Importancia de los archivos

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Importancia de los archivos

Presentado por:

Dellys Alicia Franco Falco

Administrador LMS:

Instructor; Milagro del Socorro Fred Barbosa

Servicio Nacional de Aprendizaje: Sena

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Introducción

Los archivos son de gran importancia debido a que por medio de estos podemos tener conocimiento sobre la historia, promueven el conocimiento, custodian y preservan nuestra memoria  difunden nuestro patrimonio histórico, dan acceso a los ciudadanos, son garantía de Protección de datos y Propiedad Intelectual, impulsan la investigación histórica y científica, apoyan la gestión documental de las organizaciones, apoya a la transparencia y a la rendición de cuentas, además dan agilidad en la localización de la información. ( Comunidad Baratz.2017).

Es por ello que debemos conocer su gran importancia, normatividad, cualidades del archivista etc. En este trabajo daremos respuestas a preguntas como ¿Cuál es la importancia de los archivos, por que guardar documentación y por qué son necesarios? Un archivo estructurado y bien gestionado contribuye al avance dentro de cualquier sociedad, ayudando a que se desarrolle de manera plena, debemos saber que el documento es importante para cualquier aspecto de la vida, debido a que facilita los procesos de educación e investigación, garantizan la protección de los derechos judiciales, fiscales e incluso de los derechos humanos ,la ley establece la obligación temporal de guardar ciertos documentos, debido a que sirven para guardar hechos, debido a todo esto se hace necesario archivar ya que  permite recuperar y guardar documentos cuya información es de vital importancia.

Primero hablemos del concepto de Archivo: Conjunto ordenado de documentos que las personas, organizaciones, sociedad etc. Realiza en el ejercicio de sus funciones, se debe tener en cuenta que no toda información que se recibe debe ser almacenada o guardada, Los documentos pueden ser libros, fotos, recortes de diarios, y resultan de suma importancia cuando se emprende una actividad de investigación histórica. Las bibliotecas son los reservorios de archivos por excelencia, y deben tener una buena clasificación y distribución para un uso eficiente.

Las funciones del archivo se basan en: Almacenar la información recibida, conservar la información de forma correcta, y recuperar de forma rápida y efectiva en el momento necesario.

Finalidades del archivo: ser el núcleo de la información y documentación de la organización, facilitando el trabajo de manera eficaz, proporcionar un excelente servicio con menor costo, siendo la herramienta que facilite la conservación de los documentos.

Finalidad legal: documentación sobre la marcha del negocio; Los empresarios conservará los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años. El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber a que se refiere el párrafo anterior y si hubiese fallecido recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, será sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido en dicho párrafo.