IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Los archivos han tenido también su historia de donde empieza su origen y como ha ido evolucionado a medida de los años, los primeros archivos aparecen en los imperios donde los sumerios, los arcadios y los babilonios escribían sobre tablillas de arcilla, los archivos y los documentos estaban a cargo de los Escribas, ellos crean depósitos especiales para los archivos y buscaban una climatización adecuada para guardarlos, su mejor opción era tenerlos en los templos.

Los primeros documentos son documentación legal, documentación de control de las personas, documentación de hacienda, documentación militar, los archivos se han convertido en una parte muy esencial para las empresas debido a su grado de importancia que tiene dicha información almacenada en los documentos porque nos sirven para: Toma de decisiones, imagen confiable, respaldo legal, memoria institucional, fuente cultural, refleja resultados, historia. Nos encontramos también con las cualidades de los archivos que son los económicos, simples, funcionales, exactos y técnicos donde cada uno de ellos nos ayuda a identificar los documentos y como clasificarlos, cada día se ha vuelto más importante tener un orden específico para guardar alguna información de dicha importancia que así pasen los años se pueda conservar en un buen lugar y estado. Con los rápidos avances en las tecnologías de la información, empezó a crecer el número de documentos creados directamente en los ordenadores, dando lugar a documentos electrónicos de archivo donde el correo electrónico permite intercambiar información de manera rápida y eficaz, ya que por medio de este es posible enviar todo tipo de documentos, es utilizado en los archivos como medio de comunicación: Entre el archivero y los usuarios internos para solicitud de documentación, comunicación de transferencias, coordinación entre el archivo central y los archivos de gestión.

Los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basada en antecedentes, pasada en su vigencia estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural, los archivos también  son el instrumento de la administración tienen la mayor responsabilidad en el entorno de la empresa para salvaguardar cualquier información que se haya perdido, es la memoria de una organización, entidad pública, privada o un país representada en la conservación de los documentos.

Una buena gestión de los archivos depende en gran medida del conocimiento y la capacidad de administrar adecuadamente la información que tenga la persona responsable de los documentos, es importante contar con un buen sistema de administración de documentos para almacenar y recuperar la información, los documentos son un recurso y activo organizacional.