Importancia de los archivos

Importancia de los Archivos

Michael Ocampo Cardona

Complementaria virtual

Administración Documental en el Entorno Laboral

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Instructor

Lorenzo Peña Ramos

Manizales, mayo de 2021

Es innegable que el origen mismo de la escritura ha permitido que por generaciones se cuente con registros e información que le ha permitido a la humanidad tener bases sobre su evolución, transformación y avances científico-tecnológicos. La información, desde entonces, registrada en documentos y escritos se ha consolidado como medio para tener poder, dominio y variado conocimiento acerca de los acontecimientos alrededor de la humanidad. Con el aporte de los Egipcios, las civilizaciones de Roma y Grecia y con los Arcadios, Sumerios y Babilonios queda más que comprobado la importancia de haber consolidado las diferentes formas de comunicación como un medio de transmisión del conocimiento antiguo, contemporáneo y actual. Los archivos de carácter financiero son, entonces, de los más importantes que han existido a lo largo de la historia y han demostrado el gran valor que poseen por su condición de evidencia y soporte, de ahí que, en la actualidad los diferentes sistemas que soportan la información documental están orientados más específicamente a los de este tipo o carácter.

Entrando entonces al concepto de archivo, hay que entenderlo como un sistema en el cual confluyen en él un conjunto de componentes relacionados dentro de un proceso y en cual descansa una serie de información y que sirve de testimonio, gestión y control de la organización o las empresas, de ahí su valiosa importancia. Por ende, esos sistemas de gestión de la documentación o de los archivos deben entenderse también desde la eficiencia, la productividad y los costos, pues son características esenciales para la toma de decisiones.

En cuanto a su clasificación recordar lo siguiente: las clases de archivo se gestionan de acuerdo a su organización, su uso, su naturaleza y su ciclo de vida, pero más que definir cada y sus sub clasificaciones, es más pertinente acotar que allí en esos espacios donde reposan la información se gestiona la documentación, el conocimiento, los archivos, los contenidos, la calidad, entre muchos otros elementos, y que en torno a ello, hay actores que intervienen como los son los clientes, los colaboradores, proveedores y entidades externas.

Así, las organizaciones cada vez exigen un nivel mayor de cualificación de las personas que hacen parte de ellas, por lo que es de vital importancia contar con el personal idóneo que responda a las metas y objetivos. Es por ello, que en el ámbito de la gestión documental es imprescindible que la información con que cuenta la empresa se encuentre siempre disponible y sea oportuna para la toma de decisiones, y eso es posible en la medida en que las personas a cargo lo permitan y lo faciliten. Los archivistas, entonces, son ese puente elemental que permite a la alta dirección acceder, analizar y determinar acciones pertinentes, por ende, los valores o cualidades referidas deben fortalecerse día a día. El orden, la responsabilidad, la prontitud, la cordialidad, el sigilo y la concentración son además principios esenciales que se deben interiorizar y tener así esa cultura organizacional y una cultura del conocimiento mediada por la información y la documentación que reposa en los archivos.