de la especialización, y se adjudica labores que no le competen generalmente.

Además, lo anterior genera que en algunos casos no alcance a cumplir con todas las obligaciones pactadas y deba pedir excusas a sus compradores lo que le ocasiona pérdidas de gran cuantía. Ahora podría delegar muchas de estas funciones y enfocarse en las de mayor prioridad.

Otro caso de falta de organización oportuna, recae sobre la secretaria, encargada de las tareas de contabilidad y la toma de pedidos. Tareas que no cumple a cabalidad, ya que al estar ocupada con los teléfonos de la empresa en otras tareas ajenas a las propias, le ordena a la encargada de servicios especiales que asuma esta responsabilidad.

Las anteriores labores que la encargada de los servicios especiales cumple y a los cuales tiene la experiencia suficiente para llevarlos a cabo de la manera más eficiente y, por consiguiente, desea un cambiar de puesto, ya que está capacitada para cumplir más responsabilidades, implica la especialización que será provechosa para le empresa.

Por otro lado, el nuevo encargado de la contabilidad será quien mantenga al día los estados financieros que permitan estudiar el comportamiento de la empresa en función de números y de esta manera generar y aportar las estrategias para el correcto uso de los recursos de la fábrica, de donde entre otras cosas se puede deducir el ajuste al sueldo de los integrantes de la familia y hacerlo más acorde a sus funciones. Así mismo, evidenciar el índice de costos y gastos para hacer un balance que ayude al ahorro y muestre la importancia y necesidad de los servicios contratados.

A manera de conclusión cada empresa debe definir con claridad la responsabilidad de los puestos asignados con relación a los objetivos de los mismos. El gerente que se encargue de la toma de decisiones, el control y de la autoridad, y permita que otros subordinados con la capacitación necesaria se encarguen de las diversas funciones que una empresa, en este caso, una fábrica de perfumes genera; y la secretaria, debe están enfocada en sus correspondientes actividades y no desligarse de estas para generarle carga de trabajo extra a funcionarios que han sido contratados para diferentes actividades.

En cuanto a la tercera fase del proceso administrativo, la Dirección hace referencia a la forma como se imparten las órdenes y las instrucciones a los integrantes de una empresa. Es decir, se explica al personal contratado y capacitado qué es lo que debe hacerse.

Asimismo, existen etapas en el marco de la Dirección: un primer elemento corresponde a los individuos capacitados para el puesto al cual son requeridos. “Los hombres deben poseer las características que la empresa establezcan para desempeñar un puesto.”[10]

En segundo lugar corresponde con el aprovisionamiento de los elementos necesarios. “A cada miembro de la empresa debe proporcionársele los elementos necesarios para hacer frente eficientemente a las necesidades de su puesto”[11]

Ahora bien, ¿qué ocurra en el caso de estudio?, pues, la secretaria no está lo suficientemente capacitada para las responsabilidades requerida, es decir, no cumple con la primera etapa de la dirección. “El hombre adecuado para el puesto adecuado”.[12] Se despreocupa de sus obligaciones y genera más gastos al entorno de la empresa.

De esta manera, es importante dentro de la fábrica, crear las estrategias y abrir los canales para mantener la calidez y buen ambiente en el trabajo en donde el gerente podría delegar a su hija, a quien podría retirarse la responsabilidad de la actividad contable de la empresa, y asignar una nueva función, que tendría que ver con la gestión de los recursos humanos para que establezca un sistema de comunicación efectivo entre los empleados y los directivos, en donde se fomente la unidad el trabajo en equipo y la colaboración, mitigando la aparición de conflictos internos. De igual forma, sería su labor generar canales motivacionales a los empleados en donde escuche sus peticiones, los haga sentir parte activa de la empresa y coadyuve con sus expectativas laborales, al tiempo que se motive e incentive la buena ejecución de las labores.

Sabemos bien que el control es la última etapa del proceso administrativo, se identifica como “el proceso que consiste en medir, valorar y evaluar la planeación, organización, integración y dirección, con la finalidad de corregir y retroalimentar las variaciones para alcanzar lo que pretende la empresa”. (Cipriano, 2014, p. 117), pero que debe ejercerse desde los inicios para asegurarse de que se esté cumpliendo con los objetivos trazados y poder hacer correcciones a las falencias sobre la marcha.

Ejemplo de esto es que uno de los objetivos es la ampliación en ventas y por consiguiente de producción, aquí la labor de la esposa como supervisora y encargada de la calidad en la que finalmente salen los productos, debe realizar estricto control sobre sus operarios para que los productos salgan dentro de los estándares y se eviten las devoluciones y por consiguiente las pérdidas que estos acarrean.

De igual forma, si se cuenta con un jefe del departamento de operaciones, este puede ejercer el control sobre sus subalternos para que las actividades de ingreso de materia prima e insumos, la salida de productos y la distribución de los mismos se haga en los términos establecidos. En general hay que hacer uso de las líneas de mando en la figura jerárquica para ejercer control sobre las actividades diarias.

Conclusiones

Son muchas las teorías que nos ayudaron conceptualizar y poder sugerir algunas decisiones en nuestro caso de estudio de la empresa “Linda Rosa” para lograr conseguir objetivos óptimos en calidad y una mayor utilidad ya que se están desahuciando recursos humanos y financieros

En la Planeación nos hemos basado en teorías como generalidades de la planeación, definiciones, estructura jerárquica