IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

ENSAYO IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

PRESENTADO POR:

HAROLD LEOPOLDO ORDOÑEZ CASADO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE-SENA

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

2022

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

La gestión documental tiende a ser entendida como una situación difícil para algunas empresas, puede ser debido a que se trata de procesos de administración de información, pero ni aun así debe considerarse un problema.

Al hablar de archivo, hablamos de la acción de guardar y/o salvaguardar de manera ordenada todos los documentos de utilidad, ya sea de una organización o una persona natural, con el objetivo único de facilitar su ubicación, búsqueda y consulta.

Archivo; posiblemente nos remonta al origen de la escritura. Desde el inicio la información que logro reunirse fue tanta, que es posible que se haya dado origen a la primera agrupación de escritos de manera organizada, los cuales sirvieron como instrumentos de control de las riquezas y poder, en las civilizaciones posteriores.

Se tiene registro en los siglos XII y XIII de los primeros indicios de documentación con carácter financiero. Hacia el siglo XIV se encuentran archivos bien estructurados y cumpliendo con algunos de los requerimientos que rigen en la actualidad, como por ejemplo su seguridad. Hacia el siglo XV y XVI se identifica a España, en cabeza de Carlos I, como centro pionero de los archivos. Hacia los siglos XVII y XVIII se inicia una investigación más detallada acerca de los archivos, en cuanto a su importancia y a la diferenciación de su carácter general y administrativo. Pero es realmente en el siglo XIX, al inicio de la revolución francesa, cuando se toma conciencia de la funcionalidad de los archivos y la importancia de concentrar documentos en archivos nacionales, así como, la necesidad de estudiar como archivista.

Actualmente, los países más desarrollados en temas de investigación se apoyan en archivos existentes y de acuerdo con el área objeto de estudio, teniendo en cuenta que no solo pueden ser documentos textuales sino otro tipo de soportes documentales, incorporando aquí, el ámbito tecnológico en el manejo archivístico.

El archivo de documentos en una empresa es de vital importancia, ya que, como su propio nombre indica, sirve para gestionar, clasificar y ordenar un conjunto de documentos que son necesarios conservar en su base de datos, asimismo, podemos decir que sin ellos no hay ni historia ni memoria; es decir, los documentos son los grandes testigos de la evidencia tanto de los eventos del pasado como para la toma de decisiones en el presente en una organización e incluso si respecta a una persona natural.