Gestión del Alcance del Proyecto

Gestión del alcance del proyecto Derivado del término griego "skopos" y el término italiano "scopo", que significa "objetivo o objetivo", "alcance" se ha utilizado en el sentido náutico para denotar la "longitud del cable o cable en el que viaja un barco", lo que indica el punto límite en el que un barco puede aventurarse libremente mientras está amarrado o anclado (Webster's Third International Dictionary). El alcance especifica y describe los límites en los que se pueden utilizar los recursos dentro de un proyecto, cuyo objetivo es producir un resultado o resultados. Una guía para el conocimiento de la gestión de proyectos (Guía del PMBOK®) - Tercera edición define el alcance del proyecto como "El trabajo que debe realizarse para entregar un producto, servicio o resultado con las características y funciones especificadas" (PMI 2004). El proceso general se ha descrito como la “suma de todos los entregables requeridos como parte del proyecto” (Kerzner 2006). "Definir y administrar el alcance del proyecto influye en el éxito general del proyecto" (PMI 2004). La gestión eficaz del alcance se considera esencial para el éxito del proyecto (Dekkers y Forselius 2007, Frohnhoefer 2003, Peters y Homer, 1997).

La Gestión del Alcance del Proyecto es un conjunto de procesos. Un proceso es un "conjunto de acciones y actividades interrelacionadas que se realizan para lograr un conjunto específico de productos, resultados o servicios" (PMI 2004).

Se incluyen cinco procesos en la Gestión del Alcance del Proyecto: ¾ La Planificación del Alcance es la primera parte de los procesos generales del plan de gestión del proyecto y se utiliza para desarrollar el plan de gestión del alcance del proyecto. Puede definirse de manera amplia o muy detallada de acuerdo con las necesidades del proyecto (Dinsmore y Cabanis-Brewin 2006). Describe el qué, dónde y cómo de los entregables y debe escribirse teniendo en cuenta al cliente o usuario como audiencia, delineando claramente el punto donde comienza y termina el proyecto (Martin 2005, Martin y Tate 2000). Se tienen en cuenta los factores ambientales y organizativos, así como las aportaciones de las partes interesadas (Sutterfield, Friday-Stroud y Shivers-Blackwell 2006). Utilizando la opinión de expertos, la identificación de opciones, además del análisis de productos y partes interesadas, se deriva un documento que muestra cómo se definirá, verificará y controlará el alcance (Thatcher y Sarvis 1990)

La Definición del Alcance crea una declaración del alcance del proyecto "para obtener un consentimiento apropiado entre todos los interesados ​​que se encargan de la definición del alcance del proyecto", para confirmar los objetivos complementarios (Sanz Pérez y Bucero Torres 2004). Las decisiones tomadas en este momento impactan el éxito en cada etapa sucesiva del proyecto (Smith 1990). Una declaración clara del producto o servicio previsto que se incluye dentro del proyecto y que esperan las partes interesadas ayuda a evitar retrasos al establecer un conjunto de metas y objetivos claros, que sirve como una especie de mapa del proyecto para mantener el proyecto en marcha (Heldman, Baca y Jansen 2005, Lo Valvo 2004, Monaghan 1990). El proceso de definición produce una declaración formal de los límites del proyecto, qué es y qué no es; lo que se incluye y lo que se excluye (Peters y Homer 1997). Algunas veces, se necesitan declaraciones sobre lo que NO está incluido en el alcance como parte de los supuestos para evitar una mala interpretación del alcance (O'Connor 2001). Este documento se puede "utilizar posteriormente para controlar y gestionar el alcance tanto a nivel del proyecto como del subproyecto" (Thompson 1996) y como una herramienta de comunicación con las partes interesadas (Burek 2006). El proceso de definición retroalimenta el plan de gestión del alcance y también prepara el escenario para la creación de la estructura de desglose del trabajo (WBS) (Hamburger 1996, Woolshlager 1986).