LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

La importancia del manejo de la información fue probamente el punto de partida para el surgimiento sobre lograr reunir la escrituras y documentos de suma importancia de nuestros antepasados y así se dio origen al manejo de los archivos. Entre las culturas que impartieron en el surgimiento documental estaban los egipcios, estos reflejaban inscripción de doctrinas en los templos, también en China e India. Roma y Grecia dejaban escritos, testamentos entre otros documentos en vestigios en madera y mármol, Los Arcadio sumerio y Babilonia tallaban escrituras en pieles, en madera y mármol. Desde su evolución el archivo tiene registro en los siglos XII y XIII de documentos financieros. En el siglo XIV ya se encuentran archivos bien estructurados, un ejemplo son los archivos de la corana real. Hacia el siglo XV y XVI España es el primero en la organización de archivos. En los siglos XVII y XVIII comienzan a investigar su importancia y diferentes diferencias, pero en el siglo XIX con el inicio de la Revolución Francesa, se toma conciencia sobre la importancia y funcionalidad de los archivos, reconociendo a Napoleón como el único archivista de los países Europeos en Paris. En la actualidad hay más interés por la investigación y los archivos han tomado una gran importancia ya que la tecnología ha ayudado a mejorar su manejo con mejores objetivos.

El archivo es un documento que acumula mucha gestión porque está conformado por información que sirve de testimonio para muchos trámites y siempre debe tener en cuenta varias etapas como son: Archivo de gestión, Central o Histórico.

Según su organización

Archivo Centralizado: Localizado en un solo departamento en el que se guarda y gestiona toda la documentación

Archivo Descentralizado: Es el que lleva cada una de las dependencias. Independiente del tipo de control establecido.

Archivo Descentralizado con control Descentralizado: Este se maneja en cada dependencia y el cargo recae en el jefe de cada oficina.

Archivo Descentralizado en control Centralizado: Es creado según la necesidad de cada dependencia y el control lo ejerce el archivo central.

Según su uso:

Archivos Activos: Son archivos de conservación y consulta permanente, está constituido por documentos de periodos actual, anteriores, historias laborales, resoluciones y contratos.

Archivo Semiactivo: Son para la conservación y consulta menos frecuentes.

Archivos Inactivos: Son aquellos que comprenden el traslado definitivo de cualquier documento para s conservación de acuerdo con su disposiciones legales, fiscales, comerciales e históricas.

Según su naturaleza:

Archivos Públicos: Documentos pertenecientes a entidades oficiales.

Archivo Privado de Interés Público:  Es de interés público por su valor para la historia, cultura, ciencia.

Archivo Privado: Estos documentos pertenecen a personas naturales o jurídicas.

Según su ciclo de vida:

Archivo de gestión: Documentación que está sujeta a consulta permanente.

Archivo Central: Son aquellos que han sido transferidos por diferentes archivos de gestión de cada dependencia, su consulta no es frecuente, pero sigue en vigencia.